Dokumenty magazynowe - formatka pozycji

Aby uzyskać dostęp do listy dokumentów magazynowych wystawionych podczas pracy z programem (tj. od czasu ostatniego zamknięcia okresu rozliczeniowego) należy skorzystać z funkcji Magazyn | Dokumenty magazynowe.

W celu prowadzenia ewidencji towarów w magazynie pod względem rodzaju, ilości i wartości, wykorzystuje się trzy rodzaje dokumentów oznaczanych sygnaturami:

• PZ - przyjęcie zewnętrzne: dokument stosowany jest do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Wystawia się go na podstawie faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
• WZ - wydanie zewnętrzne: wystawiany jest przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego. Na jego podstawie sporządza się dokument handlowy dla odbiorcy.
• MM - przesunięcia międzymagazynowe: dokument wykorzystywany jest przy przenoszeniu towaru między dwoma magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. W wyniku wystawienia MM powstają dwa dokumenty magazynowe: rozchodowy MW w magazynie, z którego wydawany jest towar, oraz identyczny dokument przychodowy MP w magazynie, do którego przyjmowany jest towar.

Dokumenty usługowe

Linia Wapro Anywhere, poza powyżej omówionymi dokumentami, korzysta standardowo dokumentów:

• ZU - zakup usług - dokument stosowany do odnotowania zakupu usług w firmie. Podobnie jak PZ wystawiany jest na podstawie faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
• SU - sprzedaż usług - dokument stosowany przy świadczeniu usług na rzecz klienta. Na podstawie SU sporządza się dokument handlowy dla odbiorcy

Warto wiedzieć

Dokumenty SU/ZU kwalifikowane są jako dokumenty techniczne, co oznacza, że nie jest możliwe wystawienie korekty takiego dokumentu bezpośrednio (analogicznie do PZ/WZ). Korekty dla SU/ZU mogą występować jedynie w wyniku korekty dokumentu handlowego, na którym uwzględniona jest usługa.

Wprowadzenie tych dokumentów do programu związane było z tym, że w przypadku usług nie są odnotowywane stany magazynowe, a dokument handlowy musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego.

Dokumenty własne

W gospodarce materiałowej stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych oznaczonych sygnaturami:

• PW - Przychód Wewnętrzny,
• RW - Rozchód Wewnętrzny.

W systemie Wapro Anywhere istnieje również opcja tworzenia własnych rodzajów (sygnatur) dokumentów. Obsługa takich dokumentów (tworzenie, drukowanie, przeglądanie, poprawianie, anulowanie) jest analogiczna do dokumentów standardowych. Dokumenty własne mogą także służyć jako podstawa do wystawienia dokumentów płatności (faktur, rachunków). Warunkiem jest zaznaczenie opcji Dokument związany z fakturą w czasie definiowania dokumentu w menu: Admin | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe.

W systemie Wapro Anywhere, wszystkie operacje związane ze zmianą stanów magazynowych wymagają wystawienia odpowiedniego dokumentu magazynowego. Na przykład w momencie sprzedaży, faktura powstaje na podstawie dokumentu WZ. Wystawianie dokumentów magazynowych odbywa się głównie w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn | Dokumenty magazynowe. Jednakże, jeśli firma nie korzysta z dokumentów magazynowych i nie ma wyodrębnionego działu magazynowego, użytkownik może wystawiać faktury i rachunki od kontrahentów w module dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe. W takich przypadkach Wapro Anywhere automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument magazynowy związany z fakturą i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych.

Operacje na liście

Wystawianie nowego dokumentu w Wapro Anywhere

Aby wystawić nowy dokument w programie Wapro Anywhere, należy wykonać następujące kroki:

1. Wybór odpowidniej zakładki dokumentów, np. Dokumenty magazynowe.
2. Inicjowanie operacji klawiszem Insert lub poprzez przycisk Dodaj znajdujący się w lewym dolnym rogu okna.
3. Wybór właściwego typu dokumentu (sygnaturę) z listy.
4. Wypełnienie formatki dokumentu magazynowego składającej się z nagłówka i specyfikacji towarowej. W zależności od typu dokumentu program prezentuje odpowiedni zestaw pól do wypełnienia. Opis formatki danych zamieszczono w dalszej części instrukcji.
5. Dodanie pozycji dokumentu poprzez przycisk Dodaj, znajdujący się w lewym dolnym rogu formularza.
6. Zapisanie nowego dokumentu.

Przeglądanie dokumentów w Wapro Anywhere

Aby przeglądać dokumenty w programie Wapro Anywhere, należy wykonać następujące kroki:

1. Wybór odpowidniej zakładki dokumentów, np. Dokumenty magazynowe
2. Inicjowanie operacji klawiszem Shift+F2 lub poprzez przycisk Pokaż znajdujący się w lewym dolnym rogu okna.
3. Okno podglądu dokumentu wyświetla:

• informacje z nagłówka dokumentu: typ dokumentu, numer, nazwa kontrahenta, data wystawienia, sposób obliczania wartości (wg cen netto lub brutto);
• krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT).

Podczas operacji przeglądania lub edycji dokumentu magazynowego, poniżej danych z nagłówka, znajduje się lista zawierająca specyfikację towarowo-wartościową dokumentu. Wskazanie dowolnej pozycji (towaru) na liście, naciśnięcie prawego klawisza myszy oraz wybranie opcji Lista powiązanych pozycji otwiera okno dokumentów powiązanych z tym towarem. Znajdują się tam informacje o pochodzeniu dostawy, tj. numer dokumentu magazynowego PZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktury zakupu), ewentualnie o numerze zamówienia. Analogiczna funkcja działa w rejestrze dokumentów handlowych.

Kasowanie dokumentów w Wapro Anywhere

Aby skasować dokumenty w programie Wapro Anywhere, należy wykonać następujące kroki:

1. Wybór odpowidniej zakładki dokumentów, np. Dokumenty magazynowe
2. Inicjowanie operacji klawiszem Delete lub lub poprzez przycisk Usuń znajdujący się w lewym dolnym rogu okna.
3. Ponieważ dokumentowi magazynowemu towarzyszy zazwyczaj dokument handlowy (faktura, rachunek, ew. paragon), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich.
4. Zatwierdzenie operacji usuwania.

Pamiętaj

Przy kasowaniu obowiązują następiujące ograniczenia:

• nie można kasować dokumentu PZ, jeśli sprzedawano już towar pochodzący z tej dostawy (niezależnie od tego, ile sprzedano);
• niedopuszczalne jest kasowanie faktur zakupu i sprzedaży, do których wystawiono dokumenty korygujące — możliwe jest tylko anulowanie ostatniego dokumentu korygującego. Inne zmiany należy rejestrować przez wystawienie kolejnego dokumentu korygującego.

Podpowiedź

Jeżeli zajdzie konieczność anulowania dokumentu MM, należy tego dokonać w obu magazynach — osobno dla MP i MW. Zachowanie programu można zmienić w tym zakresie poprzez parametr konfiguracyjny Admin | Konfiguracja Firmy | Dokumenty magazynowe | MM | Wzajemne kasowanie MW i MP po ustawieniu wartości na "Tak" program będzie kasował jednocześnie obydwa dokumenty.

Korekty

Lista dokumentów korygujących w linii Wapro Anywhere wyświetlana jest za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+K.

Program umożliwia przeglądanie historii wszystkich korekt związanych z konkretnym dokumentem magazynowym, które zostały utworzone w module dokumentów handlowych (menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe). Użytkownik ma możliwość podglądu faktury korygującej.

Podsumowanie listy dokumentów może zostać wyświetlone przez uruchomienie funkcji skrótem klawiszowym Ctrl+S. Opcja wyświetla krótkie podsumowanie wartościowe, zawierające kwoty netto, brutto oraz łączną sumę podatku VAT. Dodatkowo, użytkownik ma opcję wyboru zakresu uwzględnionych dokumentów: tylko dokumenty filtrowane lub tylko dokumenty zaznaczone na liście.

Program umożliwia również eksport i import dokumentów magazynowych. W ramach funcji eksportu przenosić można całe dokumentów lub wybrane pozycje w formie pliku tekstowego.

Aby zamknąć okno listy dokumentów magazynowych, można użyć klawisza Esc.

Praca na dokumentach MM

Powrót towaru do magazynu źródłowego po wykonaniu MM

W programie Wapro Anywhere, przy wystawieniu dokumentu MM, towar przesunięty na inny magazyn może być ponownie przeniesieny do magazynu źródłowego. W domyślnej konfiguracji programu, przesunięcie towaru do magazynu źródłowego oznacza powiązanie go z dostawą pierwotną. Na przykład, jeśli towar został zakupiony dokumentem FZ1 na Mag1, a następnie przesunięty przy użyciu dokumentu MM na Mag2, towar może zostać z powrotem przeniesiony do Mag1 za pomocą dokumentu MM, a program połączy ten przychód towaru z dokumentem FZ1.

Warto wiedzieć

Jeśli operacja ponownego przesunięcia zostanie wykonana po pewnym czasie, może dojść do zaburzenia kolejki FIFO, ponieważ towar wróci do dostawy, która mogła być poprzedzona innymi dostawami, a z niej mogły już zostać wykonane rozchody.

Aby zmienić to zachowanie programu, dodano parametr MP wraca do dostawy pierwotnej w menu Admin | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | MM. Po ustawieniu wartości tego parametru na "Nie", system utworzy nową dostawę wynikającą z dokumentu MM, zamiast podpinać ponownie pozycje do dostawy pierwotnej (FZ1). Ta operacja traktuje dokument MM jako nową dostawę i nie zaburza kolejki FIFO. Jednocześnie uniemożliwia wykonanie operacji korekty ilościowej na dokumencie pierwotnym zakupu (FZ1), ponieważ towar z tej dostawy został już rozchodowany fizycznie.

Podpowiedź

W programie istnieje możliwość wzajemnej modyfikacji dokumentów MM. Ta funkcjonalność jest dostępna po stronie dokumentu MW, zarówno dla dokumentu z przychodem odłożonym w czasie, jak i z przychodem natychmiastowym.

Modyfikacja dokumentu MP jest możliwa tylko wtedy, gdy dokument MM został utworzony z opcją "przychód odłożony w czasie". W przypadku modyfikacji MP, jedyną operacją, którą można wykonać na tej pozycji dokumentu, jest zmniejszenie ilości towaru.

Warto wiedzieć

Możliwość wykonania korekty na dokumencie pierwotnym zależy od różnicy między ilością zakupionego towaru a ilością rozchodowaną, oraz od żądanej ilości w korekcie ilościowej.