Zamówienia

Aby wyświetlić listę zamówień wystawionych podzas pracy z programem Wapro Anywhere należy przejść do menu: Magazyn | Zamówienia. Zamówienia skierowane do dostawców standardowo otrzymują sygnatury Zamówienia skierowane do dostawców mają standardowo oznaczenie "ZD", natomiast zamówienia złożone przez odbiorców mają oznaczenie "ZO".

Na liście zamówień dostępne są wszystkie standardowe operacje na dokumentach, takie jak tworzenie nowego zamówienia, przeglądanie, edycja, drukowanie i usuwanie istniejących dokumentów. Obsługa tych operacji odbywa się analogicznie do dokumentów magazynowych.

Przy użyciu drzewa filtrów możliwe jest filtrowanie wpisy na liście, dzieląc je na typ dokumentu lub ich status.

Podpowiedź

Po wybraniu sekcji Zamówienia do dostawców w drzewie filtrów i uruchomieniu dodawania nowego zamówienia za pomocą opcji Dodaj, system rozpozna, że chcesz utworzyć dokument ZD i przypisze typ automatycznie.

Opis formatki danych

Poniżej zamieszczono opis wybranych, wymagających wyjaśnienia, pól w formatce zamówienia.

Nagłówek zamówienia

• Typ zamówienia:
  • zamówienie do dostawcy,
  • zamówienie od odbiorcy.
• Kontrahent.
• Numer zamówienia (może być nadawany ręcznie lub automatycznie).
• Data rejestracji zamówienia (w formacie obowiązującym w systemie Windows).
• Termin realizacji (musi być późniejszy niż data rejestracji zamówienia).
• Sposób rezerwacji ilości zamawianej (dostępny tylko przy zamówieniach od odbiorców) - polega na blokowaniu możliwości sprzedaży innym odbiorcom zarezerwowanego towaru — dla wszystkich kontrahentów poza zamawiającym program wykazuje stany magazynowe pomniejszone o liczbę objętą rezerwacją. Użytkownik w każdej chwili może wycofać towar z rezerwacji.
  • Automatyczna rezerwacja: cała zamawiana ilość towaru zostaje zablokowana.
  • Ręczna rezerwacja: użytkownik może zablokować tylko część zamawianej ilości towaru podczas wypełniania specyfikacji towarowej zamówienia.
    Podpowiedź

    Domyślny tryb rezerwacji towaru użytkownik może zmienić w menu Admin | Konfiguracja firmy | Zamówienia. W tym miejscu może również określić inne zachowania domyślne dla programu dotyczące modułu zamówień.

• Zamówienie walutowe (opcjonalne - można włączyć w zakładce Pozycje zamówienia):
  • Waluta,
  • Kurs,
  • Z dnia (data).
• Rejestruj w buforze - decyduje o trybie rejestracji zamówienia.
  • Rejestr główny: zamówienie trafia bezpośrednio do rejestru głównego i oczekuje na realizację,
  • Bufor zamówień: zamówienie trafia do bufora, który pełni funkcję "poczekalni dokumentów" i przypomina brudnopis zamówienia. Dokument w buforze otrzymuje kolejny numer, nie powoduje rezerwacji. Po edycji i akceptacji zamówienie przenoszone jest z bufora do rejestru głównego, gdzie otrzymuje swój kolejny numer i ewentualnie dokonywana jest rezerwacja towaru.

Zakładka Informacje nagłówkowe

• Zaliczka - pole służy do wpisania wysokości zaliczki pobranej od odbiorcy lub zapłaconej dostawcy. Aby otworzyć listę zaliczek związanych z wybranym kontrahentem, należy użyć klawisza Ctrl+L. W oknie tym można skojarzyć poczynione zaliczki z wypełnianym zamówieniem. Zaliczki są rejestrowana przez moduł kasowy. Kwoty zaliczek skojarzonych z zamówieniem zostaną po jego realizacji uwzględnione przy rozliczeniach z kontrahentem, co oznacza, że zostaną odjęte od kwoty do zapłaty na fakturze lub rachunku. Możliwe jest również powiązanie zaliczki z istniejącym dokumentem finansowym w zakładce Lista płatności.

• Numer zamówienia klienta (tylko zamówienia od odbiorców) - pole umożliwia wpisanie numeru zamówienia w ewidencji dostawcy.

• Priorytet rezerwacji - określa kolejność, w jakiej towar z magazynu będzie przydzielany do rezerwacji. Przewidziano trzy stopnie priorytetu:

  • wysoki,
  • średni,
  • niski.

  Gdy odbiorca prosi o rezerwację większej ilości towaru, niż jest dostępna w magazynie, program przydzieli mu całą posiadaną ilość, a brakująca część zostanie dołączona do rezerwacji przy najbliższej dostawie do magazynu. Kolejność, w jakiej będzie rezerwowany napływający towar, jest określona przez przypisany priorytet realizacji rezerwacji w zamówieniu. W pierwszej kolejności towar będzie przydzielany do rezerwacji na zamówieniach z najwyższym stopniem pilności, następnie na zamówieniach z drugim priorytetem i tak dalej, aż do wyczerpania zamówień lub towaru dostępnego w magazynie. W obrębie każdego stopnia priorytetu rezerwacja odbywa się chronologicznie, według kolejności składania zamówień.

• Pracownik - pole umożliwia przypisanie nazwiska pracownika, który wystawił zamówienie. Można wybrać nazwisko z kartoteki pracowników. Jeśli nazwiska pracowników są powiązane z użytkownikami systemu Wapro Anywhere, program automatycznie wypełni to pole na podstawie zalogowanego użytkownika.

• Uwagi - pole umożliwia wpisanie krótkich uwag dotyczących zamówienia. Uwagi mogą być drukowane na wydruku zamówienia, jeśli włączona jest opcja Drukuj uwagi w konfiguracji wariantu wydruku.

• Nr rachunku bankowego wystawcy - pole umożliwia podanie rachunku bankowego, który może być używany przy generowaniu faktury ProForma z zamówienia.

• Adres dostawy - pole umożliwia wpisanie adresu dostawy zamówienia, jeśli jest inny niż adres kontrahenta.

• Rabat/Narzut - pole umożliwia przypisanie rabatu lub narzutu do wszystkich pozycji zamówienia.

• Waluta-Kurs-Z dnia - pole aktywne, gdy włączona jest opcja Zamówienia walutowe w nagłówku zamówienia. Pozwalają wybrać walutę, w której składane jest zamówienie oraz podać kurs i datę kursu.

• Osoba zamawiająca - pole umożliwia przypisanie kontaktu kontrahenta jako osoby składającej zamówienie, co pozwala zachować informację, kto złożył zamówienie w imieniu kontrahenta.

• Kod kreskowy - pole umożliwia generowanie i drukowanie unikalnego kodu kreskowego. Kod kreskowy może być używany do łatwego wyszukiwania dokumentu w systemie poprzez zeskanowanie go. Ustawienia dotyczące generowania kodu kreskowego są dostępne w administracji firmy w sekcji zamówień.

Zakładka Pozycje zamówienia

Zakładka Pozycje zamówienia w Wapro Anywhere umożliwia wybór pozycji zamówienia z kartoteki artykułów. Dla każdej pozycji należy zdefiniować poniższe pola:

• Ilość zamówiona.
• Ilość do rezerwacji (tylko zamówienia od odbiorców).
• Cena netto/Cena brutto.
• Rabat/Narzut - wartość rabatu/narzutu dotyczy tylko wybranej pozycji asortymentowej, a nie całego dokumentu. Zapomocą klawisza ekranowego P, znajdujący siępo prawej stroneipola, wywołać można okno umożliwiające obliczenie wartości rabatu i narzutu w formie procentowej lub kwotowej. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje automatyczne obliczenie pozostałych.
• Opis - za pomocą tekstu opisu dołączyć można komentarz do poszczególnych pozycji asortymentowych. Aby dodać opis należy wywołać jego okno za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+O. Aby wydrukować opis, należy włączyć opcję Drukuj opis pozycji w oknie konfiguracji wariantu wydruku.

Zakładka Statusy zamówień

Zakładka Statusów zamówień w Wapro Anywhere daje użytkownikowi pełną kontrolę nad statusami zamówień, niezależnie od systemowych statusów związanych z realizacją. Użytkownik może określić szczegółowe informacje o statusach, które będą prezentowane klientowi w sklepie, na przykład przy współpracy ze sklepem internetowym Wapro B2C/B2B. Każda zmiana statusu może być dodatkowo opatrzona komentarzem i jest rejestrowana w historii zmian.

Aby skonfigurować statusy zamówień w Wapro Anywhere, należy skorzystać z menu Admin | Statusy dokumentów | Statusy zamówień.

Zakładka Informacje dodatkowe

Zakładka Informacje dodatkowe w Dokumentach zamówień Wapro Anywhere pozwala wprowadzić do zamówienia opcjonalny komentarz.

Zakładka Adresy dostawy

W zakładce Adresy dostawy w Dokumentach zamówień Wapro Anywhere możliwe jest wprowadzenie innego adresu dostawy niż adres wynikający z danych kontrahenta. W tej zakładce użytkownik może również określić preferowane formy dostawy, takie jak różne typy przesyłek.

Zakładka Bufor zamówień

Bufora zamówień w Wapro Anywhere służy do przechowywania tymczasowych dokumentów zamówień, zarówno tych utworzonych ręcznie, jak i wygenerowanych przez Generator zamówień. Zamówienia umieszczone w buforze mogą być edytowane, a nastęnie przeniesione do głównego rejestru zamówień. Zamówienia w buforze nie mają żadnych skutków, oprócz przydzielenia im numeru z puli numerów bufora. Dopiero po przeniesieniu zamówienia do rejestru głównego, będą uwzględniane rezerwacje, a dokument będzie dostępny do realizacji.

Zamówienia mogą trafić do bufora na dwa sposoby:

• poprzez Generator zamówień,
• poprzez dodanie ich bezpośrednio z poziomu rejestru zamówień (należy zaznaczyć pole Rejestruj w buforze, podczas dodawania nowego zamówienia).

Zamówienia pozostające w buforze mogą tam figurować przez dowolny czas, ale do momentu aż wartości artykułów na dokumencie:

• nie będzie miała żadnego znaczenia dla rejestru głównego zamówień,
• nie będzie uwzględniana w zestawieniach,
• nie będzie stanowiła dodatkowego zakresu parametrów dla generatora zamówień.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się na przeniesienie zamówienia do rejestru głównego, należy zaznaczyć jedno lub więcej zamówień, a następnie nacisnąć przycisk Z bufora lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+B.

Zarządzanie rezerwacjami

Funkcja zarządzania rezerwacjami w Wapro Anywhere umożliwia przenoszenie rezerwacji pomiędzy różnymi zamówieniami, gdzie jedno z nich posiada zarezerwowany towar, a drugie oczekuje na taką rezerwację. Można to zrobić poprzez operacje dodatkowe na wybranej pozycji edytowanego zamówienia. Przykład tego procesu został przedstawiony poniżej.

Scenariusz:

Zakładamy sytuację, w której dwóch kontrahentów złożyło zamówienia dla towaru o nazwie "Drukarka":

1. K1: Zamawia 10 szt.
2. K2. Zamawia 20 szt.

Obydwa zamówienia składane są w trybie rezerwacji automatycznej, co oznacza, że po wprowadzeniu towaru na stan, program automatycznie w pierwszej kolejności rezerwuje go pod te zamówienia.

Liczba produktów potrzebna do zrealizowania obydwu zamówień to 30 sztuk. Niestety dostawca dysponuje towarem w liczbie 20 sztuk, co zostało odzwierciedlone w zarejestrowanej fakturze zakupu w systemie. Zgodnie z kolejnością powstawania zamówień system zarezerwował 10 szt. dla K1 oraz 10 szt. dla K2.

Zachodzi jednak potrzeba, by w pierwszej kolejności zrealizować zamówienie dla K2, jednakże, w związku z tym, że system zarezerwował produkty do zamówienia dla kontrahenta K1 brakuje 10 szt. towaru. Korzystając z nowej funkcjonalności można łatwo przesunąć rezerwację pomiędzy zamówieniami. W tym celu należy:

1. Wejść w edycję zamówienia dla K1, a następnie na pozycji, której rezerwacja dotyczy, wybrać menu operacji dodatkowych i opcję Zarządzanie rezerwacjami pozycji (Ctrl+Alt+R).

2. Pojawi się okno przenoszenia rezerwacji. Pozwala ono przenieść rezerwacje w dwóch kierunkach:

   • Z wybranej pozycji - pozycja podświetlona zwolni rezerwację na rzecz innego zamówienia;
   • Na wybraną pozycję - pozycja z innego zamówienia odda towar dla podświetlonej pozycji.

   Dzięki temu użytkownik może zarządzać rezerwacjami albo od strony zamówienia, które ma oddać rezerwację, albo od tego, na które chce ją przenieść. Uruchomione okno od razu pokazuje tylko zamówienia, które zawierają określoną pozycję i pozwalają na przeniesienie rezerwacji.

3. Kolejnym krokiem jest wpisanie liczby towarów, którą chcemy przenieść pomiędzy dokumentami do kolumny Do przeniesienia.

   • Jeśli system nie będzie w stanie przenieść wybranej liczby, poinformuje użytkownika stosownym komunikatem.
   • Jeśli rezerwacja będzie możliwa do przeniesienia, po wpisaniu liczby pozycja zmieni kolor na zielony.

4. Aby dokonać przeniesienia wybranych pozycji należy wybrać przycisk PRZENIEŚ REZERWACJE (F10).

Jeśli rezerwacja była przemieszczana z bieżącego zamówienia na inne, po jej przeniesieniu pozycja oznaczona jako Przenieś Z… zostanie wyszarzona. Ponadto wartość w sekcji Zarezerwowano zostanie zaktualizowana, co zaznaczono czerwonym kolorem na poniższym obrazku.