Oferty handlowe

Oferty handlowe są ważnym rodzajem dokumentu, który umożliwia użytkownikowi prezentację i negocjację propozycji sprzedaży w różnych wersjach. W systemie istnieje możliwość tworzenia ofert na zamówienie w dwóch modelach:

• jedna oferta na jedno zamówienie,
• wiele ofert na jedno zamówienie.

Kolejność realizowanych dokumentów w tym procesie prezentuje się następująco:

1. Oferta - jest to dokument, w którym przedstawiane są propozycje sprzedaży klientowi. Może zawierać szczegółowe informacje dotyczące produktów, cen, warunków płatności itp.
2. Zamówienie - po zaakceptowaniu oferty przez klienta, tworzone jest zamówienie, które formalizuje transakcję. Zamówienie może być oparte na jednej konkretnej ofercie lub wybranym wariantem oferty
3. Dokument magazynowy - po utworzeniu zamówienia, system generuje odpowiednie dokumenty magazynowe niezbędne do przygotowania towaru do wysyłki.
4. Dokument handlowy - ostatnim etapem procesu jest wystawienie dokumentu handlowego, np. faktury, który formalizuje sprzedaż i umożliwia rozliczenie finansowe.

Dzięki takiej kolejności dokumentów użytkownik może sprawnie zarządzać procesem sprzedaży, od prezentacji oferty po finalne rozliczenie transakcji.

Proces tworzenia oferty jest podobny do tworzenia innych dokumentów i polega głównie na uzupełnieniu danych nagłówkowych oraz wprowadzeniu listy pozycji asortymentowych wraz z ilością i cenami.

Główne okno

Główne okno ofert w systemie składa się z czterech części, podobnie jak inne okna dokumentów. Przedstawiają się one następująco:

• pasek wyszukiwania i filtrów - na górze okna, umożliwia wyszukiwanie ofert na podstawie określonych kryteriów;
• drzewo statusów ofert - po lewej stronie okna, wyświetla oferty o określonym statusie; system dostarcza predefiniowanych statusów, ale użytkownik ma możliwość rozbudowy tej listy o własne statusy, co zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu ofertami;
• lista dokumentów - po prawej stronie okna, prezentuje oferty zgodne z wybranym filtrem i statusem;
• pasek z operacjami dokumentów na dole okna, operacje, które można wykonywać na ofertach (m.in. dodawanie nowej oferty, edycja, usuwanie, kopiowanie, drukowanie).

Formularz dodawania nowej oferty

Aby dodać ofertę w dmodle CRM należy wybrać przycisk plusa znajdujący się w lewm górnym rogu lub skorzystać z opcji Dodaj znajdującej się pod prawym przyciskiem myszy.

Korzystając z formularza dodawania nowej oferty w module CRM można określić podstawowe dane, takie jak:

• typ ofert,
• cena,
• kontrahent,
• data oferty,
• data jej obowiązywania.

Warto wiedzieć

Numer wersji oferty jest nadawany automatycznie przez system. Szablon numeracji może być zmieniony w definicji numeracji systemu.

Pod podstawowymi, wyżej wymienionymi, rubrykami formularza dodawania oferty znajdują się zakładki:

1. Pozycje oferty - pozwala wprowadzać i zarządzać pozycjami dokumentu.
2. Informacje nagłówkowe - pozwala określić:
   • typ dokumentu po całkowitej realizacji na dokument handlowy,
   • pracownika,
   • dodatkowe informacje związane z formą i terminem płatności;
3. Status oferty - pozwala określić status oraz komentarz do statusu oferty.
4. Informacje dodatkowe - pozwala wprowadzić uwagi do oferty.

Ponadto, w dolnej części pola formularza, dostępne jest zakładka Pola dodatkowe (Ctrl+P), które umożliwiają rejestrowanie pomocnych informacji o ofertach. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, należy zdefiniować pola dodatkowe w menu Admin | Definicje | Pola dodatkowe.

Lista szczegółów

Lista szczegółów prezentuje pozycje oferty oraz listę realizacji danej oferty na dokumenty magazynowe/handlowe. Oferta może być realizowana wielokrotnie, co może prowadzić do różnicy między wartościami w kolumnach - większa wartość w kolumnie Przeniesiono niż w kolumnie Zrealizowano. Dzieje się tak, ponieważ niektóre zrealizowane zamówienia z oferty mogą nie być jeszcze zaksięgowane na dokumentach magazynowych/handlowych.

Wersjonowanie ofert

W przypadku ofert istnieje możliwość tworzenia wielu wersji tego samego dokumentu. Każda wersja może różnić się od siebie, ale dzięki zachowaniu numeracji, system umożliwia łatwe śledzenie wszystkich wersji danej oferty.

Aby utworzyć nową wersję oferty, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na danym dokumencie, a następnie opcję Nowa wersja lub skorzystać z kombinacji klawiszy Ctrl+Ins. System otworzy nowe okno oferty, w którym będą widoczne dane z poprzedniej wersji, ale z zostanie nadany nowy numer oferty oraz przypisany numer wersji.

Warto wiedzieć

Numer wersji domyślnie uwzględniany jest także w szablonie numeracji ofert (na samym końcu).

Aby wyświetlić wszystkie wersje tego samego dokumentu, należy wybrać filtr Wszystkie wersje oferty z menu filtrów znajdującego się nad główną listą ofert.