Kartoteki finansowe

Kartoteki finansowe w linii Wapro Anywhere to zbiór pomocniczych modułów w systemie, które umożliwiają tworzenie wirtualnych definicji dotyczących obszaru finansowego firmy. Obejmują one: kasy (do których zapisywane będą wartości z dokumentów Kasa Przyjmie - KP oraz Kasa Wyda - KW), banki, czy waluty, jakimi operuje dana firma w obrocie handlowo magazynowym.

Kasy

Kartoteka Kasy w systemie Wapro Anywhere służy do przechowywania nazw (identyfikatorów) kas w firmie. Każda operacja finansowa, która odbywa się za pośrednictwem kasy, musi być przypisana do konkretnej kasy. Nazwy kas oraz ich symbole (skróty) są tworzone przez użytkownika, na przykład Kasa Główna - KG. Każdy użytkownik, który generuje dokumenty kasowe, musi mieć przypisaną konkretną kasę, do której będą one rejestrowane.

Funkcja kas dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy.

Warto wiedzieć

W niektórych przypadkach istnieje możliwość poprawiania lub usuwania istniejących danych w kartotece Kasy, o ile nie zostały jeszcze wykonane żadne operacje z wykorzystaniem tych danych, na przykład żadne dokumenty nie zostały wystawione. W przypadku, gdy istnieją związane z daną kasą operacje, program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie informujące o niemożliwości edycji lub usunięcia.

Podpowiedź

Istnieje możliwość wskazania domyślnej kasy, do której będą ewidencjonowane wartości z utworzonych dokumentów. Aby wskazać domyślną kasę w Wapro Anywhere należy zmienić parametr Admin | Konfiguracja użytkownika | Domyślna kasa. Po zalogowaniu do systemu, wskazana kasa będzie automatycznie ustawiona jako domyślna dla danego użytkownika.

Banki

Kartoteka Banki przechowuje informacje o bankach, w których firma lub kontrahenci posiadają rachunki. Aby dodać informacje o banku w linii Wapro Anywhere należy przejść do menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Banki i wypełnić następujące pola:

• Nazwa banku,
• Numer banku,
• Adres banku - kod pocztowy, miejscowość, ulica i numer lokalu.

Kontakt

Kartoteka Kontakt w Wapro Anywhere zawiera informacje kontaktowe, takie jak telefon, numer faksu, adres e-mail oraz adres internetowy.

W niektórych przypadkach możliwe jest edytowanie lub usunięcie istniejących danych w kartotece, o ile w programie nie zostały jeszcze wykonane żadne operacje (np. nie wystawiono żadnych dokumentów) z wykorzystaniem tych danych. W przypadku takiej sytuacji, program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Waluty i kursy walut

Kartoteka Waluty i kursy walut służy do przechowywania informacji o nazwach walut obcych, które są wykorzystywane do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Dodatkowo, umożliwia również dostęp do tabeli notowań walut pobieranych z banku NBP (Narodowy Bank Polski) lub ECB (Europejski Bank Centralny). Aby dodać informację o walutach w Wapro Anywhere należy przejść do menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Waluty i w części definiującej nazwę waluty podać następujące dane:

• Symbol i nazwa waluty - zaleca się stosowanie międzynarodowych, trzyliterowych oznaczeń kodowych, np. PLN - złoty.
• Symbol i nazwa kraju - obie wartości przechowywane są w kartotece pomocniczej. Zaleca się stosowanie międzynarodowych oznaczeń kodowych, np. PL — Rzeczpospolita Polska.
• Mnożnik - pole przydatne w przypadku walut, dla których kurs jest podawany dla wielokrotności jednostki 1000.

Notowania walut w systemie Wapro Anywhere są wykorzystywane do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Użytkownik ma dostęp do notowań aktualnych lub z dowolnego dnia w przeszłości poprzez wybranie funkcji Kursy bazowe — Ctrl+B. Na podstawie tych notowań użytkownik może dokonywać przeliczeń walutowych.

W dolnej części okna notowań bazowych znajduje się opcja Przelicz ceny sprzedaży po aktualnych kursach. Po włączeniu tej opcji, ceny sprzedaży, które są wyrażone w walutach lub zależą od walutowej ceny zakupu, zostaną automatycznie zaktualizowane na podstawie aktualnych kursów walut. Dzięki temu użytkownik może łatwo dostosować ceny sprzedaży do bieżących kursów walut, co pozwala na precyzyjne i aktualne ustalanie cen towarów w różnych walutach.

Import kursów walut z Narodowego Banku Polskiego

Program Wapro Anywhere umożliwia importowanie kursów walut z Narodowego Banku Polskiego. Kursy walut w NBP są publikowane w dni robocze o godzinie 12:00. Import kursów walut z NBP odbywa się za pomocą opcji Pobierz z NBP.

Podczas uruchamiania funkcji Pobierz z NBP, program pobiera zawsze ostatni opublikowany przez NBP kurs walut. Jeśli nie minęła godzina 12 bieżącego dnia roboczego, pobierany jest kurs z poprzedniego dnia roboczego. Podczas importu danych, program pobiera zawartość Tabeli A kursów średnich, ale importuje tylko kursy walut, które są dodane w programie. Jeśli w przyszłości użytkownik doda nowe waluty, które są publikowane w tabeli kursów średnich, system automatycznie pobierze kursy dla tych walut.

Domyślną walutą bazową w programie jest polski złoty (PLN), dlatego kursy walut publikowane przez NBP są importowane bez żadnych przeliczeń i są wyrażone w stosunku do PLN.

Kursy walut w NBP w niektórych przypadkach posiadają mnożnik, np. x100 dla walut o niskiej wartości nominalnej w stosunku do PLN. W przypadku kursów prezentowanych przez Europejski Bank Centralny (ECB), tabela kursów jest wyrażona w EUR, a wszystkie kursy są podane dla 1 jednostki danej waluty. Podczas importu kursów do systemu, kurs jest mnożony przez odpowiedni mnożnik.

Podczas importu kursów program sprawdza walutę bazową. Jeśli waluta bazowa jest wyrażona w EUR, tabela kursów walut jest pobierana bez przeliczeń (z uwzględnieniem mnożnika). Jeśli waluta bazowa jest inna niż EUR, na przykład PLN, najpierw obliczany jest kurs EUR dla tej waluty, a następnie obliczane są kursy w stosunku do waluty bazowej.

Import kursów walut z Europejskiego Centralnego Banku (ECB)

System Wapro Anywhere umożliwia importowanie kursów walut z Europejskiego Banku Centralnego (ECB). Tabela kursów w ECB jest wyrażona w EUR i podaje kursy dla 1 jednostki każdej waluty w stosunku do EUR. Zwyczajowo kursy są publikowane o godzinie 15:00. Import kursów z ECB odbywa się za pomocą opcji Pobierz z ECB.

Wapro Anywhere prowadzi jedną ewidencję kursów bez podziału na źródła bankowe. Oznacza to, że jeśli użytkownik zaimportuje najnowsze kursy z Narodowego Banku Polskiego (NBP) po godzinie 12:00 danego dnia roboczego, to podczas importu kursów z ECB otrzyma informację, że tabela kursów z tego dnia jest już uzupełniona. Jedyną możliwością w takim przypadku jest skasowanie kursów z tego dnia lub dokonanie ręcznej modyfikacji.

Tabele odsetek

Tabele odsetek w Wapro Anywhere umożliwiają naliczanie kar za opóźnione płatności. Użytkownik może zdefiniować różne warianty naliczania odsetek, które można przypisać kontrahentom. System dopuszcza też możliwość edycji zapisanych wariantów lub odstąpienie od naliczania odsetek w momencie rozliczenia.

Po uruchomieniu funkcji Kartoteki | Kartoteki finansowe | Tabele odsetek wyświetlana jest lista wariantów naliczania kar. Dla każdej tabeli odsetek należy zdefiniować:

• Nazwę tabeli - na jej podstawie w kartotece kontrahentów można przypisać danemu kontrahentowi wybrany wariant tabeli odsetek.
• Od dnia - data, od której odsetki mają obowiązywać.
• Wartość odsetek, wyrażona w procentach - wartość w stosunku rocznym lub za każdy dzień zwłoki.
• Za okres - dotyczy okresu wartość odsetek. Można wpisać liczbę 365 (odsetki liczone na rok) bądź inną liczbę dni (odsetki na każdy dzień zwłoki).
• Ustawowe - jeśli dany wariant odnosi się do odsetek ustawowych, należy zaznaczyć to pole w dolnej części formularza.
• Opis - pole przeznaczone na notatki, do dowolnego wykorzystania.

Formy płatności

Formy płatności w Wapro Anywhere to kartoteka pełniąca rolę słownika, przechowującego nazwy i ustawienia dotyczące sposobów regulowania zobowiązań i należności, takich jak gotówka, przelew, czek oraz domyślnych terminów płatności. Kartoteka form płatności jest dostępna w menu Kartoteki | Formy płatności oraz z różnych miejsc w programie, gdzie korzysta się z pola Forma płatności, na przykład podczas wystawiania faktury.

Formy płatności są proponowane przez program podczas wypełniania dokumentów handlowych i finansowych. Większość popularnych form płatności jest już dostępna w systemie i nie można ich zmieniać lub usuwać. Jednak użytkownik ma możliwość dodania własnej nazwy formy płatności. Usunięcie takiego zapisu będzie możliwe, jeśli nie został wcześniej użyty w żadnym dokumencie.

Użytkownik ma również możliwość określenia, które formy płatności powinny być uwzględniane w limicie kupieckim oraz które powinny generować automatyczne rozliczenia. To pozwala użytkownikowi kontrolować automatyczne procesy wykonywane przez system podczas zatwierdzania dokumentów.

Po wybraniu przycisku Popraw lub wciśnięciu klawisza F2 użytkownik może wybrać dodatkowe atrybuty dla danej formy płatności:

• Kolejność na liście - umożliwia sortowanie form płatności według częstości ich używania.
• Generuj automatyczne rozliczenie (KP/KW) - jeśli ta opcja jest ustawiona, system automatycznie generuje dokument KP (kasa przyjmie) lub KW (kasa wyda) w dokumentach finansowych dla form płatności gotówkowych o terminie płatności 0 dni.
• Wliczaj do limitu kupieckiego - pozwala uwzględnić zobowiązania związane z innymi formami płatności podczas obliczania limitu kupieckiego.
• Operator - umożliwia przypisanie kontrahenta oznaczonego jako "Operator płatności", który służy do ewidencjonowania rozliczeń z instytucją obsługującą płatności, na przykład PayU lub Przelewy24.
• Link płatności - umożliwia przypisanie operatora płatności, na przykład Przelewy24, co pozwala na tworzenie unikalnych linków do płatności, które mogą być umieszczone na wydrukach lub wysyłane w e-mailach.