Gospodarka opakowaniami i fakturowanie opakowań zwrotnych

Funkcja rozliczania opakowań zwrotnych w Wapro Mag ma spełniać dwa podstawowe cele:

1. W każdej chwili operator systemu powinien mieć możliwość skontrolowania stanu opakowań zwrotnych, wydanych poszczególnym klientom, a które nie zostały dotychczas rozliczone (zafakturowane).
2. Po zapoznaniu się z bilansem opakowań u konkretnego kontrahenta, operator powinien mieć możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (F-VAT) na odpowiednią liczbę opakowań.

Obok standardowego pojęcia opakowania wprowadziliśmy pojęcie "Opakowania referencyjnego" (skojarzonego), które ma być bliźniaczym uzupełnieniem dla wcześniejszych opakowań, które nie podlegały sprzedaży, a jedynie obrotowi. Opakowanie referencyjne (skojarzone) widnieje w kartotece asortymentowej jako "Towar", co pozwala na jego sprzedaż na warunkach ogólnych (z zastosowaniem 23% stawki VAT). Podstawą do sprzedaży odpowiedniej liczby opakowań referencyjnych będzie ilość wynikająca z ewidencji opakowań podstawowych, rejestrowanych na dokumentach RO (rozliczenie opakowań).

Poniżej przedstawiono skrócony szablon pracy, dla użytkownika pragnącego stosować nowy mechanizm opakowań zwrotnych.

Krok 1 - Definicja w kartotece

Przede wszystkim należy zdefiniować w kartotece odpowiednie wpisy, które później posłużą do pracy z opakowaniami. Utworzenie definicji opakowania dzieli się na dwa etapy:

Etap I

Pamiętaj

Ten etap opuszczaja użytkownicy wcześniejszych wersji programu. posiadający już zdefiniowane opakowania w kartotece asortymentowej.

Zakładamy nową kartotekę dla opakowań, które będą wydawane i rozliczane przed ich zafakturowaniem. Innymi słowy tworzymy kartotekę asortymentową dla opakowań, które będą przez system traktowane jako opakowania podlegające obrotowi, a nie sprzedaży.

W tym celu w kartotece asortymentowej zakładamy nowy wpis (klawiszem Insert) i w pierwszej zakładce (Informacje podstawowe), jako rodzaj artykułu wybieramy "Opakowanie", w zakładce "Jednostki i ceny" podajemy cenę zakupu opakowania zwrotnego, a następnie zatwierdzamy kartotekę przyciskiem F10. Komunikat, który się pojawi ("Nie wybrano towaru skojarzonego (fakturowanie opakowań). Czy zapisać?") potwierdzamy przyciskiem TAK.

Etap II

Zaraz po zapisaniu kartoteki w Etapie I pojawi się okno z pytaniem: "Czy utworzyć na podstawie definicji opakowania towar skojarzony?".

PowiększPowiększ

System proponuje utworzenie bliźniaczej kartoteki dla opakowania, tak aby identyczna w nazwie pozycja służyła jako towar handlowy podlegający zafakturowaniu. Na tym etapie możemy zrezygnować z automatycznego utworzenia definicji referencyjnej (powiązanej), co skutkuje koniecznością wykonania tej operacji we własnym zakresie. Użytkownik będzie zobowiązany do utworzenia odpowiedniego wpisu w kartotece asortymentowej.

W przypadku użytkowników poprzednich wersji programu, którzy posiadają już definicje opakowań w kartotece asortymentowej, powiązanie opakowania podstawowego (typ "Opakowanie") z opakowaniem referencyjnym (fakturowalnym) należy wykonać ręcznie. Aby tak się stało konieczne jest utworzenie odpowiedniego wpisu w kartotece asortymentowej (należy założyć nowy artykuł o nazwie, która będzie figurowała na fakturach za opakowania zwrotne). Następnie, w kartotece opakowania podstawowego (typu "Opakowanie"), w zakładce Definicje, należy wskazać, która pozycja towarowa będzie fakturowalnym odpowiednikiem opakowania zwrotnego.

PowiększPowiększ

Krok II - Parametry i dodatkowe ustawienia

Podczas wydawania towarów system powinien automatycznie proponować odpowiednią ilość opakowań zwrotnych, co wymaga kilku dodatkowych ustawień.

1. Po pierwsze należy zadbać, aby parametr odpowiedzialny za automatyczne wydawanie opakowań zwrotnych był załączony. Znajdziemy go w konfiguracji firmy, co zaprezentowano na poniższym przykładzie. PowiększPowiększ
2. Wartość parametru należy ustawić w pozycji "TAK".
3. Kolejna istotna sprawa to zdefiniowanie ilości opakowań zwrotnych, wydawanych automatycznie do określonej ilości towaru. Przykładowo dla jednej oranżady wydajemy jedną butelkę, ale dla 25 butelek oranżady dochodzi jeszcze dodatkowa skrzynka. Takie ustawienia można zmienć w kartotece towaru w zakładce Defnicje | Powiązane opakowania. PowiększPowiększ
4. Przyciskiem Dodaj otwieramy nowe okno, wybieramy opakowanie powiązane z danym towarem (np. butelka 0,5l) i określamy ilość opakowań przypadającą na jedną jednostkę towarową. PowiększPowiększ

Krok III - Przyjęcie opakowań , wydanie, bilans opakowań u kontrahenta, fakturowanie opakowań

Podczas zakupu towarów od naszego dostawcy, musimy samodzielnie zadeklarować ilość przyjmowanych opakowań zwrotnych (system nie zrobi tego automatycznie).

1. W tym celu podczas dodawania pozycji przychodowych do dokumentu zakupu, wybieramy z kartoteki jako kolejną pozycję opakowanie zwrotne (typu "Opakowanie") i podajemy ilość wykazaną przez dostawcę. PowiększPowiększ
2. Po zatwierdzeniu dokumentu zakupu, na stanie pojawi się wprowadzona ilość opakowań typu "Opakowanie", możemy więc rozpocząć sprzedaż towarów wraz z automatyczną dystrybucją opakowań. ::tip Podpowiedź Podczas wystawiania standardowego dokumentu rozchodu nie należy ręcznie dodawać opakowań, ponieważ zadba o to automatyczny mechanizm skonfigurowany w Kroku II. ::: PowiększPowiększ
3. Po naciśnięciu przycisku F10 - Utwórz/Popraw dokument RO, otworzy się kolejne okno pozwalające na ewentualną korektę ilości wydawanych opakowań i po zatwierdzeniu (1), w systemie zarejestruje się dokument magazynowy RO (Rozliczenie opakowań).

Kontrola stanu i fakturowanie opakowań

Kontroli stanu opakowań u kontrahenta dokonujemy poprzez zaznaczenie niezafakturowanych dokumentów RO dla konkretnego kontrahenta (znajdziemy je w oknie dokumentów magazynowych), a następnie naciskamy przycisk Suma. Na ekranie pojawi się informacja o aktualnym stanie (bilansie) opakowań u odbiorcy. Ułatwi to kontrolę wartości wydanych, niefakturowanych dotychczas opakowań.

Druga forma kontroli to sprawdzenie dokumentów wydania opakowań zwrotnych, które zostały wydane określoną liczbą dni wstecz i dotąd nie zostały zafakturowane. W tym celu w filtrze daty powstała nowa sekcja "Starsze niż", z domyślną wartością 60 dni.

PowiększPowiększ

Po wyfitrowaniu dokumentów RO należy je zaznaczyć w małym okienku po lewej stronie numeru dokumentu, a następnie uruchomić dostępną pod prawym przyciskiem myszy operację dodatkową o nazwie Fakturuj dokumenty RO. Po wybraniu tej funkcji, system rozpocznie generowanie dokumentu przychodu PZ na odpowiednie ilości opakowań zwrotnych, z jednoczesnym wystawieniem faktury sprzedaży dla wybranego kontrahenta. Jeżeli parametry pozostaną w proponowanym przez system ustawieniu - cały proces odbędzie się niemal automatycznie. Zadaniem użytkownika będzie jedynie wybranie kontrahenta (dostawcy) dla fakturowanych opakowań (np. producent Oranżady) i wydruk F-ry VAT.

PowiększPowiększ