Bilans otwarcia
Przed rozpoczęciem pracy z remanentem lub bilansem otwarcia użytkownik powinien zapoznać się z parametrami w konfiguracji firmy dotyczącymi przeprowadzania funkcji remanentu. Parametry dostępne są w menu Admin | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Remanent/Bilans.
Sposób wystawiania dokumentów bilansu otwarcia oraz remanentu jest analogiczny, różnią się one tylko skutkiem magazynowym oraz operacjami, jakie są dokonywane podczas zatwierdzania w rejestrach dokumentów.
Bilans otwarcia kasuje dokumenty bezpowrotnie, jedyna metoda na ich odtworzenie to przywrócenie archiwum bazy danych. Należy szczególnie uważać przy pracy z tą funkcją.
Funkcja Magazyn | Bilans otwarcia w Wapro Mag, poza ustalaniem faktycznych stanów magazynowych, daje użytkownikowi możliwość modyfikowania informacji zebranych w kartotece asortymentów, tzn. poprawiania, dopisywania i kasowania pozycji (podobne możliwości daje też funkcja Remanent) oraz na życzenie użytkownika czyści rejestry operacji magazynowych, handlowych i zamówień (kasuje dokumenty i zeruje ich liczniki). Z tego względu jest szczególnie polecana na początku pracy z programem, lub na początku okresu rozliczeniowego, zaś do przeprowadzania okresowych spisów kontrolnych należy wykorzystać funkcję Magazyny | Remanent. Użytkownik może w ogóle zaniechać tworzenia kartoteki asortymentów w osobnym etapie - wypełnianie informacjami będzie się odbywać na bieżąco, przy okazji inwentaryzacji.
Po uruchomieniu funkcji program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie, oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie.
Dodanie nowego dokumentu inwentaryzacyjnego inicjuje się klawiszem Insert. Otwiera się wówczas okno Dodawania remanentu, będące arkuszem spisowym - początkowo dokument jest pusty. Stan magazynowy wynikający z danych programu będzie wpisywany w rubryce Stan przed, zaś stwierdzony stan faktyczny w rubryce Stan po.
Kolejne pozycje do arkusza wprowadzane są po naciśnięciu klawisza Insert, otwierającego okno kartoteki asortymentów. Wyboru towaru dokonuje się:
- pojedynczo, przez wskazanie go (podświetlenie) na liście i naciśnięcie klawisza
Enter; automatycznie wyświetlane jest okno umożliwiające podanie ilości i ceny; - wykorzystując funkcję operacji grupowych (zaznaczając zestaw pozycji do umieszczenia w spisie); okno umożliwiające podanie ilości i ceny trzeba otwierać ręcznie dla każdej pozycji w spisie.
W razie potrzeby w dokumencie remanentowym można umieścić dowolną liczbę pozycji asortymentowych tego samego artykułu o tej samej cenie. Należy jednak pamiętać, że program w celu uniknięcia pomyłki dublowania pozycji po wprowadzeniu jednej pozycji na dokument blokuje ją przed ponownym dodaniem. Aby wprowadzić tą samą pozycję, która już występuje w dokumencie z innym stanem i inną ceną należy skorzystać z opcji Powiel dostępnej w menu prawego przycisku myszy na danej pozycji.
Przed przeniesieniem pozycji do arkusza spisowego należy zadecydować, czy w rubryce Stan po program ma podawać stan magazynowy wynikający z obliczeń, czy też wartość ta ma być zerowana. Program zadaje pytanie w specjalnie wyświetlanym okienku dialogowym.
Dla każdej pozycji w spisie należy podać Ilość i Cenę zakupu netto. W razie potrzeby można skorygować ilość towaru podświetlając jego nazwę w spisie remanentowym i naciskając F2 lub Enter. Dla wygody użytkownika pozycje w dokumencie remanentowym podawane są w jednostkach magazynowania (ewidencyjnych) oraz w jednostkach z pozycji dokumentów przychodowych. Jeśli na przykład towar przyjmowany jest w kartonach po 24 sztuki, zaś ewidencjonowany i sprzedawany w sztukach, to w arkuszu spisowym znajdzie się zapis: "2 kartony = 48 sztuk". Jeżeli konkretny towar pochodzi z kilku dostaw różniących się ceną zakupu, to w spisie zostanie to uwzględnione w osobnych pozycjach. Podświetloną pozycję można powielić naciskając kombinację Ctrl+P, a następnie zmienić cenę zakupu i ilość. Kasowanie pozycji błędnie wprowadzonej do bilansu otwarcia następuje po naciśnięciu klawisza Delete.
Jeśli w kartotece asortymentów brak jakiegoś artykułu, to możliwe jest uzupełnienie jej o nową pozycję po ponownym naciśnięciu klawisza Insert. Wyświetlana jest wówczas formatka towaru, analogiczna jak przy tworzeniu kartoteki asortymentów. Informacje o nowych artykułach, dopisane w czasie tworzenia bilansu, zostaną automatycznie przeniesione do kartoteki asortymentów, o ile operacja zostanie doprowadzona do końca. Przy wyświetlonym oknie kartoteki asortymentów możliwe jest również poprawianie danych o towarze, klawiszem F2 oraz usuwanie niepotrzebnych pozycji z kartoteki - klawiszem Delete.
Przy wypełnianiu kartoteki asortymentów znakomitą oszczędność czasu daje funkcja powielania danych z pozycji istniejącej. Jeśli musimy wprowadzić do kartoteki szereg artykułów różniących się nieznacznie (powiedzmy, kilka filmów fotograficznych jednej marki — różnica będzie tylko w nazwie i cenie), to po wypełnieniu formatki towaru dla jednego typu filmu wystarczy w kartotece wskazać go kursorem i nacisnąć Powiel — Shift+Insert. Spowoduje to wstawienie do kartoteki nowej pozycji, z opisem pól danych identycznym jak w pozycji pierwotnej. Potem wystarczy już tylko zmienić nazwę i skorygować dane w cennikach.
W dowolnym momencie wykonywania remanentu można zapoznać się z podsumowaniem wartości netto i brutto stanów magazynowych. Ponieważ przy pracy w sieci i bardzo obszernej liście asortymentowej obliczenia mogą potrwać dłuższą chwilę, sumowanie wykonywane jest na życzenie, klawiszem Ctrl+S.
Ponieważ pełna inwentaryzacja magazynu jest pracochłonna, przewidziano możliwość wykonania częściowego bilansu otwarcia przez wielu użytkowników jednocześnie. Za każdym uruchomieniem tworzony jest tymczasowy dokument inwentaryzacyjny oznaczony sygnaturą BT - Bilans Tymczasowy. Dokument ten trafia na listę tzw. bilansów roboczych. Dzięki temu sporządzanie bilansu można w dowolnej chwili zawiesić - klawiszem Ctrl+Z i w dogodnym momencie wznowić wywołując ponownie funkcję bilansu otwarcia i wybierając opcję F2 - Popraw bilans tymczasowy. Z oczywistych względów w czasie przerwy nie mogą być wykonywane żadne operacje wpływające na stany magazynowe, dlatego też większość funkcji Wapro Mag jest wówczas nieaktywna (funkcje te wyświetlane są szarą czcionką).
Aby uniknąć sytuacji, w której ten sam towar pojawi się w kilku arkuszach (zostanie policzony kilkakrotnie), obowiązuje zasada, że każda pozycja asortymentowa może znaleźć się tylko w jednym dokumencie tymczasowym. Dla pozostałych użytkowników pozycja taka będzie niedostępna w kartotece asortymentów (pozycje zablokowane wyświetlane są z zielonym podświetleniem tła).
Zakończenie tworzenia bilansu tymczasowego następuje po wciśnięciu klawisza F10. Spowoduje to zapisanie dokumentu roboczego na dysk, ale nie jest jeszcze równoznaczne z zakończeniem bilansu otwarcia.
Po zgromadzeniu kompletu danych inwentaryzacyjnych należy wykonać operację scalenia wszystkich dokumentów roboczych klawiszem Ctrl+Z - Połącz i zatwierdź (przedtem należy zaznaczyć scalane dokumenty, np. klawiszem Spacji). Program kontroluje kompletność bilansu i proponuje ostateczną akceptację scalonego BO. Zatwierdzenie spowoduje zapisanie na dysku ostatecznego dokumentu bilansowego. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się poprzez wygenerowanie pojedynczego dokumentu magazynowego z sygnaturą BO (Bilans otwarcia), uzgadniającego stan faktyczny z obliczonym.
Przy tej okazji uzupełniane są kartoteki asortymentów, o ile w trakcie spisu dopisano nowe pozycje. Jeżeli przerwiemy bilans klawiszem Esc, to wszystkie zmiany zostaną stracone (stan magazynu i kartotek będzie taki jak przed inwentaryzacją). Uprzedza o tym stosowny komunikat. Jeżeli natomiast w czasie bilansu pominięto w spisie towary o niezerowym stanie magazynowym, program wyświetla ostrzeżenie dla użytkownika, zaś wszystkie niespisane pozycje przenosi do automatycznie utworzonego Bilansu Tymczasowego i umożliwia dokończenie inwentaryzacji.
Zakończenie bilansu otwarcia jest równoznaczne z rozpoczęciem nowego okresu rozliczeniowego, tzn. z rejestrów usuwane są wystawione dokumenty magazynowe i zerowane są ich liczniki. Sposób potraktowania innych dokumentów zależy od decyzji użytkownika. W wyświetlonym oknie dialogowym dostępne są następujące opcje kasowania dokumentów:
- Dokumenty magazynowe - pole zawsze jest zaznaczone.
- Dokumenty handlowe - pole zawsze jest zaznaczone.
- Kartoteki towarowe nieuwzględnione w bilansie otwarcia - pole opcjonalnie zaznaczane.
- Wszystkie rozrachunki i dokumenty finansowe powiązane z dokumentami magazynowymi - pole opcjonalnie zaznaczane.
Podręczne menu kontekstowe
Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek Wapro Mag, w rejestrze bilansów otwarcia dostępne jest Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Standardowy zestaw poleceń opisano w rozdziale Obsługa programu. "Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych".
Wybrane opcje remanentu
- Zeruj "stany po" - opcja powoduje wyzerowanie automatyczne dla wszystkich pozycji remanentu wartości w kolumnie "Stan po". Jest to przydatne, jeśli remanent prowadzony jest w trybie pesymistycznym, czyli zakładamy, że na stan zostanie wprowadzone tylko to, co zostało zliczone przez pracowników.
- Akcje po czytniku/dodaniu - opcja określa, jaki tryb ma być wykonany poprawiania stanu po wczytaniu pozycji na dokument remanentu, tryb brak powoduje brak poprawiania stanu, tryb poprawianie powoduje edycję jednej pozycji (pozycji może być wiele w zależności od rozbijania na dostawy) oraz tryb ilość grupowa powoduje tryb podawania sumy stanu końcowego dla wszystkich pozycji.
- Filtr niedobory/nadwyżki - pozwala wyfiltrować w dokumencie tylko określony rodzaj różnic.
- F11 - pozwala wczytywać pozycje za pomocą czytnika kodów kreskowych.
- Tryb dodawania/odejmowania/szukania/nadpisywania - w zależności od wybranej opcji po wczytaniu pozycji za pomocą czytnika system może dodać do towaru 1 szt. lub ją odjąć, ewentualnie może ją tylko znaleźć na dokumencie.
- Kolektor - opcja pozwala wczytać pozycje dokumentu z kolektora.
- Ilość grupowa art. - w przypadku kiedy mamy towar rozbity na dostawy (wiele pozycji w dokumencie np. w różnych cenach zakupu) system pozwala w tym trybie wprowadzić grupowy stan danej pozycji dla wszystkich pozycji. Można określić, wg jakiej kolejki np. ma być dodana nadwyżka.
- Ilość grupowa dokumentu - pozwala określić dla dokumentu algorytm, wg którego mają być dopisywane nadwyżki (FIFO czy LIFO).