Artykuły - kartoteki pomocnicze

W linii systemów Wapro Anywhere istnieje możliwość korzystania z kartotek pomocniczych, które przechowują dane wykorzystywane podczas wypełniania kartoteki asortymentów. Dostępne są one w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem.

Kategorie asortymentowe

W Wapro Anywhere artykuły (towary, produkty, usługi i opakowania) podzielone zostały na kategorie, których tworzenie zależy od potrzeb własnych użytkownika. Przypisanie towaru do kategorii jest wykorzystywane między innymi przy:

• podziale towaru na grupy, co ułatwia sprawne korzystanie z programu;
• określaniu obowiązujących dla kategorii rubryk cenowych oraz domyślnych wartości narzutu i marży;
• definiowaniu szablonów indeksu katalogowego i handlowego.

Podpowiedź

Asortymenty elektroniki użytkowej można podzielić na: Nabiał, Pieczywo, Napoje, Alkohole i inne.

Użytkownik ma możliwość korzystania zarówno z kategorii podstawowych, jak i wielopoziomowych.

1. Kategorie podstawowe nie są rozbudowane i służą głównie do przypisania pozycji i danych, takich jak szablon indeksu handlowego i katalogowego.
2. Kategorie wielopoziomowe umożliwiają bardziej złożoną klasyfikację asortymentu na różnych poziomach, aż do dziewięciu poziomów zagnieżdżenia.

Aby uzyskać dostęp do listy kategorii asortymentowych w linii Wapro Anywhere, należy wybrać funkcję:

• dla kategorii podstawowych: Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie asortymentowe,
• dla kategorii wielopoziomowych: Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe.

Po wybraniu powyższych opcji wyświetlona zostaje uporządkowana alfabetycznie lista nazw kategorii (może być pusta).

Warto wiedzieć

Warto zaznaczyć, że stosowanie kategorii wielopoziomowych nie jest obowiązkowe. Jeżeli użytkownik nie planuje dzielenia towarów na kategorie, może zdefiniować tylko jedną kategorię i przypisać do niej wszystkie artykuły.

Zakładka Informacje podstawowe

Przy wypełnianiu kartoteki należy podać następujące dane:

• Nazwa kategorii - można wpisać dowolną nazwę. Początkowe znaki tego parametru są wykorzystane przy automatycznym generowaniu numeru katalogowego i handlowego asortymentów.

• Domyślna dla dodawanych artykułów - umożliwia określenie, aby nowo dodawane towary były domyślnie przypisywane do tej kategorii.

• Rubryki cenowe każda kategoria asortymentowa może być powiązana z zestawem dostępnych cen sprzedaży (np. cena detaliczna, hurtowa, specjalna z upustem, z dostawą do domu). Użytkownik definiuje nazwy cen i zapisuje je w kartotece rubryk cenowych. Lista wszystkich rubryk cenowych zdefiniowanych w programie jest wyświetlana w tabeli. W rubryce można dokonać poniżej opisanych operacji na produktach. W pierwszej kolejności należy zaznaczyć kursorem myszy daną pozycję i przycisnąć:

  • klawisz F3, aby skorzystać funkcji Przydziel cenę,
  • klawisz F4, aby zdefiniować cenę domyślną,
  • klawisz F6, aby podać domyślną wartości narzutu obowiązującego dla danej kategorii.

  Usunięcie znacznika odbywa się w identyczny sposób.

• Ustaw domyślną cenę i narzut dla wszystkich towarów z tej kategorii - zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczną aktualizację narzutów dla wszystkich cen przypisanych do kategorii asortymentowej w momencie zmiany domyślnej wartości narzutu w kartotece kategorii asortymentowych.

  Aby dokonać zmiany narzutu dla wszystkich cen detalicznych dla, na przykład, artykułów spożywczych wystarczy w kartotece kategorii asortymentowych wybrać zakładkę Art. spożywcze, podać nową wartość narzutu dla ceny detalicznej (klawisz F6 ) i zaznaczyć omawianą w tym podpunkcie opcję. Po zatwierdzeniu zmian (klawisz F10) wszystkie artykuły spożywcze będą miały nowe detaliczne ceny sprzedaży. Przeliczenie nie będzie jednak dotyczyło innych cen dla artykułów spożywczych (np. ceny hurtowej), ani żadnej ceny dla towarów z innych kategorii.

  Jeśli natomiast przy zmianie domyślnej wartości narzutu w kartotece kategorii, chcemy zostawić dotychczasowe wartości narzutu w kartotece asortymentów, niniejszą opcję należy wyłączyć. W tym stanie możliwa jest aktualizacja domyślnego narzutu tylko dla wybranych artykułów. Wystarczy wejść do kartoteki asortymentów i na ekranie edycji danych artykułu ponownie wybrać nazwę kategorii.

Zakładka Indeksy

Dodatkowe informacje, jakie mogą być przypisane do kategorii asortymentowej w magazynie to:

• Szablon indeksu katalogowego - obowiązuje przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych. Indeks (numer) katalogowy jest kluczowym identyfikatorem towaru w programie i jednoznacznie go określa (analogicznie do numeru PESEL dla obywatela Polski). Szablon składa się z następujących elementów:
  • maska indeksu - określa sposób tworzenia numeru (np. Foto-8926), obowiązujący przy numeracji automatycznej. Maska może być konstruowana z następujących elementów:
    • stała część indeksu - dozwolone jest użycie liter, cyfr oraz znaków przestankowych, które stanowią stałą częścią indeksu katalogowego. Ten element indeksu jest opcjonalny.
    • znaku automatycznej numeracji #: symbolizuje pojedynczą cyfrę w numerze, a liczba znaków # oznacza liczbę cyfr numeru (np. # # # # umożliwia ewidencję towarów od 0001 do 9999). Program automatycznie generuje wartość liczbową podczas dodawania nowej pozycji do kartoteki artykułów i usług. Jeśli numer nie wykracza poza określony zakres, zostaną wyświetlone gwiazdki: *******.
  • ostatni numer - pole wyświetla numer katalogowy ostatnio wprowadzonego do kartoteki towaru. Aby wymusić numerację od innej wartości należy wpisać ręcznie konkretną liczbę, np. smartfonom przypisujemy numery z zakresu 0001 do 0999, zaś akcesoriom dedykowanym smartfonom od 1000 do 9999.
• Szablon indeksu handlowego - ma znaczenie wtórne wobec numeru katalogowego i jest polem opcjonalnym, dostępnym przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych. Składają się na niego:
  • maska indeksu - sposób tworzenia wzorca jest analogiczny do tworzenia numeru katalogowego. Numerator może być pominięty — indeks nie będzie wówczas tworzony.
  • ostatni numer - uwagi jak w przypadku omówionego powyżej numeru katalogowego.

Przykłady konstruowania masek indeksu katalogowego i handlowego:

Format numeru	Przykład
###	003
T-####	T-0234
Foto-######/ABC	Foto-000234/ABC

Zakładka Inne

Zakładka Inne w tej kategorii zawiera pola dodatkowe, takie jak:

• numer działu w kasie fiskalnej,
• stawka VAT zakupu,
• stawka VAT sprzedaży,
• numer analityki dla danej kategorii.

Kategorie wielopoziomowe

Po otwarciu zakładki kategorii wielopoziomowych (menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe) w Wapro Anywhere możliwe jest wykonanie poniższych operacji:

• przycisk Dodaj / Ins - za jego pomocą możliwe jest dodanie nowej kategorii wielopoziomowej do listy już istniejących;

• przycisk Popraw / F2 - służy do zmiany nazwy kategorii;

• przycisk Usuń / Del - usuwanie pozycji kategorii;

• przyciski strzałek - pozwalają przesuwać pozycje między poziomami zagnieżdżenia poszczególnych kategorii:

  • strzałki góra /dół: przesuwanie kategorie w pionie;

  • strzałki prawo/lewo - sterowanie poziomem zagnieżdżenia.

    Podpowiedź

    Pozycje na liście kategorii można też przesuwać za pomocą opcji "przeciągnij i upuść" - należy najechać kursorem myszy na nazwę kategorii, kliknąć w nią prawym przyciskiem i przesunąć do konkretnego miejsca na liście, a następnie puścić przycisk.

Przyciśnięcie prawego przycisku myszy na liście kategorii skutkuje wyświetleniem dodatkowych opcje, m.in.:

• grupowe kasowanie kategorii wielopoziomowych;
• importowanie kategorii z bieżącego lub innego magazynu;
• eksport do Excela.

Warto wiedzieć

Kategorie wielopoziomowe nie są synchronizowane między magazynami, co oznacza, że w różnych magazynach mogą istnieć różne podziały na kategorie wielopoziomowe. Jeśli użytkownik chce mieć ten sam podział we wszystkich magazynach, powinien skonfigurować go na jednym z magazynów, a następnie, kolejno logując się na pozostałe, wykonać operację importowania kategorii z innego magazynu (prawy przycisk myszy w oknie listy kategorii).

Domyślnie kartoteka towarowa prezentuje artykuły w podziale na kategorie podstawowe. Aby wyświetlić podział kategorii wielopoziomowych należy w menu Kartoteki | Artykuły w panelu po lewej stronie wybrać zakładkę Kategorie wielopoziomowe.

Jeśli zakładka nie jest widoczna należy poszerzyć belkę lewego panelu. Możliwe jest to za pomocą dwóch sposobów:

• przytrzymując lewym przyciskiem myszy prawą ścianę panelu i przesuwając ją w prawo;
• sterując w prawo/lewo ikonami strzałek, znajdującymi się w prawym górnym rogu panelu.

Po wyświetleniu listy kategorii wielopoziomowych, pod prawym przyciskiem myszy można wybrać sposób filtrowania oraz grupowo zwijać/rozwijać poziomy. Użytkownik ma do dyspozycji następujące opcje:

• Tylko z tej kategorii,
• Ze wszystkich podkategorii,
• Uwzględniaj zablokowane,
• Zwiń wszystko,
• Rozwiń wszystko.

Zarówno dla kategorii podstawowych, jak i wielopoziomowych istnieje możliwość wykonania grupowego przenoszenie towaru do konkretnej kategorii. W tym celu należy:

1. Zaznaczyć na liście konkretne towary.
2. Przytrzymując lewy przycisk myszy przesunąć kursor myszy na daną kategorie.
3. Puścić przycisk myszy.
4. System, w zależności od rodzaju kategorii, może wyświetlić dodatkowe pytania.

Rubryki cenowe

Kartoteka rubryk (wariantów) cenowych, dostępna w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Rubryki cenowe. W tej zakładce przechowywane są informacje o rodzajach cen wykorzystywanych w programie. Lista cen jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Anywhere.

Okno podzielone jest na dwie, poniżej omówione, zakładki.

• Informacje podstawowe,
• Kategorie artykułów związane z ceną.

Informacje podstawowe

Po kliknięciu w konkretną pozycję ceny w liście, pojawi się okno z edycją cen, w którym dostępne są następujące pola:

• Nazwa ceny - do wyboru, np. detaliczna, hurtowa, specjalna.
• Opis - wpisany dowolnie przez użytkownika.
• Cena obowiązkowa - po zaznaczeniu tej opcji dany wariant ceny zostanie podany dla każdego towaru. W przypadku np. sklepu, ceną obowiązkową może być cena detaliczna, zaś inne (cena hurtowa, cena specjalna) będą stosowane według potrzeb.
• Zależność rubryki cenowej: aby ustalić zależności rubryk cenowych w Wapro Anywhere użytkownik może skorzystać z trzech sposobów:
  • Procentowo - rodzaj zależności wyrażony jest jako procent z innej ceny. Przykładowo możliwe jest ustawienie, w którym cena hurtowa stanowi 75% ceny detalicznej, a cena specjalna 105% ceny detalicznej.
  • Kwotowo - system doda do wybranej rubryki cenowej lub odejmie z niej (w zależności od znaku kwoty) odpowiednią wartość. Przykładowo jeśli cena detaliczna ma wartość 20 zł możliwe jest podanie zależność kwotową -2 dla ceny hurtowej (cena hurtowa wyniesie 18 zł).
  • Walutowo - rodzaj zależności powiązany z walutą i kursem walut. Jeśli cena zależna jest wyrażona w innej walucie, system używa ceny bazowej wyrażonej w walucie bazowej (np. PLN) i przelicza ją zgodnie z kursami walut.

Kategorie artykułów związane z ceną

Zakładka Kategorie artykułów związane z ceną pozwala na przypisanie konkretnego rodzaju ceny w wybranych kategoriach asortymentowych. Na liście prezentowane są nazwy wszystkich kategorii asortymentowych, zaś odpowiedni zestaw zaznacza się za pomocą klawisza F4 — Przydziel cenę kategorii. Jeśli konieczne jest usunięcie zaznaczenia, również należy użyć tego samego klawisza. Przycisk F3 zaznacza wszystkie pozycje na liście.

Jednostki miary

Kartoteka jednostek miar, dostępna w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Jednostki miary, przechowuje informacje o głównych (podstawowych) miarach i wagach wykorzystywanych w programie, czyli o tzw. jednostkach magazynowania. W kartotece asortymentów każdemu towarowi można przypisać indywidualną listę jednostek, będących ułamkami bądź wielokrotnościami jednostki podstawowej, wraz z podaniem odpowiednich przeliczników. Lista jednostek miar jest wspólna dla wszystkich magazynów systemu Wapro Anywhere.

Jednostkę miary opisują następujące pola:

• Nazwa jednostki - np. kilogram, kilometr, gigadżul.
• Oznaczenie - skrót umieszczany w drukowanych dokumentach (np. kg, km, GJ). Wypełnianie dokumentów można przyśpieszyć ustawiając w kartotece asortymentów domniemaną jednostkę miary (osobno zakupu i sprzedaży).
• Pole dot. podzielności - informacja o tym, czy towar może być sprzedawany w niecałkowitych wielokrotnościach jednostki. Przykładem jednostki podzielnej jest metr (np. 4,5 metra tkaniny), a niepodzielnej sztuka (9 szt. rowerów). Przy ewentualnej korekcie informacji o podzielności program zapyta, czy zmiana ma być ona uwzględniona w stosunku do towarów już istniejących w kartotece asortymentów.

Stawki VAT

Stawki podatku od towarów i usług PTU, powszechnie nazywanego podatkiem VAT, są przechowywane w wspólnej kartotece dla wszystkich magazynów, dostępnej w menu Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Stawki VAT. Program zawiera predefiniowane, aktualne stawki podatku VAT zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.

Lista stawek VAT nie jest edytowalna, jednak użytkownik może zoptymalizować jej wyświetlanie w czasie pracy, ograniczając listę tylko do potrzebnych wartości. W tym celu, przy stawkach, z których planujemy korzystać, należy postawić znacznik za pomocą klawisza F4. Wprowadzenie znacznika spowoduje, że tylko te wybrane stawki będą pojawiały się na liście wyboru stawek. Natomiast, aby usunąć znacznik, również należy użyć klawisza F4. Dzięki tej funkcji użytkownik może przyspieszyć pracę i zminimalizować możliwość popełnienia błędu w wyborze stawek VAT.

Lokalizacje w magazynach

Zakładka Lokalizacje w magazynach w Wapro Anywhere umożliwia przypisanie towaru do lokalizacji (jedna lokalizacja dla jednego towaru). System nie monitoruje stanu magazynowego w poszczególnych lokalizacjach, ale umożliwia identyfikację fizycznego położenia towaru. Lokalizacja jest prezentowana w formularzach dokumentów oraz na wydrukach, gdzie istnieje możliwość sortowania pozycji według lokalizacji w magazynie, co ułatwia kompletację dokumentów na magazynie.