Jak zaakceptować wnioski urlopowe?

Dla wszystkich typów wniosków składanych na portalu z grupy Nieobecności można ustalić, kto będzie mógł je zaakceptować. Opcja ta dostępna jest w widoku Ustawienia domyślne.

Proces akceptacji wniosków urlopowych może być wieloetapowy, ale nie dłuższy niż 10 etapów. Nie wszystkie pozycje trzeba definiować – Etap nieskonfigurowany kończy definicję ścieżki akceptacji.

Etapy ścieżki akceptacji:

• Etap nieaktywny – etap tego rodzaju kończy definiowanie ścieżki akceptacji,
• Grupa użytkowników – umożliwia wskazanie grupy użytkowników akceptujących, zdefiniowanych w opcji Grupy użytkowników,
• Przełożony – umożliwia akceptację wniosku przez przełożonego określonego w opcji Zależności służbowe,
• Pracownicy z komórki – umożliwia akceptację wniosku przez osoby przypisane do wskazanego elementu struktury organizacyjnej (Działu).

Opcja Nie twórz etapu jeśli pracownik jest na X poziomie zależności lub wyższym jest dodatkowym ustawieniem dla etapu Przełożony, które pozwala przy rozbudowanej strukturze zależności służbowych i wieloetapowej ścieżce akceptacji ograniczyć skierowanie wniosków do akceptacji tylko do bezpośrednich przełożonych.

Pozostawienie początkowej konfiguracji Brak ustawień! spowoduje, że wnioski urlopowe składane na portalu będą odbierane i widoczne w oknie Wnioski użytkowników po wybraniu opcji filtrowania Niezapisane. Takie wnioski będą miały na portalu status Akceptacja w trakcie przetwarzania do czasu ich zapisania w programie.

Każdy użytkownik programu posiadający dostęp do opcji Wnioski użytkowników:

1. Otrzymuje powiadomienie w Windows o nowym wniosku urlopowym odebranym z portalu HR
2. W oknie Wnioski użytkowników widzi czerwoną kropkę przy typie wniosku Wnioski urlopowe.
3. Po wskazaniu typu wniosku widzi nowy wniosek urlopowy, jego dane i uwagi.
4. Widzi pustą Ścieżkę akceptacji i nie ma dostępu do opcji Operatorzy.
5. Ma dostęp do opcji Zapisz urlop i Usuń.

Zatwierdzenie wniosku poprzez opcję Zapisz urlop dodatkowo wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy na pewno dodać urlop do kartoteki nieobecności?. Po którym pojawia sie informacja Pozostało X dni urlopu (Y godzin). Wniosek zatwierdzony otrzymuje na Portalu HR status Zaakceptowany.

Odrzucenia wniosku za pomocą opcji Odrzuć wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy na pewno odrzucić wniosek?. Wniosek odrzucony otrzymuje na Portalu HR status Odrzucony

Na każdym etapie akceptacji wniosek można usunąć opcją Usuń. Wniosek jest usuwany zarówno w programie jak i Portalu HR. Operacja wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy na pewno usunąć wniosek?.

Skonfigurowanie ścieżki akceptacji poprzez wskazanie grupy użytkowników powoduje, że każdy użytkownik programu przypisany do grupy:

1. Otrzymuje powiadomienie w Windows o nowym wniosku urlopowym odebranym z portalu HR
2. W oknie Wnioski użytkowników widzi czerwoną kropkę przy typie wniosku Wnioski urlopowe.
3. Po wskazaniu typu wniosku widzi nowy wniosek urlopowy, jego dane i uwagi.
4. Widzi ścieżkę akceptacji, a w opcji Operatorzy widzi listę użytkowników, mogących przeprowadzać operacje na wniosku w danym etapie akceptacji.
5. Ma dostęp do opcji Zatwierdź, Odrzuć i Usuń.

Zatwierdzenie wniosku poprzez opcję Zatwierdź dodatkowo wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy zatwierdzić wniosek i dodać urlop do kartoteki nieobecności?. Po którym pojawia sie informacja Pozostało X dni urlopu (Y godzin). Wniosek zatwierdzony otrzymuje na Portalu HR status Zaakceptowany.

Uwaga

W przypadku, gdy z danym użytkownikiem programu zostało powiązane konto pracownika, to pracownik otrzyma na portalu oraz mailem powiadomienia o wniosku czekającym na akceptację.

Skonfigurowanie ścieżki akceptacji Przełożony powoduje, że przełożony pracownika, określony w opcji Zależności służbowe otrzymuje na portalu oraz mailem powiadomienia o wniosku czekającym na akceptację.

Uwaga

Przełożony musi mieć konto pracownika na portalu, w przeciwnym przypadku wniosek utknie w procesie bez możliwości akceptacji wniosku.

Zaakceptowanie lub odrzucenia wniosku przez przełożonego na Portalu HR powoduje przejście wniosku do kolejnego etapu ścieżki akceptacji, o ile istnieje, i procedowanie wniosku w zależności od statusu nadanego przez przełożonego.

W przypadku braku kolejnego etapu ścieżki akceptacji powoduje, że każdy użytkownik programu posiadający dostęp do opcji Wnioski użytkowników:

1. Otrzymuje powiadomienie w Windows o nowym wniosku odebranym z portalu HR
2. W oknie Wnioski użytkowników widzi czerwoną kropkę przy typie wniosku Wnioski urlopowe.
3. Po wybraniu opcji filtrowania Niezapisane i wskazaniu typu wniosku widzi nowy wniosek oraz jego dane i uwagi.
4. Widzi ścieżkę akceptacji, a w opcji Operatorzy widzi listę osób akceptujących wniosek.
5. Ma dostęp do opcji Zapisz urlop i Usuń.

Zatwierdzenie wniosku poprzez opcję Zapisz urlop dodatkowo wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy na pewno dodać urlop do kartoteki nieobecności?. Po którym pojawia sie informacja Pozostało X dni urlopu (Y godzin). Wniosek zatwierdzony otrzymuje na Portalu HR status Zaakceptowany.

Skonfigurowanie ścieżki akceptacji Pracownicy z komórki powoduje, że osoby, określone w opcji Struktura organizacyjna otrzymują na portalu oraz mailem powiadomienia o wniosku czekającym na akceptację.

Uwaga

W elemencie struktury musi być przynajmniej jedna osoba, która ma konto pracownika na portalu, w przeciwnym przypadku wniosek utknie w procesie bez możliwości akceptacji wniosku.

Zaakceptowanie lub odrzucenia wniosku przez dowolną osobę z komórki na Portalu HR powoduje przejście wniosku do kolejnego etapu ścieżki akceptacji, o ile istnieje, i procedowanie wniosku w zależności od statusu nadanego przez tą osobę.

W przypadku braku kolejnego etapu ścieżki akceptacji powoduje, że każdy użytkownik programu posiadający dostęp do opcji Wnioski użytkowników:

1. Otrzymuje powiadomienie w Windows o nowym wniosku odebranym z portalu HR
2. W oknie Wnioski użytkowników widzi czerwoną kropkę przy typie wniosku Wnioski urlopowe.
3. Po wybraniu opcji filtrowania Niezapisane i wskazaniu typu wniosku widzi nowy wniosek oraz jego dane i uwagi.
4. Widzi ścieżkę akceptacji, a w opcji Operatorzy widzi listę osób akceptujących wniosek.
5. Ma dostęp do opcji Zapisz urlop i Usuń.

Zatwierdzenie wniosku poprzez opcję Zapisz urlop dodatkowo wymaga potwierdzenia poprzez odpowiedź Tak na pytanie Czy na pewno dodać urlop do kartoteki nieobecności?. Po którym pojawia sie informacja Pozostało X dni urlopu (Y godzin). Wniosek zatwierdzony otrzymuje na Portalu HR status Zaakceptowany.

Informacja

Akceptacja wniosku przez przełożonego lub pracownika jest realizowana na Portalu HR. Akceptacja wniosku przez użytkownika programu Wapro Gang przypisanego do grupy użytkowników akceptujących, realizowana jest w programie kadrowo-płacowym.

Informacja

Ponieważ wnioski urlopowe wiążą się z wprowadzeniem danych do ewidencji nieobecności, na ostatnim etapie ścieżki akceptacji powinna zostać wybrana opcja Grupa użytkowników.

Podpowiedź

Zalecana opcja konfiguracji – Przełożony, Grupa użytkowników.

Podpowiedź

Użytkownik, którego zadaniem ma być akceptacja wniosków składanych na Portalu HR, oprócz przypisania do właściwej grupy użytkowników akceptujących, powinien należeć do grupy użytkowników programu Wapro Gang, posiadających uprawnienia do operacji Portal HR | Wnioski użytkowników w widoku Podstawowe operacje systemu, nadane w pozycji Użytkownicy i uprawnienia.

Uwaga

Skonfigurowanie ścieżki akceptacji poprzez wskazanie grupy użytkowników, w której nie ma użytkowników posiadających konto na portalu powoduje pojawienie się w Historii synchronizacji danych błędu synchronizacji Brak przypisanych użytkowników programu WAPRO Gang do grupy akceptującej wnioski. Ten problem można rozwiązać tworząc konto techniczne przynajmniej dla jednego użytkownika w grupie.