Zmiana zapisów Ewidencji Ryczałtowej na zapisy Księgi Przychodów i Rozchodów (2022 rok)
W związku z wprowadzeniem w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych przepisu umożliwiającego zmianę sposobu opodatkowania z ewidencji ryczałtowej na księgę przychodów i rozchodów, program został wyposażony w narzędzia ułatwiające tę operację. Przepisy wymagają, aby w razie podjęcia decyzji o rozliczaniu roku 2022 według skali podatkowej, zaprowadzić i uzupełnić książkę przychodów i rozchodów za cały 2022 rok. W przepisach nie zawarto żadnych ułatwień dla podatników w postaci wprowadzenia np. zbiorczych zapisów zawierających sumaryczne kwoty transakcji biznesowych a obowiązuje on wyłącznie w odniesieniu do roku 2022.
Aby ułatwić użytkownikom programu przeniesienie zapisów ryczałtowych do księgi, program został wyposażony w specjalnie przygotowane w tym celu narzędzia.
Pierwszy etap polega na wybraniu z prowadzonej dotychczas ewidencji ryczałtowej zapisów, które mają podlegać przeniesieniu. Źródłem tych zapisów są dwa miejsca:
- pierwsze to ewidencja ryczałtowa,
- drugi to zapisy prowadzonych ewentualnie rejestrów VAT zakupu.
Celem wprowadzenia zapisów na listę dokumentów przeznaczonych do transformacji należy wybrać je (zaznaczyć) w ewidencji ryczałtowej lub w rejestrze VAT a następnie użyć funkcji z operacji grupowych pokazanej niżej:
Tak wybrane zapisy znajdą się w przeglądarce dostępnej z menu narzędzi zmian grupowych:
Przeglądarka ta pokazuje stawki podatku zryczałtowanego i kwoty przypisane do tych stawek dla wybranych zapisów. Wyposażona została w filtry, pozwalające wybrać zapisy zawierające kwoty we wskazanych stawkach.
Tak wybrane zapisy można edytować celem skonfigurowania sposobu przeniesienia ich do KPiR – co jest drugim etapem procedury przeniesienia zapisów ryczałtowych do księgi.
Formatka edycji dokumentu transformacji składa się z dwóch części. W części lewej znajduje się oryginalny zapis ewidencji ryczałtowej i większość jego cech, w tym stawki ryczałtu, w których znajdują się kwoty.
W tabelce zawierającej kwoty w stawkach ryczałtu na samym końcu znajduje się wiersz ze stawką „Netto” w przypadku, kiedy dokument sprzedaży jest dokumentem VAT. W przypadku dokumentów wskazanych do zmiany na KPiR pochodzących z rejestru zakupu wiersz ten jest jedynym występującym w tej tabeli (dokumentów zakupu nie wprowadza się do ewidencji ryczałtowej).
Panel prawy zawiera pola, w które należy wpisać kwoty jakie mają znajdować się w zapisie KPiR. Obok każdego pola znajdują się przyciski „Uzupełnij pozostałą kwotę” oraz „Zeruj”.
Kliknięcie „Uzupełnij pozostałą kwotą” powoduje, że do pola z lewej strony pozostałej do rozdzielenia między kolumny kwoty zapisu ryczałtowego (w szczególności – całej tej kwoty). Przycisk „Zeruj” pozwala na szybkie wpisanie kwoty 0.00 do pola z lewej strony. Oczywiście możliwe jest ręczne wpisanie dowolnej kwoty – tak jednak, żeby suma wartości z kolumn księgi zgadzała się z wartością zapisu ryczałtowego. W przypadku, kiedy suma kwot z kolumn nie jest równa sumie kwot w stawkach ryczałtu, program informuje o tym użytkownika, ale pozwala zapisać taką zmianę.
W prawym panelu można również wprowadzić nową datę ujęcia dokumentu w ewidencji KPiR jeśli dotychczasowa data nie jest odpowiednia bądź dokument pochodzi z rejestru zakupu i nie posiada takiej daty w ogóle.
Po zapisaniu formatki dokument gotowy jest do przeniesienia do księgi, ale samo zapisanie nie prowadzi do jego automatycznego przeniesienia do KPiR a jedynie do skonfigurowanie sposobu przeniesienia do księgi.
Biorąc pod uwagę fakt, że wiele działalności gospodarczych generuje dokumenty księgowe o podobnym charakterze (bardzo wiele dokumentów w tej samej i tylko jednej stawce), które również w ewidencji KPiR mają podobny charakter, do skonfigurowania importu można używać procedury grupowego przypisania kwot do kolumn przyszłego zapisu księgowego. Aby z niej skorzystać należy w pierwszej kolejności zaznaczyć zapisy w omawianej przeglądarce a następnie użyć polecenia z menu dolnego wywoływanego klawiszem [Ctrl+O].
Użycie tego polecenia powoduje wyświetlenie poniższej formatki:
Na formatce tej w lewym panelu znajduje się przeglądarka wybranych zapisów z informacjami, czy jest to dokument sprzedaży (‘S’ w kolumnie „Kierunek”) czy zapisu („Z”). Jest tam również informacja o typie dokumentu:
- RC+VAT - dokument sprzedaży VAT
- RC - dokument sprzedaży (bez VAT)
- VAT - dokument zakupu (wyłącznie VAT)
Z prawej strony formatki znajdują się dwa panele: górny, panel kolumn sprzedaży i dolny, panel zakupu. Na panelu tym można wskazać, do których kolumn KPiR ma być przypisana sumaryczna kwota zapisu ryczałtowego lub zapisu z rejestru zakupu. Program rozpoznaje zaznaczone dokumenty pod względem ich „kierunku” i dla zapisów sprzedaży przypisuje wartości do kolumny 7 lub 8, a dla zapisów zakupu – pozostałych kolumn.
Można wybrać tylko jedną kolumnę sprzedaży i jedną kolumnę zakupu. Cała kwota zapisu ryczałtowego, bez względu na to, w których stawkach się znajduje, zostanie przypisana do jednej, wybranej kolumny.
Trzecim etapem przeniesienia zapisów z ewidencji ryczałtowej do księgi jest ich zaimportowanie do księgi. Pierwszą jego częścią jest zmiana rodzaju ewidencji księgowej firmy, dokonana standardowym sposobem w danych firmy:
Po zmianie rodzaju ewidencji w przeglądarce zapisów wybranych do transformacji na liście operacji wywoływanych klawiszem [Ctrl+O] znajduje się dodatkowa opcja:
Aby jej użyć należy zaznaczyć zapisy, które użytkownik chce umieścić w księdze a następnie kliknąć w powyższy przycisk.
- Operacja wprowadzenia zapisów do KPiR jest nieodwracalna. USUNIĘCIE tych zapisów z księgi spowoduje również nieodwracalne usunięcie pierwotnych zapisów w ewidencji ryczałtowej i konieczność wprowadzania zapisu ręcznie.
- Po wprowadzeniu zapisu do ewidencji KPiR konieczne jest sprawdzenie przeniesionych zapisów i ręczne dokonanie ewentualnych korekt.