Jak działa Businesscheck w Wapro Mag Anywhere?
Wymiana faktur przez KSeF wymaga nie tylko zgodności technicznej dokumentów, ale również poprawności danych biznesowych i formalnych. Wapro Mag Anywhere, dzięki integracji z usługą Businesscheck w platformie Businesslink, pozwala kontrolować dokumenty jeszcze przed ich wysłaniem oraz po odebraniu z KSeF. Dzięki temu użytkownik może szybciej wykryć nieprawidłowości i ograniczyć ryzyko błędów w obiegu dokumentów.
Businesscheck to usługa weryfikacyjna dostępna w ramach platformy Businesslink, która wspiera kontrolę poprawności e-faktur wymienianych za pośrednictwem KSeF. Jej zadaniem jest analiza dokumentów zarówno przed wysłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jak i po ich odebraniu. Dzięki temu użytkownik może wykryć potencjalne błędy jeszcze przed dalszym przetwarzaniem dokumentu.
W środowisku Wapro Mag Anywhere faktury są przekazywane według schematu: Wapro Mag Anywhere → Businesslink → KSeF. Businesscheck działa na etapie pośrednim, przeprowadzając dodatkową kontrolę dokumentów. Oprócz standardowej walidacji technicznej zgodności ze strukturą XML (XSD), system identyfikuje również nieścisłości formalne, podatkowe i biznesowe, które mogłyby powodować problemy podczas rozliczeń lub obiegu dokumentów. W efekcie użytkownik otrzymuje jasną informację, czy faktura spełnia wymagania i może zostać wysłana, czy wymaga wcześniejszej korekty.
Jakie są reguły kontrolne Businesscheck?
Businesscheck wykorzystuje zestaw 47 reguł walidacyjnych podzielonych na 10 obszarów tematycznych. Każdy z nich odnosi się do innego rodzaju ryzyka – biznesowego, podatkowego lub formalnego.
| Kategoria | Liczba reguł | Co sprawdza |
|---|---|---|
| Kontrola kontrahenta | 8 | Obecność sprzedawcy i jego rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT, weryfikacja nabywcy w VIES, oznaczenie grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego, formalna poprawność NIP |
| Daty na fakturze | 4 | Termin wystawienia względem daty sprzedaży (60 dni), termin wysłania do KSeF (15 dzień następnego miesiąca), zgodność daty wystawienia z ERP, obecność daty sprzedaży |
| Kontrole płatności | 5 | Obowiązkowość MPP dla faktur powyżej 15 000 zł brutto, nadmiarowe oznaczenie MPP, MPP w fakturach walutowych, konflikt MPP z odwrotnym obciążeniem, obecność rachunku bankowego przy płatności przelewem |
| Stawki VAT i sprzedaż zwolniona | 6 | Wartości netto i VAT wg stawek, obowiązkowe PKWiU/CN przy określonych stawkach (również dla zaliczek), oznaczenie sprzedaży zwolnionej z VAT |
| Faktury walutowe | 3 | Obecność kursu waluty, zgodność kursu z wartością NBP z ostatniego dnia roboczego |
| Faktury zaliczkowe | 2 | Obecność symboli faktur zaliczkowych, zgodność sum netto, VAT i brutto dla zaliczek |
| Korekty faktur | 4 | Przyczyna korekty, typ skutku w ewidencji, okres korekty zbiorczej, ceny netto w korekcie zawierającej |
| Pozycje faktury i sumy rachunkowe | 8 | Obecność wymaganych pól pozycji (cena, ilość, jednostka, nazwa), wartości netto i brutto, unikalność numerów |
| Procedury szczególne | 6 | Procedura marży, samofakturowanie (z poprawnością NIP wystawcy i kontrolą Podmiotu 3), prefiksy VAT UE sprzedawcy i nabywcy, dane nowego środka transportu w sprzedaży do UE |
| Bezpieczeństwo techniczne | 1 | Weryfikacja bezpieczeństwa linków występujących w treści dokumentu według codziennie aktualizowanej listy ostrzeżeń CERT Polska. To jedna z kluczowych kontroli, która sprawdza całą zawartość pliku XML z fakturą |
Jak włączyć usługę Businesscheck w Wapro Mag?
Aby rozpocząć korzystanie z Businesscheck w Wapro Mag Anywhere, należy przejść do menu Administrator | Konfiguracja firmy, a następnie odszukać grupę parametrów Usługa Businesslink (Wymiana dokumentów). Następnie należy zmienić ustawienie parametrów:
- Automatyczna kontrola poprawności dokumentów Businesscheck - wybrać jedną z opcji dostępnych po rozwinięciu listy. Zgodnie z ustawieniem Businesscheck będzie weryfikował poprawność dokumentów tylko wysyłanych, tylko odebranych lub wysyłanych i odbieranych,
- Kontrola poprawności dokumentów Businesscheck podczas wysyłania ręcznego dokumentów - po ustawieniu parametru na Tak system będzie kontrolował poprawność wysyłanych i odbieranych danych.
Po zapisaniu ustawień usługa zostaje aktywowana, a informacje o wynikach weryfikacji stają się dostępne bezpośrednio w systemie. Szczegóły kontroli można sprawdzić zarówno z poziomu kartoteki dokumentów handlowych, jak i w oknie szczegółów faktury na zakładce Kontrola Businesscheck. Dla wygody użytkownika status kontroli prezentowany jest również w buforze dokumentów, w kolumnie Status Businesscheck oraz na zakładce Szczegóły dokumentu KSeF, co pozwala szybko ocenić poprawność dokumentu bez konieczności otwierania jego pełnego podglądu.
Znaczenie statusów:
- OK – dokument pomyślnie przeszedł wszystkie kontrole i może zostać dalej przetwarzany,
- Ostrzeżenie – informuje o potencjalnej nieprawidłowości, która nie blokuje procesu, jednak wymaga oceny użytkownika,
- Błąd krytyczny – wskazuje na problem uniemożliwiający dalszą obsługę dokumentu do momentu jego poprawienia,
- Nie dotyczy - dana reguła kontrolna nie ma zastosowania do analizowanego dokumentu.
Co zrobić w przypadku wykrycia błędów?
W przypadku wykrycia nieprawidłowości Businesscheck przekazuje czytelną informację o problemie oraz jego przyczynie. Sposób dalszego postępowania zależy od rodzaju dokumentu oraz konfiguracji systemu ERP.
Dokumenty sprzedażowe (wysyłane do KSeF)
W przypadku dokumentów wysyłanych do KSeF użytkownik otrzymuje szczegółowy opis wykrytej nieprawidłowości. Komunikaty mogą dotyczyć na przykład:
- niezgodnych terminów,
- braku rachunku bankowego,
- błędnych danych kontrahenta,
- niepoprawnych wartości na pozycjach faktury.
Dalsze działanie zależy od konfiguracji systemu. W niektórych przypadkach wysyłka zostanie zablokowana automatycznie, a w innych użytkownik będzie mógł samodzielnie zdecydować o kontynuowaniu procesu mimo ostrzeżenia.
Dokumenty zakupowe (odbierane z KSeF)
Faktury pobrane z KSeF zostały wcześniej zaakceptowane pod względem technicznym, jednak nadal mogą zawierać nieścisłości biznesowe lub formalne. Businesscheck pomaga wykrywać takie sytuacje jak:
- błędne dane identyfikacyjne kontrahenta,
- brak wymaganych informacji na dokumencie,
- elementy budzące wątpliwości pod względem bezpieczeństwa.
Na podstawie wyniku kontroli użytkownik może zaakceptować dokument, zgłosić potrzebę korekty wystawcy lub podjąć inne działania zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie.