Eksport dokumentów z Wapro Mag

Wspólna baza danych

W przypadku kiedy struktury danych programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn znajdują się w tej samej bazie danych, w której znajdują się struktury programu Wapro Fakir Finanse i księgowość (to znaczy znajdują się na wspólnej bazie) operacja pobierania danych (czyli eksportu z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn) odbywa się w całości, w module automatycznego importu dokumentów programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. Nie jest wymagane wykonywanie żadnych operacji po stronie programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, nie musi być on nawet uruchamiany. Jednak przed pobraniem tych dokumentów, w systemie powinny być prawidłowo zdefiniowane odpowiednie źródła danych, oraz odpowiednie schematy księgowania.

Pobieranie danych do bufora dokumentów zadekretowanych

Import danych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość pracujących na wspólnej bazie danych odbywa się bezpośrednio do bufora dokumentów zadekretowanych. Aby pobrać dane do bufora dokumentów zadekretowanych:

• Z głównego menu programu Wapro Fakir Finanse i księgowość wybrać Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Wymiana danych | Polecenie: Import dokumentów. Na ekranie pojawi się wówczas okno o nazwie Import dokumentów, opisane jako Bufor dok. zadekretowanych;

• Jak już wcześniej wspominaliśmy, pierwszą operacją, którą należy wykonać podczas przenoszenia danych do programu finansowo - księgowego jest eksport danych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. Ze względu na to, że w tym przypadku oba programy zainstalowane są na wspólnej bazie danych można to zrobić w sposób uproszczony. Nie trzeba uruchamiać programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, wybierać dokumentów do eksportu i wysyłać ich do programu FK, wszystko to można zrobić z programu Wapro Fakir Finanse i księgowość. W tym celu, w górnej części okna należy przycisnąć przycisk szybkiego importu ()

  

• Na ekranie pojawi się okno Import transakcji, w którym należy ustawić parametry importu:

  • Źródło danych – program automatycznie ustawia źródło danych na Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, niezadekretowane, wspólna baza. Tak ustawionych parametrów nie należy zmieniać.
  • Schemat księgowania – należy wybrać uprzednio zdefiniowany, odpowiedni schemat księgowania;
  • Inne parametry – dodatkowo opcjonalnie możemy zmienić nazwę, datę i czas transakcji. Są to dane czysto informacyjne i nie wpływają na sam proces importu;

  

• Po zdefiniowaniu parametrów i przyciśnięciu przycisku Wykonaj, program wyświetli okno Dekretacja dokumentów, które umożliwia wybranie dokumentów do importu. Proszę zwrócić uwagę, że na ekranie wyświetlona została dokładnie taka sama formatka, jaka pojawia się w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn podczas wybierania i zaznaczania dokumentów do eksportu danych do programu finansowo księgowego zainstalowanego na rozłącznej bazie danych.

  

  • Aby zaznaczyć dokumenty do importu, dla wybranego typu dokumentów (np. dla dokumentów handlowych) należy przycisk , na powyższym obrazie wskazany zieloną strzałką. Na ekranie pojawi się okno programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn z listą dokumentów wybranego typu:

    

    • Wybierane dokumenty można zaznaczać:

      • poprzez kliknięcie myszką na wybranym dokumencie, na liście pojawi się „ptaszek”, w kolumnie z lewej strony, w obszarze zaznaczania lub
      • poprzez przyciśnięcie klawisza spacji na klawiaturze;
      • aby szybko zaznaczyć wszystkie dokumenty można po wywołaniu menu kontekstowego prawym przyciskiem myszy wykonać operację Zaznacz wszystkie

    • Listę wyświetlanych dokumentów można dodatkowo filtrować przy pomocy przycisków w górnej części okna

    • Po zaznaczeniu wszystkich wymaganych do importu dokumentów, należy przycisnąć przycisk Wybierz.

  • W razie potrzeby operację wyboru dokumentów do importu należy powtórzyć dla dokumentów innego typu. Dla każdego typu dokumentu, na formatce wyświetlana jest liczba aktualnie wybranych elementów. Jeśli ponownie wybierzemy przycisk kartoteki dla typu dokumentu, dla którego wcześniej zaznaczono już jakieś elementy i zaznaczymy kolejne, zostaną one dodane do poprzednich.

    Podpowiedź

    Aby szybko usunąć zaznaczenie dokumentów wybranego typu wystarczy przycisnąć przycisk z prawej strony pola wybranego typu dokumentów.

    

  • Dodatkowo można zaznaczyć dwie opcje:

    • Ustaw wskaźnik księgowania na dokumentach - zaznaczenie tej opcji spowoduje automatyczne zaznaczenie dokumentów w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn jako wysłanych do systemu finansowo - księgowego.
    Uwaga

    Edycja tak zaznaczonych dokumentów w systemie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn nie będzie możliwa.

    • Pomiń zaksięgowane dokumenty – zaznaczenie tej opcji spowoduje pomijanie w trakcie importu dokumentów z wcześniej ustawionym (podczas wcześniejszego importu) wskaźnikiem zaksięgowania, jeśli przypadkowo znalazły się one wśród zaznaczonych

    

  • Po wybraniu wszystkich dokumentów i (opcjonalnie) zaznaczeniu interesujących nas opcji należy przycisnąć przycisk Dekretuj dokumenty. W związku z tym, że dane programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn znajdują się w tej samej bazie danych, w której zainstalowany jest program Wapro Fakir Finanse i księgowość, program sam, automatycznie wróci do okna bufora zadekretowanych dokumentów w module MAGIK 2.

• Po zakończeniu procesu pobierania dokumentów, program wróci do okna Import dokumentów, w którym wyświetlona zostanie wykonana właśnie transakcja wraz z listą zaimportowanych dokumentów. W dolnej części okna głównej listy przeglądarki znajdują się różne zakładki, które umożliwiają wyświetlenia szczegółowych informacji pozwalających na sprawdzenie poprawności wybranych elementów zaimportowanych dokumentów, takich jak konta i kwoty, zapisy VAT itp. Dodatkowo w lewym dolnym rogu okna wyświetlona jest informacja, która pozwala porównać ilość zaimportowanych dokumentów z ilością dokumentów wysłanych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn i sprawdzić, czy rzeczywiście wszystkie wysłane dokumenty z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn zostały zaimportowane do programu Wapro Fakir Finanse i księgowość.

Diagnostyka danych w buforze dokumentów zadekretowanych

Moduł importu danych MAGIK 2 umożliwia przeprowadzenie procesu diagnostyki zaimportowanych i zadekretowanych dokumentów w buforze dokumentów zadekretowanych.

Uwaga

Operację diagnostyki należy przeprowadzić przed zaimportowaniem dokumentów do ksiąg.

W celu sprawdzenia poprawności danych w buforze dokumentów zadekretowanych, należy w lewej części okna wybrać odpowiednią transakcję i przycisnąć przycisk Diagnostyka lub użyć skrót klawiaturowy <Ctrl+D>. Po wykonaniu operacji diagnostyki uruchomione zostanie okno, w którym w zależności od wyniku przeprowadzonej diagnostyki, odpowiednie komunikaty:

• Wszystkie dokumenty wybranej transakcji są poprawne - jeżeli wszystko jest w porządku lub
• Numer dokumentu oraz treść komunikatu tekstowego opisująca znaleziony błąd.

Informacje te grupować i wyświetlać tylko błędy, ostrzeżenia lub informacje modułu, dodatkowo można wydrukować przyciskając przycisk Drukuj. Na zaprezentowanym poniżej przykładzie, operacja diagnostyki wykryła jeden niezbilansowany dokument.

W przypadku wystąpienia błędów należy uporządkować dane przed ich przeniesieniem do ksiąg handlowych. Konkretne działania zależą od rodzaju wyświetlonych błędów, jednak najczęstsze przypadki są następujące:

• W bieżącym roku obrotowym istnieje dokument o danym numerze – prawdopodobnie użytkownik próbuje drugi raz zaimportować ten sam dokument. Jeśli nie jest to działanie celowe, powinien usunąć dokument z bufora dokumentów zaimportowanych. W tym celu należy:

  • Wydrukować listę z błędami lub zapisać numer nieprawidłowego dokumentu
  • Zamknąć okno Diagnostyka przyciskiem Zamknij
  • W buforze zaimportowanych dokumentów ustawić się na nieprawidłowym dokumencie
  • Wybrać przycisk Usuń w dolnej części okna i potwierdzić decyzję o usunięciu dokumentu

  Czynność można powtórzyć dla wszystkich dokumentów, dla których pojawił się powyższy komunikat.

• Zapisy w dokumencie nie bilansują się – prawdopodobnie został nieprawidłowo zdefiniowany schemat księgowania. Użytkownik powinien usunąć niepoprawnie zadekretowany dokument (w sposób analogiczny jak opisany w punkcie - i zaimportować go później, po poprawieniu schematu księgowania.

  Podpowiedź

  Numery kont lub kwoty oraz pozycje rejestru VAT można edytować bezpośrednio w buforze, an wyświetlonej liście. Wystarczy dwukrotnie kliknąć pole, które ma być zmieniona.

  

W każdym przypadku możliwe jest usunięcie całej transakcji. W tym celu należy:

• W lewej części okna wybrać interesująca nas transakcję
• Wybrać odpowiedni przycisk w lewym górnym rogu okna

Po dokonaniu niezbędnych poprawek w danych, należy ponownie wykonać diagnostykę wciskając przycisk Diagnostyka.

Uwaga

Czynności te należy powtarzać, aż do uzyskania komunikatu o poprawności wszystkich dokumentów w danej transakcji.

Przeniesienie danych z bufora do ksiąg handlowych

Podpowiedź

Dane do ksiąg powinny być przenoszone po przeprowadzeniu operacji diagnostyki, która nie wykazała błędów. Zakładając, że definicja schematów dekretujących jest kompletna i poprawna, przeniesione do ksiąg dokumenty będą poprawne.

Program rejestruje informacje o każdym importowanym dokumencie w związku z czym nawet po zaimportowaniu ich do ksiąg można je łatwo wyszukać i wybrać. Informacja na ten temat poniżej, w podrozdziale Wyszukiwanie wszystkich zaimportowanych w transakcji dokumentów.

Jeśli opisana w poprzednim rozdziale diagnostyka poprawności dokumentów nie wykazuje błędów w danych, można wykonać operację przeniesienia zaimportowanych dokumentów do ksiąg handlowych. W tym celu należy:

• Zamknąć okno Diagnostyka przyciskiem Zamknij
• W oknie Bufor dokumentów zadekretowanych, przycisnąć przycisk Importuj.
• Ustawić parametry importu w oknie Importuj dokumenty, które pojawi się na ekranie:

- Ustawienia sekcji **Data księgowania** decyduje, jaka ma być data księgowania każdego z importowanych dokumentów.

    - w sekcji **Okres obrotowy** można wybrać miesiąc, w którym zostaną zaksięgowane importowane dokumenty;

    :::tip Podpowiedź
    Zdecydowanie zalecane jest, aby miesiąc był zgodny z datą księgowania.
    :::

    - w sekcji **Okres księgowania VAT**, jeżeli jest dostępny, można wybrać miesiąc, w którym zostaną zarejestrowane dokumenty w rejestrze VAT

    :::tip Podpowiedź
    Opcja nie jest dostępna podczas importu z programu [Wapro Mag Sprzedaż i magazyn](https://wapro.pl/erp/sprzedaz-magazyn/) na wspólnej bazie oraz z pliku XML WAPRO ERP ponieważ w importowanych dokumentach okres VAT może się różnić nawet na poszczególnych pozycjach dokumentu jednego dokumentu. Po wyborze jednego okresu VAT dla importowanych dokumentów, pierwotne przypisane okresy na pozycjach zostały by nadpisane.
    Okres VAT powinien być prawidłowo przypisany podczas tworzenia dokumentu w źródłowym programie. Brak **Daty VAT** oznacza dla modułu, że dokument został wystawiony do 30 dni przed powstaniem momentu obowiązku podatkowego.
    :::

    - Opcje formatki pozwalają również zdefiniować kolejność, w jakiej będą importowane dokumenty (wpłynie to na kolejność nadawania numerów ewidencyjnych w WF-FaKirze)
    - Sekcja **Rozliczenia** przy imporcie danych na wspólnej bazie jest nieaktywna – rozliczenia są podpinane automatycznie

Znaczenie poszczególnych parametrów powinno być oczywiste, jeśli nie mamy jakichś specjalnych wymagań, najlepiej pozostawić ustawione przez program wartości domyślne.

• Po zdefiniowaniu parametrów importu należy zatwierdzić okno parametrów przyciskając przycisk Wykonaj oraz dodatkowym potwierdzeniem TAK na pojawiającym okienku pytania.

Po pewnym czasie, zależnym od ilości importowanych dokumentów, na ekranie pojawi się komunikat o zakończeniu procesu importu.

Zaimportowane dokumenty można obejrzeć w oknie Dokumenty | Zakładka: Wprowadzanie lub – w oknie Dokumenty | Zakładka: Przeglądanie. Na zakładce Przeglądanie dostępna jest możliwość filtrowanie dokumenty pochodzące z konkretnej transakcji wykorzystując mechanizm drzewa filtrów.

Wyszukiwanie wszystkich zaimportowanych w transakcji dokumentów

W tym celu, konfigurując drzewo filtrów należy wybrać z listy pozycję Import dokumentów oraz opcję Pojedyncze pole i wskazać konkretną transakcję lub wybrać opcję Wszystkie z kartotek. W tym drugim przypadku, na drzewku pojawi się jedna lub wiele transakcji, spośród których będzie można wybrać, przeglądać i przetwarzać dokumenty zaimportowane w ramach wybranej (wskazanej na drzewku) transakcji.

Baza rozłączna

W przypadku eksportu danych (dokumentów) z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na rozłącznej bazie danych operacje przygotowania danych oraz utworzenia pliku wymiany danych odbywają się w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. Przygotowany w tym procesie plik wymiany danych musi być następnie zaimportowany (wczytany) do programu finansowo - księgowego. Poniżej opiszemy krok po kroku czynności, jakie należy wykonać realizując kolejne wymienione wyżej etapy.

Przygotowanie pliku wymiany danych w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn

Operacja eksportu danych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn do programu finansowo księgowego jest wymagana wyłącznie w przypadku kiedy oba programy zainstalowane są na rozłącznych bazach danych. W tym przypadku dane muszą zostać wyeksportowane do pliku XML, plik musi zostać dostarczony do komputera, w którym jest zainstalowany program Wapro Fakir Finanse i księgowość i tam wczytany przez program. Kiedy programy zainstalowane są na wspólnej bazie pomijany jest etap tworzenia pliku XML, jego przesyłania i wczytywania a dodatkowo wybór danych do eksportu z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn może odbywać się z modułu MAGIK 2 w Wapro Fakir Finanse i księgowość bez konieczności uruchamiania programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn.

W celu wyeksportowania danych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn do pliku transferowego należy:

1. Uruchomić program Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, w którym znajdują się dokumenty do eksportu i z menu głównego programu wybrać polecenie Inne | Wymiana danych | Eksport do programu WAPRO Fakir. Na ekranie pojawi się formatka Generacja dekretów do systemu finansowo-księgowego:

   

2. Wybrać zakładkę Eksport dokumentów (magik wer. 2) i ustawić parametr Baza z systemem Wapro Fakir Finanse i księgowość na wartość rozłączna.

3. Wybrać dokumenty, które mają być wyeksportowane – jak to zrobić opisano wcześniej, w **Pobranie danych do bufora dokumentów zadekretowanych.

4. Na koniec należy przycisnąć przycisk Eksportuj dokumenty, podać nazwę pliku oraz lokalizację (katalog), w którym będzie zapisany plik z wyeksportowanymi danymi.

Zapisany plik należy następnie przenieść lub przesłać w miejsce, w którym będzie on dostępny dla programu Wapro Fakir Finanse i księgowość, do którego będą importowane dane (na odpowiedni komputer, albo do udostępnionego w sieci katalogu).

Import dokumentów z pliku do bufora dokumentów niezadekretowanych

Import danych do bufora dokumentów niezadekretowanych, jak już wcześniej było to opisane, odbywa się w trakcie importu danych z plików (tekstowych i xml), w których dokumenty nie są zadekretowane.

W celu zaimportowania dokumentów z pliku utworzonego w programie Wapro Mag Sprzedaż i magazyn, należy:

• Uruchomić program Wapro Fakir Finanse i księgowość oraz z menu głównego wybrać polecenie Zakładka: Dokumenty | Sekcja: Wymiana danych | Polecenie: Import dokumentów. Na ekranie pojawi się prezentowane już wcześniej okno Bufor dokumentów zadekretowanych. Aby dodać kolejną transakcję, w lewym górnym rogu okna należy przycisnąć przycisk dodawania transakcji lub użyć skrótu klawiszowego <Ctrl+Insert>.

  

• Na ekranie pojawi się kolejne okno Import transakcji. W tym oknie należy:

  • Wybrać odpowiednie (uprzednio zdefiniowane) źródło danych
  Podpowiedź

  Należy pamiętać aby źródło było związane z programem Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracującym na rozłącznej bazie danych, z ustawionym parametrem dokumenty niezadekretowane.

  • Wybrać odpowiedni (uprzednio zdefiniowany) schemat księgowania dla wskazanego źródła;
  • Opcjonalnie zmienić nazwę, datę i czas transakcji;
  • Zatwierdzić wybór przyciskając przycisk Wykonaj;

  

• Po zapisaniu parametrów startowych dla nowo utworzonej transakcji importu danych, na ekranie pojawi się okno Bufor dokumentów niezadekretowanych. Jest to struktura pośrednia do której trafiają dokumenty niezadekretowane. Po pobraniu dokumentów z pliku w oknie wyświetlana jest lista wczytanych dokumentów (numer dokumentu oraz data wystawienia). Dokumenty w buforze można dekretować partiami lub zadekretować tylko część lub po sprawdzeniu usunąć je. Po zadekretowaniu dokumenty automatycznie przenoszone są bufora dokumentów zadekretowanych.

Aby pobrać dokumenty z pliku xml należy:

• Przycisnąć przycisk Wczytaj dokumenty z pliku () znajdujący się w lewym górnym rogu okna lub użyć skrótu klawiaturowego <Ctrl+Ins>
• W oknie, które pojawi się na ekranie należy wskazać plik, z którego mają być zaimportowane dokumenty i przycisnąć przycisk Dalej
• Po pewnym czasie (zależnym od ilości wczytywanych dokumentów) w oknie pojawi się lista wczytanych dokumentów
• Na liście należy zaznaczyć dokumenty, które mają być zadekretowane, klikając na nie myszą lub odfiltrowując i używając opcji Zaznacz wszystko dostępnej w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy).
• Po zaznaczeniu dokumentów wystarczy przycisnąć przycisk Dekretuj dokumenty lub użyć skrótu klawiszowego <F3> i zatwierdzić przyciskiem OK okienko Dekretacja dokumentów. Po zadekretowaniu wszystkich dokumentów, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat.

W tym momencie rozpocznie się proces dekretacji dokumentów, który w zależności od ilości dokumentów może potrwać od kilku sekund do kilku minut (przy bardzo dużej ilości danych). Po zakończeniu operacji program wyświetli odpowiedni komunikat, po czym przeniesie użytkownika do okna Bufor dokumentów zadekretowanych, w którym powinny znaleźć się (jako transakcja) zaznaczone poprzednio dokumenty, tym razem z przypisanymi do nich kontami księgowymi.

Diagnostyka dokumentów w buforze dokumentów zadekretowanych

W przypadku importu dokumentów z Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na rozłącznej bazie danych, proces diagnostyki dokumentów składa się z dwóch etapów:

• Diagnostyki poprawności dokumentów – odbywa się ona analogicznie jak w przypadku dokumentów importowanych z WF-Maga na wspólnej bazie danych i zostało dokładnie opisane wcześniej, w Sprawdzenie poprawności danych w buforze dokumentów zadekretowanych.

• Diagnostyki danych kartotekowych (kontrahentów, pracowników) – importowanych razem z dokumentami.

  Podpowiedź

  Diagnostyka danych kartotekowych kontrahentów oraz pracowników w systemie pracującym nie na wspólnej bazie nie jest wymagany, ponieważ obie kartoteki na wspólnej bazie są wspólne. W systemach działających na bazach rozłącznych operacja diagnostyki weryfikuje dane nowych kontrahentów i pracowników tak aby zapobiec tworzeniu duplikatów (wielu kont dla jednego, tego samego kontrahenta lub pracownika. Program porównuje dostępne dane identyfikacyjne i teleadresowe. W przypadku natrafienia na jakieś niezgodności np. pojawienie się kontrahenta z takim samym numerem identyfikacji podatkowej o innej nazwie jak znajdujący się już w kartotece kontrahentów, program zapyta czy dodać tego kontrahenta jako nowego czy też skojarzyć go z tym istniejącym, znajdującym się w bazie danych.

  Szczegółowe omówienie tego zagadnienia przekracza zakres niniejszego opracowania, zasygnalizujemy tylko, że w celu kontroli poprawności danych kartotekowych należy:

  • W buforze dokumentów zadekretowanych rozwinąć polecenia dostępne pod przyciskiem Kartoteki i wybrać pozycję Kontrahenci

  

  • Na ekranie pojawi się okno Kontrahenci, w którym wyświetlona zostanie lista kontrahentów związanych z importowanymi dokumentami

  

  • W najprostszym przypadku listę tę można przejrzeć i zaakceptować przyciskiem Zamknij.
  • Możliwe są też bardziej zaawansowane operacje, dostępne po przyciśnięciu przycisku Diagnostyka. Po przyciśnięciu przycisku, na ekranie zostanie wyświetlona informacja podsumowująca wykonaną operację. W przypadku wykrycia jakichś niezgodności w kolejnym kroku wymagane będzie poprawienie danych kontrahenta albo skojarzenie go z innym istniejącym w bazie danych kontrahentem lub ewentualnie zapisaniem takiego kontrahenta jako nowego w bazie programu.
  Uwaga

  Bez przeprowadzenia kompletnej operacji diagnostyki kartoteki kontrahentów oraz jeżeli to wymagane, również kartoteki pracowników, niemożliwe będzie import dokumentów do ksiąg.

  W przypadku pojawienia się jakichś niezgodności, np. pojawienia się importowanych danych kontrahenta o takim samym numerze identyfikacji podatkowej a innej nazwie niż zarejestrowany w bazie programu po uzgodnieniu tych danych, odpowiednia informacja zostanie zapisana w programie i podczas kolejnego importu dokumenty wystawione na tego kontrahenta zostaną automatycznie przypisane zgodnie z zarejestrowanym uzgodnieniem. W trakcie diagnostyki kontrahentów zostanie potraktowany jako uzgodniony.

Przeniesienie danych z bufora do ksiąg handlowych na rozłącznej bazie danych

Po przeprowadzeniu procesu kontroli poprawności danych należy wykonać ostatni etap importu, czyli przeniesienie danych z bufora dokumentów zadekretowanych do ksiąg handlowym. W tym celu należy przycisnąć przycisk Importuj, a następnie postępować analogicznie jak w przypadku importu danych z programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na wspólnej bazie, co zostało dokładnie opisane wyżej: import z Wapro Mag Sprzedaż i magazyn pracującego na wspólnej bazie danych.