Operacje związane z zamówieniami

W operacjach związanych z zamówieniami programu Wapro Mag wygląd okna rejestru zamówień, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w rejestrze (tj. dodanie nowych zamówień, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe.

Wystawianie zamówienia

Wystawianie zamówienia w programie Wapro Mag odbywa się w rejestrze zamówień i inicjowane jest klawiszem Insert. Nagłówek zamówienia i specyfikację zamawianych towarów tworzy się analogicznie, jak w dokumencie magazynowym. Można przyjmować i składać zamówienia na wszystkie rodzaje asortymentów: towary, produkty, usługi, a po włączeniu w ustawieniach programu opcji zezwalającej na sprzedaż i zakup opakowań, również opakowania. Specyfikacja może również uwzględniać towary niedostępne w magazynie - sprowadzenie towaru na zamówienie.

Przy każdej pozycji w udostępnionym oknie dialogowym należy jeszcze podać:

• Ilość zamawianą,
• Ilość do rezerwacji (tylko zamówienia od odbiorców),
• Cenę towaru,
• procentowy Rabat lub Narzut (liczony dla konkretnego towaru)
• ewentualnie skorygować Jednostkę miary.

Gotowe zamówienie zatwierdza się i zapisuje w rejestrze naciskając klawisz F10.

Przeglądanie, poprawianie, anulowanie i drukowanie zamówień

Lista zamówień wystawionych w programie prezentowana jest po uruchomieniu funkcji Magazyn | Zamówienia. Wygląd okna dokumentów jest analogiczny, jak w przypadku listy dokumentów magazynowych. Zamówienia skierowane do dostawców standardowo otrzymują sygnatury ZD, zaś zamówienia złożone przez odbiorców — sygnatury ZO. Dostępne są również wszystkie funkcje pomocnicze kartotek i rejestrów (szybkie wyszukiwanie, sortowanie, filtrowanie itd.).

W rejestrze zamówień dostępne są standardowe operacje na dokumentach. Podświetlony na liście dokument można:

• obejrzeć naciskając klawisz Shift+F2,
• wydrukować naciskając klawisz Ctrl+D,
• ewentualnie poddać edycji (poprawić), naciskając klawisz F2. Modyfikacja może dotyczyć zarówno danych w nagłówku, jak i specyfikacji towarowej i przebiega dokładnie tak samo, jak przy tworzeniu nowego zamówienia.
• anulować zamówienie bez realizacji należy podświetlić pozycję przeznaczoną do skasowania i nacisnąć klawisz Delete.

W przypadku drukowania zamówień w oknie konfigurowania wariantu wydruku, uruchamianego klawiszem ekranowym ..., można spowodować m.in. umieszczanie na wydruku tekstu uwag do dokumentu i tekstu opisu pozycji asortymentowej, indeksu katalogowego i handlowego, kodu kreskowego (w wersji numerycznej). Można wreszcie drukować zamówienia w wariancie z cenami (do wyboru: netto i brutto) lub bez podawania cen.

Przeglądanie zamówień kończy klawisz Esc.

Realizacja zamówień

Przy realizacji zamówienia program umożliwia przeniesienie do dokumentu magazynowego wszystkich bądź tylko części pozycji ze specyfikacji towarowej zamówienia. Ponadto pozycje można przenosić w całości, lub częściowo. Jeżeli więc zajdzie potrzeba stopniowej realizacji zamówienia (tzn. podzielenia zamówionej ilości na kilka części), można podać przy każdej pozycji ilość aktualnie realizowaną.

Naciśnięcie klawisza Ctrl+R podczas tworzenia dokumentu PZ lub WZ spowoduje wyświetlenie listy zamówień związanych z konkretnym kontrahentem. Po wskazaniu właściwej pozycji pojawi się specyfikacja towarów (treść zamówienia). Pozycje, które chcemy przenieść do dokumentu magazynowego, zaznaczamy klawiszem Spacji. Spowoduje to włączenie zaznaczenia (fajki) w pierwszej kolumnie. W tym momencie możliwa jest jeszcze zmiana w specyfikacji zamówienia ilości do realizacji, klawiszem F2.

W konfiguracji firmy (menu Admin | Konfiguracja firmy | Zamówienia) znaduje się parametr Ceny na zamówieniu od odbiorcy przy realizacji, który określa, czy podczas realizacji zamówienia od odbiorcy przenosić na fakturę ceny z zamówienia (ceny umowne), czy też stosować domyślne ceny sprzedaży. Należy mieć na uwadze, że ceny nie zostaną zmienione, o ile w kartotece towarów nie ustawiono domyślnych cen sprzedaży dla poszczególnych artykułów.

Przeniesienie zaznaczonych pozycji z zamówienia do dokumentu magazynowego następuje po naciśnięciu klawisza F10. Realizacja kolejnego zamówienia wymaga ponownego naciśnięcia Ctrl+Z.

Eksport i import zamówień

W przypadku zamówień, podobnie jak dla dokumentów magazynowych, istnieje możliwość eksportu całych dokumentów lub wybranych pozycji, w formie pliku tekstowego i wczytanie ich w innej instalacji Wapro Mag. Eksport pozycji asortymentowych do pliku tekstowego inicjujemy klawiszem Shift+F6 będąc w trybie edycji dokumentu magazynowego (lub zamówienia). Import specyfikacji towarowej uruchamiamy klawiszem Shift+F5, również przy otwartym oknie wystawiania/poprawiania dokumentu.

Natomiast eksport i import zaznaczonych dokumentów w całości dotyczy zamówień i dokumentów przesunięć międzymagazynowych i dostępny jest w oknie operacji dodatkowych otwieranym w rejestrze dokumentów klawiszem Ctrl+O lub poprzez menu kontekstowe otwierane prawym klawiszem myszy. Funkcja ta ułatwia przesyłanie zamówień między firmami, a ponadto może być użyta jako rodzaj zapisanego na stałe zamówienia w przypadku, gdy klient okresowo (wielokrotnie) składa takie samo, lub bardzo zbliżone zamówienie. Wystarczy wyeksportować na dysk specyfikację takiego dokumentu i w razie potrzeby wykonać import i uaktualnić wpisy (daty, ceny, zamawiane ilości itp.) Przy dużych dokumentach znakomicie oszczędza to pracy operatora.

Przed wywołaniem funkcji należy zaznaczyć w rejestrze zamówień dokumenty przeznaczone do eksportu lub, w przypadku eksportu części dokumentu, zaznaczyć pozycje asortymentowe w specyfikacji zamówienia. Program zapisuje dane do wskazanego przez użytkownika pliku dyskowego. Zapis odbywa się w formacie czystego tekstu ASCII, dzięki czemu łatwo jest zapoznać się i w razie potrzeby wyedytować ręcznie taki plik, czy przesłać go kontrahentowi za pośrednictwem Internetu.

Warto wiedzieć

Twórcy programu dołożyli starań, aby przenoszenie dokumentów tą drogą było możliwie zautomatyzowane. Poza zwykłą specyfikacją towarową do pliku transferowego trafiają także inne potrzebne informacje o wersji i strukturze bazy danych, informacje z kartotek itp. Dlatego przy wczytywaniu danych w innym komputerze nie powinno być problemów z włączeniem dokumentów do istniejącego rejestru zamówień, a bazy danych zostaną w razie potrzeby odpowiednio zmodyfikowane i uzupełnione.

Eksport zamówień do Excela

Funkcja Eksport do Excela dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Zasadniczo umożliwia zapisywanie treści rejestru zamówień w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale "Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki/rejestru do Excela".

Przenoszenie zamówień z bufora do głównego rejestru zamówień

W sytuacji, kiedy do bufora trafiły zamówienia (wpisane ręcznie, lub utworzone generatorem) zachodzi potrzeba przeniesienia ich do rejestru głównego. Możemy to wykonać przy pomocy przycisku Przenieś z bufora (F10), który pojawi się po wybraniu sekcji Bufor zamówień na drzewku typów dokumentów.

Automatyczne generowanie zamówień

Program umożliwia automatyczne generowanie zamówień na podstawie zdefiniowanych parametrów. Zamówienia po utworzeniu trafiają do bufora zamówień, skąd mogą zostać przeniesione do rejestru głównego. Generator został opisany w podrozdziale "Generator zamówień".