Kartoteki w programie
Przy okazji wykonywania różnych czynności w systemie Wapro Best Środki trwałe np. wprowadzania nowych składników majątku czy wykonywania ulepszeń lub likwidacji itp., wielokrotnie zachodzi potrzeba wypełniania formularzy, czyli tzw. arkuszy (okienek, formatek) wprowadzania danych. W celu usprawnienia pracy przyjęto w programie zasadę, że wszędzie tam gdzie jest to możliwe informacji nie wpisuje się bezpośrednio, lecz wybiera z wyświetlonej listy. W tym celu wprowadzono w programie kartoteki (rejestry, listy, słowniki), przechowujące informacje o stawkach amortyzacji, pracownikach, kontrahentach, dokumentach zgromadzonych w systemie itd. Taka konstrukcja ma wiele zalet:
Jednorazowo wpisana informacja może być wykorzystana wielokrotnie, co oszczędza czas i chroni przed pomyłkami. Listy w Wapro Best Środki trwałe mogą być uzupełniane o nowe pozycje nie tylko po skorzystaniu z opcji dostępnych w menu Kartoteki, ale także w czasie normalnej pracy, np. podczas rejestracji nowych środków trwałych. Nowa pozycja jest dołączana do odpowiedniej kartoteki i od tej pory dostępna w programie dla wszystkich jego użytkowników.
Nie ma potrzeby wypełniania wszystkich rubryk dokumentu. Wybranie z listy np. klasyfikacji środków trwałych automatyczne wpisanie stawki amortyzacyjnej itd..
Ułatwiona jest korekta danych. Poprawienie w kartotece błędnie podanej informacji (np. literówki w nazwie) spowoduje automatyczną zmianę we wszystkich dokumentach, w których wystąpiła. Oszczędza to czas i daje gwarancję, że nie pominięto żadnego dokumentu.
Efektywność pracy w kartotekach zwiększa korzystanie z mechanizmów m.in.:
- wyszukiwania ciągu znaków,
- sortowania kartotek i rejestrów,
- filtrów,
- drzew filtrowania kartotek i rejestrów.
Sposób działania tych funkcji jest ujednolicony w całym programie. Proszę zapoznać się z rozdziałem "Obsługa programu".
W programie pola związane z odpowiednimi listami (kartotekami) możemy rozpoznać po klawiszu skierowanego w dół trójkąta na końcu: 
lub ikonie kartoteki:
Korzystanie z mechanizmu list obok wymienionych korzyści nakłada na użytkownika obowiązek pewnej dyscypliny. Oto kilka uwag praktycznych i technicznych:
- Wypełnianie niektórych pól jest wymagane przez program (pole nie może zostać puste), innych zaś jest opcjonalne. W razie pominięcia wymaganego pola, przy próbie zapisania danych do kartoteki, program wygeneruje stosowne ostrzeżenie.
- Program wykrywa powtórzenia nazw w kartotekach, nie zaprotestuje jednak, gdy np. tego samego kontrahenta zdefiniujemy raz jako "Alfa", innym razem jako "PPHU Alfa" czy też "Alfa Sp. z o.o.". Dlatego też dobrą radą praktyczną jest obsługa kartotek przez jedną osobę dbającą o określoną konwencję nazw, a także przyjmującą pewne stałe zasady, co do sposobu zapisu informacji (stosowanie dużych i małych liter itp.)..
- Jeśli przy wypełnianiu pola kursor nie znajdował się na początku rubryki i w nazwie (na początku) wystąpi znak odstępu (spacja), to taka nazwa będzie w programie odróżniana od nazwy wpisanej od samego początku pola. Na przykład można wpisać tę samą nazwę kontrahenta jako: "Alfa" lub " Alfa". Na ekranie różnice te są mało widoczne, ale program umieści w kartotece wszystkie warianty, uważając je za różne jednostki.
- W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji z wykorzystaniem tej pozycji (np. kasowanie pracownika jest możliwe dopóki nie wystąpił on w specyfikacji żadnego dokumentu). W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.