Jak wprowadzić dane osobowe do kartoteki?

Kartoteka osobowa, znana również jako kartoteka główna, stanowi kluczowe źródło informacji o pracownikach w każdej organizacji. Jest to centralny zbiór danych, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące zatrudnionych osób, takie jak dane osobowe, historię zatrudnienia, kwalifikacje oraz inne istotne dokumenty. Systematyczne aktualizowanie kartoteki osobowej o informacje o nowo przyjętych pracownikach jest nie tylko obowiązkiem administratora danych, ale także najlepszą praktyką zapewniającą sprawną organizację pracy i łatwy dostęp do aktualnych danych kadrowych. Dzięki temu proces zarządzania personelem staje się bardziej efektywny i transparentny.

Aby dodać nowego pracownika, w widoku Kartoteki | Kartoteka osobowa kliknij przycisk Dodaj (klawisz Ins). Wyświetli się okno Edycja danych osoby, w którym dane zostały pogrupowane na kilku zakładkach: Dane podstawowe, Inne dane, Uwagi i RODO.

Uzupełnij dane nowego pracownika w polach:

• Numer ewidencyjny - numer akt osobowych. Program podpowiada numer następny większy od wprowadzonego. Jeżeli w firmie prowadzone są akta osobowe o numeracji innej niż podpowiadana, zmień numer na właściwy,
• Nazwisko,
• Imiona,
• Imię ojca i matki,
• Miejsce i Data urodzenia,
• PESEL - numer nadany przez referat ewidencji mieszkańców w gminie,
• Status - określ czy jest to pracownik etatowy czy osoba z zewnątrz,
• Pobiera wynagrodzenie z funduszu bezosobowego - postaw znacznik, jesli pracownik pobiera takie wynagrodzenie,
• Urząd skarbowy - kliknij ikonę folderu i wybierz urząd dostępny na liście. Jeśli nie widzisz odpowiedniego urzędu skarbowego na liście, kliknij przycisk Dopisz (klaiwsz Ins) i uzupełnij dane jednostki,
• Adres zamieszkania - peełny adres, z miejscowością, gminą oraz pocztą i kodem pocztowym,
• Numer dowodu - seria i numer dowodu osobistego,
• Wydany przez - nazwa organu, który wydał dowód osobisty,
• NIP - numer ewidencji podatkowej nadany przez urząd skarbowy,
• Jednostka organizacyjna - w oknie zarządzania jednostkami organizacyjnymi wybierz odpowiednią jednostkę (przycisk Wybierz). W przypadku, gdy taka jednostka nie została założona można ją dodać (przycisk Dodaj),
• Grafik pracy - ustal właściwy grafik pracy pracownika. Jeśli przy tworzeniu struktury organizacyjnej przypisany był domyślny grafik, to zostanie on przez system podpowiedziany. Jeśli nie, to za pomocą opcji Wprowadź nowy grafik wybierz właściwy z istniejących w systemie lub utwórz nowy (zob. Grafiki wzorcowe).

Możesz także uzupełnić kartotekę o zdjęcie w formacie JPG lub BMP. Kliknij pole Zdjęcie i wybierz opcję Pobierz zdjęcie z pliku.

Aby wymienić dodane zdjęcie kliknij je i wybierz jedną z opcji:

• Pobierz zdjęcie z pliku,
• Usuń zdjęcie,
• Powiększ zdjęcie.