Jak skonfigurować uprawnienia w programie?

Jak dodać uprawnienia użytkownickom?

W programie Wapro Mag każdy użytkownik posiada swoją pozycję na liście użytkowników, gdzie można skonfigurować następujące dane:

• Zakładka Informacje podstawowe:
  • Identyfikator - mogą to być np. inicjały użytkownika. Ponieważ program rozpoznaje użytkownika na podstawie pary: jawnego identyfikatora i tajnego hasła, kilka osób może mieć jednakowe hasła bez wpływu na bezpieczeństwo systemu.
  • Hasło - musi zawierać co najmniej 4 znaki.
  • Nazwisko i imię użytkownika.
• Zakładka Zapisy o aktywności - opcja jest dostępna tylko w wariancie Prestiż Wapro Mag. Na życzenie administratora systemu, program może rejestrować czynności wykonywane przez użytkowników w specjalnym pliku, tzw. logu czynności wykonywanych przez użytkowników. Do przeglądania zapisów służy funkcja Administrator | Aktywność użytkowników. W tej zakładce określa się, jakiego rodzaju czynności będą rejestrowane. Są dostępne następujące scenariusze zapisu aktywności:
  • Dodawanie, modyfikacja i usuwanie - rejestrowane są wszystkie operacje wykonane przez użytkownika.
  • Tylko dodawanie i modyfikacja - rejestrowanie tylko dwoch wymienionych czynności.
  • Tylko usuwanie - rejestrowane są tylko operacje usuwania danych z systemu.
  • Brak zapisu o aktywności - działania użytkownika nie są rejestrowane. Ta opcja jest użyteczna, gdy mamy pełne zaufanie do naszych pracowników lub gdy nie mamy wystarczająco dużo miejsca na dysku do zapisywania logów.

Jak dodać uprawnienia grupie użytkowników?

Uprawnienia w aplikacji przypisywane są do grupy użytkowników. Użytkownik może należeć do wielu grup jednocześnie, ale należy pamiętać, że program nie korzysta z mechanizmu tzw. uprawnień efektywnych. Oznacza to, że jeśli użytkownik należy do dwóch grup, z których jedna mu nadaje jakieś uprawnienie, a druga mu je odbiera, to wynikowo użytkownik nie posiada tego uprawnienia.

Warto wiedzieć

W oknie definicji grupy użytkownik powinien wprowadzić nazwę grupy, która będzie ją identyfikować.

Podpowiedź

Opcja Historia uprawnień pozwala przywrócić uprawnienia na wskazany dzień, kiedy były zmieniane. Dzięki temu można cofnąć zmiany w uprawnieniach i przywrócić stan z określonej daty.

Jak dodać prawo do uprawnień?

Program Wapro Mag rozróżnia poniższe rodzaje praw użytkowników:

• Prawo do wykonywania czynności - podział czynności pokrywa się ściśle z menu programu i jest zorganizowany w postaci drzewa. Każda gałąź drzewa reprezentuje kolejne funkcje menu Wapro Mag, takie jak Magazyn, Operacje handlowe, Raporty, itd. Można rozwinąć poszczególne gałęzie, aby zobaczyć zestaw operacji dostępnych w danym miejscu, np. Dodawanie nowej pozycji, Poprawianie istniejącej, Kasowanie, Przeglądanie, Drukowanie, itd. Każda z tych operacji może być dozwolona bezwarunkowo, dozwolona warunkowo z ograniczeniami lub zabroniona. Przypisanie uprawnień jest omówione w kolejnym rozdziale.
• Prawo do raportów - Odpowiada za dostęp do narzędzi analizy danych i jest wydzielone jako osobna kategoria, dostępna za pośrednictwem klawisza ekranowego Raporty.
• Prawo do zasobów - zasobami w programie są dane, np. w przypadku magazynów zasobami będą lista nazw magazynów. Można przyznać lub zabronić wykonywania jakichkolwiek czynności w konkretnym magazynie. Lista zasobów jest przedstawiana graficznie w postaci rozwijalnego drzewa, gdzie zasoby są oznaczone symbolem żółtego katalogu (analogicznie, jak w Eksploratorze Windows). Obsługa listy zasobów odbywa się przy użyciu tych samych klawiszy, co w przypadku czynności.

Zarządzanie uprawnieniami

W domyślnej konfiguracji programu wszystkie prawa i zasoby są dostępne. Do zarządzania tymi prawami potrzebne są dwa zestawy informacji:

• Grupy uprawnień - zbiory praw, które nadawane są pod własną nazwą, tworząc profile użytkowników w firmie, takie jak Magazynier, Kasjer, Sprzedawca, Księgowy itp. Każda grupa uprawnień ma przypisany zestaw konkretnych uprawnień do wykonywania czynności i dostępu do danych. Przydzielanie uprawnień do grup opisane jest w kolejnym rozdziale.
• Lista użytkowników programu - program rozpoznaje użytkowników na podstawie pary: tajnego hasła i jawnego identyfikatora, które podawane są przy uruchamianiu programu. Tworzymy listę użytkowników, gdzie każdy użytkownik zostaje przypisany do jednej lub wielu grup uprawnień.

Zarządzanie uprawnieniami odbywa się poprzez kojarzenie ze sobą tych elementów na dwa sposoby:

1. Przypisywanie użytkowników do konkretnej grupy uprawnień: w zakładce Grupy tworzymy listę grup uprawnień, np. "Magazynierzy", a następnie w oknie tej grupy przypisujemy użytkowników z wybranej listy pracowników. W ten sposób każdy użytkownik w danej grupie otrzymuje te same uprawnienia.
2. Przypisywanie użytkowników do kilku grup uprawnień: w zakładce Użytkownicy wybieramy konkretnego użytkownika i przypisujemy go do wybranych grup uprawnień. Dzięki temu użytkownik otrzymuje sumę uprawnień z tych grup, do których został przypisany. Przykładowo, pracownik działu sprzedaży może być przypisany do grup "Sprzedawca" i "Kasjer", co pozwala mu na wystawianie faktur oraz obsługę kasy.

Obsługa powyższych okien odbywa się w następujący sposób:

1. W górnej części okna wskazuje się na liście jedną z opcji:
   • użytkownika — w zakładce Użytkownicy,
   • grupę uprawnień — w zakładce Grupy.
2. W tym momencie w dwóch okienkach poniżej wyświetlane są:
   • z lewej strony: wszystkie dostępne elementy w zależności od kontekstu: grupy uprawnień lub użytkownicy,
   • w prawym okienku: lista elementów przypisanych.
3. Do przenoszenia użtkowników wykorzystuje się przyciski:
   • >> — dodawanie elementu,
   • << — wycofanie z listy.

Warto wiedzieć

Wprowadzone zmiany w uprawnieniach będą obowiązywać od następnego uruchomienia programu. Użytkownik musi się zalogować ponownie, aby móc korzystać z nowych uprawnień, o czym zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem.

Przydzielanie i odbieranie uprawnień w grupie

Aby przydzielić lub odebrać uprawnienia w grupie w Wapro Mag, należy postępować według poniższych kroków:

1. Uruchom funkcję Admin | Uprawnienia użytkowników w programie
2. Przejdź do zakładki Grupy i wybierz odpowiednią nazwę grupy z listy. Jeśli potrzebujesz dodać nową grupę, skorzystaj z opcji dodawania nowej pozycji.
3. Po wybraniu grupy naciśnij klawisz ekranowy Uprawnienia. Otworzy się nowe okno, zawierające drzewo uprawnień do wykonywania czynności (operacji) i dostępu do zasobów.
4. Czynności są oznaczone na drzewie uprawnień ikoną żółtego klucza, zaś zasoby symbolem żółtego katalogu, analogicznie jak w Eksploratorze Windows.
5. Po prawej stronie listy uprawnień znajduje się ramka, która umożliwia zmianę sposobu dostępu do konkretnej pozycji z drzewa uprawnień.
6. Po dokonaniu zmian w uprawnieniach zapisz wprowadzone zmiany. Uprawnienia zostaną zastosowane w grupie i będą obowiązywać dla użytkowników należących do tej grupy od następnego uruchomienia programu.

Dostęp do uprawnień

W programie Wapro Mag istnieją trzy sposoby dostępu do konkretnych uprawnień, które są symbolizowane odpowiednimi ikonami:

1. Pełny dostęp: jest to wartość domyślna dla wszystkich uprawnień, gdy tworzy się nową grupę uprawnień. Oznacza, że użytkownik ma pełny dostęp do wykonywania danej czynności lub dostępu do zasobu.
2. Brak dostępu: użytkownikowi zostaje zabrane prawo do wykonywania danej czynności lub dostępu do zasobu. W praktyce oznacza, że użytkownik nie może wykonywać danej operacji i nie ma dostępu do odpowiedniego zasobu.
3. Dostęp warunkowy: ta możliwość uaktywnia się tylko dla niektórych uprawnień. Oznacza ona, że użytkownik może mieć ograniczony dostęp do zasobów, co pozwala na doprecyzowanie rodzaju zasobów, do których użytkownik będzie miał dostęp. W związku z tym, poniżej wyświetlana jest dodatkowa ramka zawierająca listę magazynów, w których użytkownik może wykonywać daną czynność. Można zmieniać ten dostęp, klikając przyciski ekranowe Dostęp i Brak dostępu.

Podczas wykonywania niektórych operacji na dokumentach, użytkownikowi wyświetlane są dodatkowe opcje:

• Przycisk ekranowy Dostęp warunkowy - Pozwala na zadecydowanie, do jakich typów dokumentów (oznaczonych odpowiednimi sygnaturami) użytkownik będzie miał dostęp. Te ustawienia będą obowiązywać tylko w obrębie wskazanego na liście magazynu. Możliwość zmiany dostępu realizowana jest również poprzez przyciski Dostęp i Brak dostępu.
• Opcja Dostęp tylko do dokumentów wystawionych przez siebie: Po jej zaznaczeniu użytkownik nie będzie miał możliwości działania na dokumentach wystawionych przez innych pracowników należących do tej samej grupy uprawnień. Oznacza to, że użytkownik będzie mógł operować tylko na swoich własnych dokumentach, a nie będzie miał dostępu do dokumentów innych pracowników z tej samej grupy uprawnień.

Każdej grupie uprawnień administrator systemu przydziela zestaw konkretnych uprawnień do wykonywania czynności i dostępu do danych. Istnieje jednak funkcja kopiowania uprawnień z już istniejącej grupy, co może być bardzo pomocne przy tworzeniu nowego profilu. Abyutworzyć nową grupę uprawnień w Wapro Mag należy:

1. Uruchom funkcję Admin | Uprawnienia użytkowników.
2. Przejdź do zakładki Grupy i wskaż nazwę nowej grupy, którą chcesz utworzyć.
3. Naciśnij skrót klawiszowy Ctrl+K - to spowoduje uruchomienie funkcji Kopiuj uprawnienia.
4. Wybierz z listy nazwę grupy źródłowej, z której chcesz skopiować ustawienia uprawnień. Możesz również skopiować prawo do generowania raportów. Kopiowanie odbywa się zawsze do grupy, która została wskazana kursorem na liście.
5. Po skopiowaniu uprawnień, możesz je dowolnie modyfikować, dostosowując je do potrzeb nowej grupy.

Program Wapro Mag pozwala także na kopiowanie uprawnień między dwiema grupami, z automatyczną podmianą magazynu, do którego odnoszą się te uprawnienia. Oba magazyny - dotychczasowy i nowy - wybiera się z listy po uaktywnieniu zakładki Zaawansowane w funkcji Kopiuj uprawnienia.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w oknie Grup użytkowników dostępne jest Podręczne menu kontekstowe. Można je uruchomić klikając prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy. Menu zawiera podstawowe operacje edycyjne, takie jak:

• dodawanie, poprawianie i usuwanie pozycji,
• nadawanie uprawnień,
• powielanie zestawu przydzielonych uprawnień z innej grupy,
• nadawanie uprawnień do raportów.

Opis działania tych funkcji można znaleźć w odpowiednich sekcjach innych miejsc tej instrukcji.

Uprawnienia do raportów

Aby podejrzeć raporty w programie Wapro Mag należy wykonać poniższe kroki:

1. Uruchomić funkcję Admin | Uprawnienia użytkowników.
2. Przejść do zakładki Grupy.
3. Wskazać na liście nazwę grupy (względnie dodać nową pozycję).
4. Wybrać przycisk Raporty.

Dzięki powyższym działaniom otworz się okno zawierające listę wszystkich raportów zdefiniowanych w programie. W zależności od wariantu programu Wapro Mag, raporty mogą być:

• Standardowe, dostarczane razem z programem.
• Definiowane przez użytkownika, za pomocą kreatora zestawień Wapro Mag.
• Definiowane przez użytkownika, za pomocą zenętrznych narzędzi, np. generatora Crystal Reports.

W oknie z listą raportów dostępne są następujące klawisze aktywne do zmiany uprawnień:

• Nadanie dostępu do konkretnego raportu — Ctrl+D.
• Odebranie uprawnień dostępu do konkretnego raportu — Ctrl+B.
• Przydzielenie dostępu do wszystkich raportów — Ctrl+P.
• Odebranie dostępu do wszystkich raportów — Ctrl+O.

Uprawnienia do operacji dodatkowych oraz tabel dodatkowych

Administrator może również ograniczyć użytkownikom dostęp do wybranych operacji dodatkowych oraz, w wariancie Prestiż Plus, do tabel dodatkowych.