Ewidencjonowanie zapłaty za fakturę
W momencie utworzenia dokumentu handlowego powstaje tzw. rozrachunek. Dokument może być rozliczony gotówkowo lub przelewem, zapłata może być dostępna w momencie tworzenia faktury lub będzie miała odroczony termin płatności.
W zależności o tego, jaki rodzaj dokumentu utworzliśmy oraz jaki ma termin płatności można wykonywać automatyczne rozliczanie zapłat lub ręczne tzw. rozliczanie rozrachunków.
Automatyczne rozliczanie dokumentów
Automatyczne rozliczanie dokumentów (tworzenie KP) możliwe jest tylko w przypadku dokumentów, których płatność została określona jako "Gotówka" oraz termin płatności "0 dni". Aby system wykonywał automatycznie tę operację, należy skorzystać z parametru firmy (Admin | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe | Rozliczanie dokumentów gotówkowych), a następnie ustawić wartość na wartość: "automatycznie". Jest to domyślne ustawienie systemu. Wynikiem tej operacji jest automatyczne stworzenie dokumentu KP i skojarzenie go z daną fakturą.
Ręczne rozliczanie dokumentów
Aby szybko i skutecznie ręcznie zawidencjonować zapłatę za fakturę należy skorzystać z modułu rozrachunków. Dostępny on jest w systemie w menu Operacje handlowe | Rozrachunki. Na liście dokumentów widoczne są dokumenty o takich samych numerach, jak tworzone faktury z podziałem na Zobowiązania (zapłaty, które musimy zrealizować dla naszych kontrahentów) oraz Należności (zapłaty, któe kontrahenci powinni zrealizować dla nas). Po odnalezieniu na liście odpowiedniego dokumentu należy skorzystać z opcji Rozlicz. Po wybraniu tej operacji na formularzu rozliczania należy wskazać odpowiednią formę zapłaty, za pomocą której chcemy rozliczyć dokument (może być inna niż pierwotna w dokumencie). W zależności od tego czy będzie to przelew, czy gotówka należy wskazać odpowiedni rachunek bankowy lub kasę w programie, do której zostanie zaewidencjonowana wpłata.
Domyślnie proponowana jest pełna kwota rozliczenia, jeśli użytkownik rozlicza dokument tylko częściowo może wyedytować pozycję rozliczenia lub zmienić wartość w polu Razem w walucie bazowej, w wyniku tej operacji system dokona tylko rozliczenia częściowego.