Drzewo filtrowania kartoteki

W czasie pracy z programem wielokrotnie zachodzi potrzeba wyboru danego elementu z listy (kartoteki) informacji przechowywanych w bazie danych Wapro Mag. Na przykład przy sprzedaży, nazwę towaru wybiera się z kartoteki asortymentów, w podobny sposób wybiera się z listy nazwę magazynu przy zmianie magazynu aktywnego (bieżącego), czy też wskazuje się dokumenty magazynowe, zamówienia, zlecenia produkcyjne itd. Przy bardzo długiej liście celowe jest ograniczenie zakresu wyświetlanych pozycji poprzez podzielenie jej na podzbiory, np. z listy dokumentów magazynowych można wydzielić dokumenty: przychodu, rozchodu, przesunięcia międzymagazynowego, odpowiadające im dokumenty korygujące i inne. Służy do tego drzewo filtrowania listy, znajdujące się z lewej strony kartoteki.

Drzewo filtorwania kartoteki w Wapro Mag pozwala w sposób hierarchiczny grupować (segregować) pozycje wyświetlane w kartotece. Struktura i złożoność drzewa jest różna dla różnych okien i zależy od rodzaju przedstawianej w nich informacji. Drzewo filtrowania obsługiwane jest za pomocą myszy (sposób zalecany ze względu na wygodę) lub klawiatury. Przejście między oknem drzewa filtrowania listy a listą (kartoteką) umożliwia klawisz Tab.

Korzystanie z drzewa filtrowania listy prześledzić można na przykładzie kartoteki asortymentów. Umożliwia ono ograniczenie wyświetlanych pozycji do jednej kategorii asortymentowej.

Początkowo w oknie drzewa filtrowania listy artykułów istnieje tylko jedna pozycja oznaczona Wszystko. W tej sytuacji w oknie z prawej strony drzewa wyświetlane są wszystkie pozycje asortymentowe zapisane w bazie danych Wapro Mag.

Przez podwójne kliknięcie żółtej ikony znajdującej się przy pozycji Wszystko powodujemy rozwinięcie drzewa filtrowania. Nazwa każdej gałązki odpowiada nazwom kategorii asortymentowych zapisanych w programie. Jeśli teraz wskażemy przez kliknięcie myszą dowolną nazwę kategorii, spowodujemy ograniczenie wyświetlanej obok listy asortymentowej tylko do artykułów należących do tej kategorii.

Zwinięcie drzewka następuje po ponownym dwukrotnym kliknięciu ikony Wszystko.

Korzystanie z drzewa filtrowania listy w Wapro Mag przypomina obsługę drzewa folderów w Eksploratorze Windows.

Filtrowanie zawartości kartoteki

Funkcja filtrowania przydatna jest przy pracy z dużym zestawem danych. Umożliwia ograniczenie zakresu wyświetlanych pozycji na liście (w kartotece), np. powodując wyświetlanie jedynie listy kontrahentów z siedzibą w Gdańsku albo pokazując jedynie towary, których stan magazynowy przekracza zadeklarowany stan maksymalny. Kryteria filtrowania ustala użytkownik, wybierając odpowiedni zestaw opcji spośród proponowanych przez program. Oczywiście zestaw opcji filtrowania zależy od konkretnego miejsca w programie (kartoteki, rejestru), dlatego opis będzie dotyczył tylko ogólnych zasad obsługi.

W całym programie dostęp do okna dialogowego definicji filtru daje klawisz F8 — Filtruj, zaś ikona ekranowa ma kształt lejka (na górze okna kartoteki). Po zatwierdzeniu definicji filtru program sprawdza dla kolejnych pozycji w kartotece, czy spełniają podane przez użytkownika warunki. Pozycje, które nie pasują do wzorca są pomijane. O tym, że jakiś filtr jest aktywny świadczy zmiana koloru lejka na ikonie z niebieskiego na czerwony.

Wyłączenie aktywnego filtru odbywa się albo przez naciśnięcie klawisza wywołującego dany filtr razem z klawiszem Ctrl, w naszym przykładzie należy więc użyć kombinacji Ctrl+F8, bądź też skorzystać z przycisków myszki. W całym programie dostępny jest też uniwersalny klawisz Ctrl+F10 kasujący ustawienia wszelkich filtrów.

Nad oknem danych w kartotekach asortymentów i kontrahentów, pośród innych ikon filtrowania znajduje się ikona przedstawiająca opcję zaznaczoną znacznikiem fajki. Działa ona jak przełącznik (kolejne kliknięcia włączają i wyłączają działanie funkcji) między dwoma trybami wyświetlania danych:

• ikona wyłączona - w kartotece wyświetlane są pozycje, które pasują do ustawionych opcji filtrowania danych.
• ikona włączona - działanie wszystkich filtrów jest chwilowo zawieszone, natomiast wyświetlane są pozycje zaznaczone w kartotece ręcznie, lub za pomocą operacji grupowych.

Każde okno dialogowe definiowania filtru wyposażone jest w funkcję Czyść ustawienia, klawisz Ctrl+C. Powoduje ona wyzerowanie wszystkich parametrów filtrowania. Można wówczas przystąpić do budowy nowego warunku filtrowania.

Działanie filtrów prześledzimy na przykładzie kartoteki kontrahentów. Przy wyświetlonej liście kontrahentów naciskamy klawisz F8. Pojawia się okno definiowania filtru. Poniżej opisano niektóre metody ustawiania parametrów.

1. Wybór spośród opcji wzajemnie wykluczających się - w górnej części okna przy polu Płatnik VAT znajdują się trzy warianty: Wszyscy, Płatnicy VAT, Inni. Wyboru dokonuje się stawiając okrągły znacznik (tzw. przycisk opcji/radiowy) przy odpowiednim wariancie, lecz w danej chwili zaznaczony może być tylko jeden z nich.
2. Wybór spośród opcji wzajemnie niezależnych - znacznik w kształcie kwadratu oznacza opcje, które można ze sobą łączyć w dowolny sposób. Znacznik ten wykorzystywany jest również do uaktywniania (włączania) dodatkowych opcji precyzujących działanie filtru. W naszym przykładzie postawienie znacznika przy opcji Termin należności udostępnia okienko Od...Do..., w którym można podać zakres dat.
3. Przycisk trójkąta skierowanego w dół znajdujący się na końcu pola - oznacza, że naciśnięcie klawisza Enter spowoduje rozwinięcie listy dostępnych wartości. Użytkownik może wybrać tylko jedną spośród proponowanych mu wartości. W naszym przykładzie pole Grupa cenowa może przyjmować wartości nazw grup cenowych zdefiniowanych przez użytkownika.
4. Pola związane z listami (kartotekami) - oznaczone są żółtą ikoną kartoteki. Po kliknięciu tej ikony wyświetlana jest zawartość kartoteki, w której należy wskazać właściwą pozycję. W naszym przykładzie klikniecie na ikonie przy polu Kraj otwiera okno podręcznej kartoteki przechowującej nazwy i identyfikatory państw. Wybranie jednego z nich spowoduje ograniczenie wyświetlania np. tylko do kontrahentów z Niemiec.
5. Wartość pola wpisywana z klawiatury - w niektórych przypadkach warunek filtrowania należy wpisać z klawiatury. W ten sposób można np. ograniczyć listę kontrahentów do firm mających siedzibę w konkretnej miejscowości. W tym celu w rubryce Miasto wystarczy wpisać np. „Piła”.

Warto wiedzieć

W wariancie Prestiż Wapro Mag dochodzi możliwość filtrowania po polach dodatkowych - te z kolei mogą być wpisywane ręcznie, wybierane z listy lub ze słownika.

W wariancie Prestiż Plus Wapro Mag dodatkowa możliwość filtrowania to tabele dodatkowe powiązane z danym elementem.

Filtry użytkownika

Użytkownik może zapamiętywać wybrane ustawienia filtrów na różnych ekranach pozwala to przyspieszyć proces wyszukiwania zestawów danych, na których użytkownik najczęściej pracuje.

Zapisywanie filtrów dotyczy ustawień zdefiniowanych na oknie filtrów dostępnych pod klawiszem F8 na różnych ekranach w tym listy dokumentów czy kartoteki.

• Aby zapisać ustawienia wybrane na oknie należy po wybraniu wszystkich filtrów wybrać ikonkę lejka z zielonym plusem, która spowoduje otwarcie nowego okna z możliwością podania nazwy filtru, jego opisem oraz listą użytkowników, dla których ten filtr ma być widoczny.
• Ikona teczki z filtrem odpowiada za wyświetlenie wszystkich filtrów, które w danym kontekście są dostępne.
• Ikona filtra z ołówkiem służy do zapisywania zmian, których użytkownik dokonał na ekranie filtrów w aktualnie wybranym filtrze. Ikona ta przyjmuje kolor czerowny, jeśli aktualnie użytkownik ma wybrany jakiś filtr i można dokonać zapisu.

Filtrowanie rejestru dokumentów ze względu na kontrahenta

We wszystkich miejscach programu, gdy prezentowana jest lista dokumentów (rejestr dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych, zamówień, itd.), można skorzystać z funkcji ograniczającej wyświetlanie tylko do pozycji konkretnego kontrahenta.

Funkcję uruchamia się klawiszem F7. Wyświetlana jest wówczas kartoteka kontrahentów. Wybór kontrahenta z listy odbywa się w zwykły sposób, przez podświetlenie właściwej pozycji i naciśnięcie klawisza Enter — Wybierz. Nazwa firmy zostanie przeniesiona do pola opisanego F7 Kontrahent w górnej części okna rejestru dokumentów. Wyłączenie filtru odbywa się przez naciśnięcie klawisza Ctrl+F10 lub kliknięcie myszą czarnej ikony X, umieszczonej na prawo od wspomnianego pola. Pojawi się wówczas napis "Wszyscy kontrahenci".

Można pominąć wybór kontrahenta z kartoteki. Naciśnięcie klawisza Shift+F7 spowoduje przyjęcie jako kryterium filtrowania nazwy tego kontrahenta, którego dotyczy dokument aktualnie wskazany na liście (podświetlony).