Kartoteki w programie Wapro Anyhere
W programie Wapro Anyhere, istnieje zasada wykorzystywania kartotek do ułatwiania procesu wprowadzania danych przy wystawianiu różnych dokumentów, takich jak dokumenty magazynowe, faktury itp. Kartoteki są rodzajem rejestru lub listy, która przechowuje informacje o towarach, kontrahentach, stawkach podatku VAT i innych danych używanych w systemie. Tej konstrukcji towarzyszy wiele zalet:
- Powtarzalne dane mogą być wielokrotnie wykorzystywane, co oszczędza czas i zapobiega błędom. Listy w programie Wapro Anyhere mogą być aktualizowane zarówno za pomocą opcji w menu
Kartoteki, jak i w trakcie normalnej pracy, na przykład podczas wystawiania dokumentów magazynowych. Nowa pozycja jest dodawana do odpowiedniej kartoteki i staje się dostępna dla wszystkich użytkowników systemu. - Nie trzeba wypełniać wszystkich pól w dokumencie. Wybierając pozycję z listy, np. nazwę towaru, automatycznie wypełniane są inne powiązane dane, takie jak numer katalogowy, stawka podatku VAT, numer SWW/KU itp.
- Korekta danych jest uproszczona. Poprawienie informacji w kartotece, na przykład poprawienie literówki w nazwie, spowoduje automatyczną zmianę danych we wszystkich dokumentach, gdzie ta pozycja została użyta. To oszczędza czas i zapewnia, że nie zostaną pominięte żadne dokumenty. Warto jednak zauważyć, że nie wszystkie zmiany mają takie skutki - na przykład zmiana ceny sprzedaży w kartotece towarów wpłynie tylko na nowe dokumenty, nie na wcześniejsze rozliczenia z kontrahentami.
Aby zwiększyć efektywność pracy z kartotekami w Wapro Anywhere, można korzystać z różnych mechanizmów, takich jak:
- wyszukiwanie ciągu znaków,
- sortowanie kartotek i rejestrów,
- filtry,
- drzewa filtrowania kartotek i rejestrów.
Funkcje te działają w sposób ujednolicony w całym programie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale "Obsługa programu".
W programie Wapro Anyhere pola związane z listami (kartotekami) można rozpoznać po ikonach z trójkątem skierowanym w dół lub ikonie karty.
Korzystanie z mechanizmu list wymaga od użytkownika pewnej dyscypliny. Oto kilka praktycznych i technicznych uwag:
- Wypełnianie niektórych pól jest obowiązkowe (nie mogą być puste), podczas gdy inne są opcjonalne. Jeśli obowiązkowe pole zostanie pominięte, program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie przy próbie zapisania danych do kartoteki.
- Program wykrywa duplikaty nazw w kartotekach, ale nie zgłosi problemu, jeśli na przykład ten sam artykuł zostanie zdefiniowany jako "Telewizor SONY KX-2520", "Odbiornik telewizyjny SONY KX-2520" lub "TV SONY KX-2520". Dlatego warto stosować spójną konwencję nazewniczą i pewne stałe zasady dotyczące zapisu informacji, na przykład stosowanie jednolitych wielkości liter. Dotyczy to zwłaszcza nazw towarów i kontrahentów.
- Jeśli przy wypełnianiu pola kursor nie znajdował się na początku rubryki i w nazwie (na początku) wystąpi znak odstępu (spacja), to taka nazwa będzie w programie odróżniana od nazwy wpisanej od samego początku pola. Na przykład można wpisać tę samą jednostkę miary jako: "szt", " szt", "szt.". Na ekranie różnice te są mało widoczne, ale program umieści w kartotece wszystkie warianty, uważając je za różne jednostki.
- W niektórych przypadkach można zmieniać i usuwać dane w kartotece, ale tylko wtedy, gdy dane nie zostały jeszcze użyte w żadnych operacjach (na przykład usunięcie towaru jest możliwe, dopóki nie został użyty w specyfikacji żadnego dokumentu magazynowego). Program wyświetli odpowiednie ostrzeżenie w przypadku konieczności takiego działania.