Jak zweryfikować poprawność danych za pomocą Businesscheck?
Businesscheck to usługa kontrolna dostępna w platformie Businesslink, służąca do weryfikacji poprawności faktur elektronicznych w procesie wymiany z KSeF. Działa jako dodatkowa warstwa kontroli – niezależna od systemu ERP, sprawdzając dokumenty zarówno przed ich wysyłką, jak i po odbiorze z KSeF.
W środowisku Wapro faktury przechodzą ścieżkę: ERP → Businesslink → KSeF, a Businesscheck analizuje je na etapie pośrednim. Oprócz standardowej walidacji technicznej (XSD), usługa identyfikuje potencjalne błędy biznesowe i formalne, które nie blokują wysyłki, ale mogą powodować problemy operacyjne lub prawne. Dzięki temu użytkownik otrzymuje jasną informację czy dokument jest gotowy do wysyłki, czy wymaga korekty.
Jakie są reguły kontrolne Businesscheck?
Businesscheck wykorzystuje zestaw 47 reguł walidacyjnych podzielonych na 10 obszarów tematycznych. Każdy z nich odnosi się do innego rodzaju ryzyka – biznesowego, podatkowego lub formalnego.
| Kategoria | Liczba reguł | Co sprawdza |
|---|---|---|
| Kontrola kontrahenta | 8 | Obecność sprzedawcy i jego rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT, weryfikacja nabywcy w VIES, oznaczenie grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego, formalna poprawność NIP |
| Daty na fakturze | 4 | Termin wystawienia względem daty sprzedaży (60 dni), termin wysłania do KSeF (15 dzień następnego miesiąca), zgodność daty wystawienia z ERP, obecność daty sprzedaży |
| Kontrole płatności | 5 | Obowiązkowość MPP dla faktur powyżej 15 000 zł brutto, nadmiarowe oznaczenie MPP, MPP w fakturach walutowych, konflikt MPP z odwrotnym obciążeniem, obecność rachunku bankowego przy płatności przelewem |
| Stawki VAT i sprzedaż zwolniona | 6 | Wartości netto i VAT wg stawek, obowiązkowe PKWiU/CN przy określonych stawkach (również dla zaliczek), oznaczenie sprzedaży zwolnionej z VAT |
| Faktury walutowe | 3 | Obecność kursu waluty, zgodność kursu z wartością NBP z ostatniego dnia roboczego |
| Faktury zaliczkowe | 2 | Obecność symboli faktur zaliczkowych, zgodność sum netto, VAT i brutto dla zaliczek |
| Korekty faktur | 4 | Przyczyna korekty, typ skutku w ewidencji, okres korekty zbiorczej, ceny netto w korekcie zawierającej |
| Pozycje faktury i sumy rachunkowe | 8 | Obecność wymaganych pól pozycji (cena, ilość, jednostka, nazwa), wartości netto i brutto, unikalność numerów |
| Procedury szczególne | 6 | Procedura marży, samofakturowanie (z poprawnością NIP wystawcy i kontrolą Podmiotu 3), prefiksy VAT UE sprzedawcy i nabywcy, dane nowego środka transportu w sprzedaży do UE |
| Bezpieczeństwo techniczne | 1 | Weryfikacja bezpieczeństwa linków występujących w treści dokumentu według codziennie aktualizowanej listy ostrzeżeń CERT Polska. To jedna z kluczowych kontroli, która sprawdza całą zawartość pliku XML z fakturą |
Jak włączyć usługę Businesscheck w Wapro Mag?
Aby rozpocząć weryfikację poprawności danych w dokumentach, w pierwszej kolejności należy odpowiednio skonfigurować parametr automatycznej kontroli Businesscheck. W tym celu w menu Administrator | Konfiguracja firmy, w katalogu parametrów należy wybrać pozycję usługa Businesslink. Następnie należy zmienić ustawienie parametru Automatyczna kontrola poprawności dokumentów Businesscheck, czyli wybrać jedną z opcji dostępnych po rozwinięciu listy. Zgodnie z ustawieniem Businesscheck będzie weryfikował poprawność dokumentów tylko wysyłanych, tylko odebranych lub wysyłanych i odbieranych.
Po zapisaniu zmian funkcja Businesscheck zostanie aktywowana, a w systemie pojawią się dodatkowe informacje o statusie kontroli dokumentów. W kartotece dokumentów handlowych oraz w widoku szczegółowym faktury dostępna będzie zakładka Kontrola Businesscheck, w której użytkownik zobaczy wynik weryfikacji oraz ewentualne komunikaty.
Status kontroli jest widoczny również w buforze dokumentów – w kolumnie Status Businesscheck oraz na zakładce Szczegóły dokumentu KSeF, co umożliwia szybkie monitorowanie poprawności danych bez otwierania każdego dokumentu.
Znaczenie statusów:
- OK – dokument przeszedł kontrolę pomyślnie, można kontynuować wysyłkę do KSeF,
- WARN – ostrzeżenie; dokument prawdopodobnie poprawny - użytkownik decyduje, czy go poprawić, czy kontynuować wysyłkę,
- STOP – błąd krytyczny blokujący wysyłkę - dokument musi zostać poprawiony przed dalszym przetwarzaniem,
- ND – reguła nie ma zastosowania do danego dokumentu i jest pomijana.
Co zrobić w przypadku wykrycia błędów?
W przypadku wykrycia nieprawidłowości Businesscheck przekazuje czytelną informację o problemie oraz jego przyczynie. Sposób dalszego postępowania zależy od rodzaju dokumentu oraz konfiguracji systemu ERP.
Dokumenty sprzedażowe (wysyłane do KSeF)
Jeżeli reguła Businesscheck wykryje błąd, do systemu ERP przekazywana jest szczegółowa informacja o jego rodzaju i przyczynie. Może to dotyczyć np. przekroczenia dopuszczalnego terminu wystawienia, braku rachunku bankowego przy płatności przelewem albo rozbieżności między wartościami pozycji a kwotą końcową.
W zależności od ustawień systemu ERP możliwe są różne scenariusze: automatyczne zablokowanie wysyłki, pozostawienie decyzji użytkownikowi lub kontynuacja procesu z oznaczeniem ostrzeżenia. Użytkownik, mając pełen wgląd w przyczynę komunikatu, podejmuje świadomą decyzję – może poprawić dokument i ponowić weryfikację lub (w przypadku ostrzeżeń typu WARN) zdecydować o jego wysłaniu. Dzięki temu problemy są identyfikowane na wcześniejszym etapie, a nie dopiero po odrzuceniu dokumentu przez KSeF.
Dokumenty zakupowe (odbierane z KSeF)
Dokumenty pobierane z KSeF przeszły już walidację techniczną, ponieważ w przeciwnym razie nie zostałyby zaakceptowane przez system. Nie oznacza to jednak, że są wolne od błędów biznesowych lub formalnych.
Businesscheck analizuje faktury po stronie odbiorcy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości, takie jak błędny NIP, brak wymaganych danych kontrahenta czy potencjalnie niebezpieczne elementy w treści dokumentu. Wynik weryfikacji trafia do użytkownika w systemie ERP, który może na tej podstawie podjąć dalsze działania: zaakceptować dokument, skierować go do korekty u wystawcy lub odrzucić.