Polecenie: Podstawy upoważniające do przetwarzania danych
W kontekście przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 6 Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO), kluczowe jest, aby każda operacja była przeprowadzana zgodnie z określonymi przepisami prawa. Słownik Podstawy upoważniające do przetwarzania danych to niezbędne narzędzie, które umożliwia organizacjom definiowanie i zarządzanie podstawami prawnymi dla przetwarzania danych osobowych. Jest to fundament prawidłowego funkcjonowania rejestrów zbiorów danych, a jego właściwe stosowanie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także elementem dobrych praktyk biznesowych. Słownik ten jest wymagany w rejestrze zbiorów przetwarzanych danych.
Każdy zbiór danych musi posiadać wyraźnie określoną podstawę prawną do przetwarzania. Brak takiej podstawy może skutkować koniecznością usunięcia danych, co jest zgodne z zasadą minimalizacji danych oraz zasadą odpowiedzialności, które są fundamentalne dla RODO. Dlatego też, zarządzanie słownikiem Podstawy upoważniające do przetwarzania danych powinno być traktowane z najwyższą starannością.
Aby uzyskać dostęp do słownika, należy przejść do głównego menu programu i wybrać Definicje | Podstawy upoważniające do przetwarzania danych. Słownik ten oznaczony został ikoną 
.
Po wybraniu polecenia, użytkownik zostanie przeniesiony do głównego okna słownika, które zawiera przykładowe dane.
Dane przykłądowe widniejące w słowniku mogą być modyfikowane lub usuwane w zależności od potrzeb organizacji. Dodanie nowej pozycji do słownika jest proste i intuicyjne – wystarczy użyć przycisku Dodaj (klawisz Ins).
Po wprowadzeniu nowych danych i zatwierdzeniu ich przyciskiem Zatwierdź (klawisz F10), nowa pozycja zostanie dodana do słownika.
Warto podkreślić, że słownik ten jest dynamicznym narzędziem, które powinno być regularnie aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów oraz potrzeb organizacji. Jest to również doskonały sposób na zapewnienie przejrzystości i zrozumienia procesów przetwarzania danych wewnątrz firmy, co przyczynia się do budowania zaufania zarówno wśród pracowników, jak i klientów.
Słownik Podstawy upoważniające do przetwarzania danych jest kluczowym elementem w strukturze zarządzania danymi osobowymi w każdej organizacji. Jego właściwe utrzymanie i zarządzanie nie tylko zapewnia zgodność z RODO, ale także stanowi solidną podstawę dla bezpiecznego i efektywnego przetwarzania danych osobowych. Dlatego też, każda organizacja powinna przywiązywać dużą wagę do regularnego przeglądu i aktualizacji swojego słownika, aby zapewnić, że wszystkie przetwarzane dane są chronione i zarządzane zgodnie z najwyższymi standardami.