Jak zweryfikować poprawność danych za pomocą Businesscheck w Fakirze?
Businesscheck to usługa dostępna w platformie Businesslink, która wspiera kontrolę poprawności dokumentów elektronicznych przesyłanych do oraz odbieranych z KSeF. Stanowi dodatkowy mechanizm weryfikacyjny, niezależny od systemu ERP, pozwalający wykryć zarówno błędy techniczne, jak i potencjalne nieprawidłowości formalne, podatkowe lub biznesowe jeszcze przed ich wpływem na proces księgowania.
W środowisku Wapro Fakir Businesscheck może pełnić rolę narzędzia wspomagającego kontrolę dokumentów sprzedażowych i zakupowych obsługiwanych za pośrednictwem Businesslink i KSeF. Dzięki temu użytkownik otrzymuje informację o tym czy dokument może zostać bezpiecznie przetworzony, czy wymaga wcześniejszej korekty.
Jakie są reguły kontrolne Businesscheck?
Businesscheck wykorzystuje zestaw 47 reguł walidacyjnych podzielonych na 10 obszarów tematycznych. Każdy z nich odnosi się do innego rodzaju ryzyka – biznesowego, podatkowego lub formalnego.
| Kategoria | Liczba reguł | Co sprawdza |
|---|---|---|
| Kontrola kontrahenta | 8 | Obecność sprzedawcy i jego rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT, weryfikacja nabywcy w VIES, oznaczenie grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego, formalna poprawność NIP |
| Daty na fakturze | 4 | Termin wystawienia względem daty sprzedaży (60 dni), termin wysłania do KSeF (15 dzień następnego miesiąca), zgodność daty wystawienia z ERP, obecność daty sprzedaży |
| Kontrole płatności | 5 | Obowiązkowość MPP dla faktur powyżej 15 000 zł brutto, nadmiarowe oznaczenie MPP, MPP w fakturach walutowych, konflikt MPP z odwrotnym obciążeniem, obecność rachunku bankowego przy płatności przelewem |
| Stawki VAT i sprzedaż zwolniona | 6 | Wartości netto i VAT wg stawek, obowiązkowe PKWiU/CN przy określonych stawkach (również dla zaliczek), oznaczenie sprzedaży zwolnionej z VAT |
| Faktury walutowe | 3 | Obecność kursu waluty, zgodność kursu z wartością NBP z ostatniego dnia roboczego |
| Faktury zaliczkowe | 2 | Obecność symboli faktur zaliczkowych, zgodność sum netto, VAT i brutto dla zaliczek |
| Korekty faktur | 4 | Przyczyna korekty, typ skutku w ewidencji, okres korekty zbiorczej, ceny netto w korekcie zawierającej |
| Pozycje faktury i sumy rachunkowe | 8 | Obecność wymaganych pól pozycji (cena, ilość, jednostka, nazwa), wartości netto i brutto, unikalność numerów |
| Procedury szczególne | 6 | Procedura marży, samofakturowanie (z poprawnością NIP wystawcy i kontrolą Podmiotu 3), prefiksy VAT UE sprzedawcy i nabywcy, dane nowego środka transportu w sprzedaży do UE |
| Bezpieczeństwo techniczne | 1 | Weryfikacja bezpieczeństwa linków występujących w treści dokumentu według codziennie aktualizowanej listy ostrzeżeń CERT Polska. To jedna z kluczowych kontroli, która sprawdza całą zawartość pliku XML z fakturą |
Jak włączyć usługę Businesscheck w Wapro Fakir?
Aby rozpocząć weryfikację poprawności danych w dokumentach, w pierwszej kolejności należy odpowiednio skonfigurować parametr automatycznej kontroli Businesscheck. W tym celu w menu Inne | Businesslink, w katalogu parametrów należy przejść na zakładkę Parametry usługi. Następnie należy zmienić ustawienie parametru Automatyczna kontrola poprawności dokumentów Businesscheck, tzn. rozwinąć listę i wybrać opcję Włączone. Zgodnie z ustawieniem Businesscheck będzie weryfikował poprawność dokumentów.
Po zapisaniu zmian funkcja Businesscheck zostanie aktywowana, a w systemie pojawią się dodatkowe informacje o statusie kontroli dokumentów. W buforze dokumentów (Dokumenty | Import z KSeF i Businesslink) dostępna będzie zakładka Kontrola Businesscheck, w której użytkownik zobaczy wynik weryfikacji oraz ewentualne komunikaty.
Znaczenie statusów:
- OK - dokument przeszedł wszystkie kontrole i może być dalej przetwarzany,
- Ostrzeżenie - wykryto ostrzeżenie. Dokument może zostać przetworzony, jednak zalecana jest analiza wskazanych uwag,
- Błąd krytyczny - wykryto błąd krytyczny wymagający korekty przed dalszym przetwarzaniem,
- Nie dotyczy - dana reguła nie dotyczy analizowanego dokumentu.
Co w przypadku błędów na dokumentach?
Jeżeli Businesscheck wykryje nieprawidłowości, użytkownik otrzyma szczegółową informację o rodzaju błędu oraz jego przyczynie. Kolejne czynności zależą od sposobu konfiguracji systemu oraz rodzaju dokumentu.
Dokumenty sprzedażowe - wysyłane do KSeF
Dokumenty sprzedażowe wysyłane do KSeF najczęściej zawierają błędy związane z niezgodnością dat, niepoprawnymi danymi kontrahenta, brakiem wymaganych informacji płatniczych lub rozbieżnościami w wartościach netto, VAT czy brutto. W zależności od konfiguracji systemu oraz przyjętych reguł kontroli, taki dokument może zostać automatycznie zablokowany przed wysyłką, oznaczony ostrzeżeniem wymagającym weryfikacji lub skierowany do dalszej obsługi po decyzji użytkownika.
Dokumenty zakupowe - odbierane z KSeF
Faktury pobrane z KSeF są wprawdzie poprawne pod względem technicznym, ponieważ zostały zweryfikowane przez system centralny, jednak w dalszym ciągu mogą zawierać błędy formalne lub biznesowe, które mają znaczenie przy księgowaniu w Wapro Fakir. Businesscheck umożliwia ich wykrycie, identyfikując między innymi nieprawidłowe dane kontrahenta, braki w informacjach niezbędnych do ujęcia dokumentu w księgach oraz potencjalne ryzyka wynikające z treści faktury. Na podstawie wyniku przeprowadzonej kontroli użytkownik może podjąć decyzję o zaksięgowaniu dokumentu, skierowaniu go do korekty lub jego odrzuceniu.