Rejestr dokumentów handlowych

Dostęp do rejestru (kartoteki) dokumentów handlowych, wystawionych od czasu ostatniego zamknięcia okresu rozliczeniowego w programie Wapro Mag, uzyskuje się po wybraniu opcji Operacje handlowe | Dokumenty handlowe.

Wygląd okna rejestru, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale "Obsługa programu".

Niektóre pozycje na liście dokumentów mogą być wyróżnione kolorem:

• czcionka niebieska - przy pracy wielostanowiskowej (w sieci) oznacza, że dokument jest chwilowo niedostępny — najprawdopodobniej pracuje z nim inny użytkownik. Nazwa tego użytkownika wyświetlana jest na belce tytułowej (u góry) okna programu Wapro Mag po wybraniu opcji Shift+F2 - Pokaż na dokumencie.
• czcionka czerwona - oznacza, że dokument nie został prawidłowo zamknięty i zapisany na dysku, np. w wyniku awarii komputera, zaniku zasilania lub niepoprawnie zamkniętego programu Wapro Mag. W celu naprawienia zapisu należy skorzystać z funkcji w menu System | Dokumenty niezatwierdzone.
• czcionka szara - oznacza dokument handlowy nierejestrowany w systemie Wapro Mag. Więcej informacji znajduje się w części zatytułowanej "Wystawianie faktury korygującej do dokumentu nierejestrowanego w systemie".
• czcionka jasnobłękitna - dokument zablokowany do edycji. Automatyczne blokowanie stosuje się zazwyczaj po wykonaniu eksportu danych do zewnętrznego programu finansowo-księgowego (funkcje w menu Inne | Wymiana danych | Eksport do programu Wapro Fakir oraz Eksport do programu Wapro Kaper). Administrator systemu (względnie osoba, której nadano stosowne uprawnienia) ma prawo do edycji takich dokumentów oraz do ręcznego ustawiania i usuwania znacznika blokady dokumentu. Usunięcie blokady z faktury przywraca również możliwość edycji stowarzyszonego z nią dokumentu magazynowego.
• czcionka czarna (standardowa) - dotyczy pozostałych pozycji.

Przy wyświetlonej liście dokumentów dostępne są następujące operacje:

• Wystawianie nowego dokumentu - inicjowane klawiszem Insert. Właściwy typ dokumentu (sygnaturę) wybiera się z proponowanej listy. W dalszej kolejności wypełnia się formatkę dokumentu handlowego składającą się z nagłówka i specyfikacji towarowej. W zależności od typu dokumentu program prezentuje odpowiedni zestaw pól do wypełnienia.
• Przeglądanie dokumentów - inicjowane klawiszem Shift+F2. Okno podglądu dokumentu wyświetla:
  • Informacje z nagłówka dokumentu: typ dokumentu, numer, nazwa kontrahenta, data i miejsce wystawienia, itd.
  • Specyfikacja towarowo-wartościowa przeglądanego dokumentu - wskazanie dowolnej pozycji (towaru) na liście i naciśnięcie prawego klawisza myszy otwiera okno dokumentów powiązanych z towarem. Znajdują się tam informacje o pochodzeniu dostawy, tj. numer dokumentu magazynowego PZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktury zakupu), ewentualnie o numerze zamówienia. Analogiczna funkcja działa w rejestrze dokumentów magazynowych.
  • Krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT). Wyświetlony w oknie podglądu dokument można poprawić (klawisz F2) lub wydrukować (klawisz Ctrl+D).
• Drukowanie dokumentów - inicjowane klawiszem Ctrl+D. Po uruchomieniu funkcji prezentowana jest zależna od kontekstu lista możliwych wariantów wydruku. Przewidziano także możliwość skonfigurowania parametrów wydruku oraz parametrów drukarki. Między innymi przy wydruku faktury i rachunku dodano możliwość:
  • sortowania pozycji - według porządku dodawania, nazwy, indeksu katalogowego, lub handlowego
  • wyróżnienia niektórych elementów wydruku czcionką pogrubioną - dotyczy to: liczby porządkowej, nazwy, indeksu katalogowego lub handlowego oraz kodu kreskowego.
  • przyśpieszenia wydruku faktur, rachunków i faktur korygujących, a także dokumentów magazynowych, na drukarkach igłowych. Włączenie parametru zapamiętywane jest podobnie jak wariant wydruku dla pojedynczego użytkownika. Szybkość okupiona jest spadkiem jakości wydruku, toteż nie należy używać tego trybu pracy wydruków na drukarkach innych niż igłowe. Klawisz ekranowy przedstawiający drukarkę, znajdujący się obok klawisza Ctrl+D, służy (po włączeniu — pozostaje wtedy w pozycji "wciśniętej") do automatycznego drukowania faktury w chwili jej zatwierdzenia. Obok znajduje się jeszcze pole Drukuj dokument kasowy. Po jego zaznaczeniu niezwłocznie po wydrukowaniu faktury program wyemituje także kwit kasowy KP lub KW. Jest to przydatne w firmie posiadającej wyodrębnioną kasę do regulowania płatności. Analogicznie można zaznaczyć dokument magazynowy.
• Poprawianie wystawionego dokumentu - inicjowane klawiszem F2. Zmiany w dokumencie mogą dotyczyć danych z nagłówka oraz specyfikacji towarowo-wartościowej. Należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie zmiany są dopuszczone przez program, np. nie można poprawiać remanentu ani faktury korygującej. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie dla użytkownika. Jeśli przy wystawianiu dokumentu zmieniono domyślne ceny sprzedaży (rozchodu), to istnieje prosty sposób na zmianę cen umownych w dokumencie na ceny pobrane z Cennika sprzedaży. Proszę zapoznać się z opisem w rozdziale "Opis formatki danych", w części "Zakładka Pozycje dokumentu" (poniżej).
• Kasowanie dokumentów - inicjowane klawiszem Delete. Ponieważ dokumentowi handlowemu towarzyszy zazwyczaj dokument magazynowy (PZ, WZ), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich. Przy kasowaniu obowiązują pewne ograniczenia, w razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.
• Wyświetlanie listy dokumentów korygujących - klawiszem Ctrl+K. Program prezentuje historię wszystkich korekt związanych z konkretnym dokumentem magazynowym, z możliwością podglądu faktury korygującej. Funkcja służy również do wystawiania faktur korygujących.
• Eksport zawartości rejestru do Excela - funkcja dostępna jest poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy. Zasadniczo umożliwia zapisywanie treści rejestru dokumentów handlowych w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Uruchomienie funkcji w trybie podglądu konkretnego dokumentu pozwala wyeksportować jego specyfikację. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale "Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki/rejestru do Excela".
• Zamknięcie okna listy dokumentów magazynowych - klawiszem Esc.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze dokumentów handlowych dostępne są:

• Podręczne menu kontekstowe - uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale "Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych") można stąd uruchomić funkcję:
  • korekty dokumentu handlowego.
• Okno operacji dodatkowych - otwierane klawiszem Ctrl+O - Operacje, lub przez Podręczne menu kontekstowe, aktywowane myszką. Zawiera następujące funkcje:
  • Dostęp do pól dodatkowych.
  • Grupową zmianę pól dodatkowych.
  • Blokowanie i odblokowanie dokumentu.
  • Eksport do programu Wapro Kaper.
  • Drukwoanie polecenia przelewu.
  • Blokowanie/odblokowanie dokumentu.
  • Obsługa kolektora.
  • Import/export faktur w formacie XML.
  • Wydruk etykiet towarowych/adresowych.

Warto wiedzieć

Lista dostępnych funkcji dostępna w oknie operacji dodatkowych uzależniona jest od posiadanego wariantu programu Wapro Mag.

Opisu działania wymienionych funkcji proszę szukać w innych rozdziałach niniejszej instrukcji, np. o posługiwaniu się polami dodatkowymi - w rozdziale "Funkcje menu Administrator. Definicje. Pola dodatkowe".