Czym jest CRM?

Moduł CRM (ang. Customer Relationship Management) dostępny w linii Wapro Anywhere i programie Wapro Mag, to prosty w obsłudze mechanizm, który umożliwia rejestrację zadań oraz zarządzanie relacjami z klientem.

Moduł CRM został zaprojektowany w celu realizacji podstawowych funkcji związanych z procesem zarządzania relacjami między firmą a klientem.

Jak tworzyć zadania CRM?

Aby zarejestrować/stworzyć nowe zadanie CRM w Wapro Anywhere, należy przejść do okna modułu CRM i skorzystać z przycisku Dodaj umieszczonego w lewym dolnym rogu okna jednej z trzech zakładek:

• Lista zadań,
• Tablica zadań,
• Kalendarz.

W niektórych miejscach programu, przykładowo na oknie Dokumenty handlowe, można zaznaczyć konkretny dokument, a następnie z menu prawego przycisku myszy wybrać opcję Dodaj zadanie CRM - system automatycznie wygeneruje nowe zadanie. Podczas jego tworzenia system uzupełni również sekcję Opis numerem dokumentu, z którego zadanie zostało utworzone oraz, jeśli kontrahent ma przypisany domyślny kontakt, zostanie on powiązany z zadaniem CRM.

Warte odnotowania funcje w oknie tworzenia zadania CRM:

1. Powiązanie zadania z kontaktem - aby powiązać zadanie z kontaktem z kartoteki klientów w module CRM, w zakładce Kontakty należy wybrać prawy przycisk myszy i skorzystać z opcji Przydziel kontakt.
2. Przypisanie pracownika - aby przypisać do zadania CRM odpowiedniego pracownika odpowiedzialnego za wykonanie zadania, w zakładce Pracownicy należy kliknąć prawy przycisk myszy i skorzystać z opcji Przydziel pracownika.
3. Oflagowanie zadania - opcja pozwala na sprawną identyfikację zadania w kalendarzu lub innym widoku. Aby oflagować/oznaczyć konkretne zadanie w module CRM, należy wybrać kolor w formularzu dodawania zadania.
4. Przypomnienie o zadaniu - aby włączyć mechanizm przypominania o zadaniu w module CRM, należy przejść do menu Admin | Konfiguracja użytkownika | CRM i zaznaczyć opcję "Tak" dla Uruchomiony mechanizm przypominania - system będzie przypominać o zadaniu użytkownikowi do niego przypisanemu.

Dodatkowo, moduł CRM oferuje szereg filtrów i opcji drukowania, które umożliwiają syntetyczne spojrzenie na cały terminarz zadań. Użytkownik może wywołać filtry, klikając lewym przyciskiem myszy lub korzystając z klawisza funkcyjnego F8. Dzięki nim można łatwo ograniczyć widoczność zadań do określonych kryteriów i uzyskać potrzebne informacje.

Typy zadań CRM

Typy zadań CRM można zdefiniować korzystając z menu Kartoteki | Typy zadań CRM.

Użytkownik ma możliwość określenia dodatkowych klasyfikatorów zadań, co ułatwia grupowanie zadań i filtrację ich w oknie modułu CRM. Na liście domyślnie widoczne są predefiniowane zadania systemowe, a ponadto użytkownik ma możliwość dodania własnych zadań.

Użytkownik może również wskazać wybrane przez siebie zadanie jako domyślne, dzięki czemu nie będzie musiał każdorazowo wybierać rodzaju zadania podczas tworzenia go w module CRM.

Podczas definiowania zadania użytkownik może określić, czy dane zadanie jest etapowe czy też nie. Zadania nieetapowe mogą być rozłożone w czasie.

Kalendarz zadań

Wyjątkowo przydatną funkcją mechanizmu CRM jest kalendarz, umożliwiający graficzne rozplanowanie harmonogramu dnia, tygodnia bądź innego wybranego zakresu czasu. Kalendarz pozwala na przegląd zadań z perspektywy zakresu daty, ułatwia planowanie działań w poszczególnych okresach i pozwala szybko podejrzeć działania, jakie będą podejmowane przez pracowników.

Aby wywołać kalendarz należy kliknąć lewym przyciskiem myszy lub wybrać kombinację klawiszy Ctrl+K.

Tablica zadań Kanban

Tablica zadań Kanban w mechanizmie CRM jest narzędziem, które umożliwia prezentację działań użytkownika lub użytkowników w różnych układach i perspektywach. Poniżej opisano sposoby wykorzystywania tablicy Kanban.

• Grupowanie zadań według ich statusu - umożliwia łatwą weryfikację, kto aktualnie zajmuje się jakimi zadaniami oraz jakie są postępy w realizacji.
• Rola operacyjna - użytkownik może samodzielnie zainicjować nowe zadania. Dostępne są dwie opcje rozpoczęcia tego procesu:
  • korzystając z przycisku Nowe zlecenie znajdującego się na dole wybranej kolumny statusu;
  • z poziomu boksów prezentujących, ile zadań znajduje się w danym statusie (inicjują one zadania określonego typu).
• Przenoszenie zadań pomiędzy poszczególnymi statusami poprzez mechanizm przeciągnij i upuść - wystarczy przytrzymać zadanie lewym przyciskiem myszy, przesunąć je do innej kolumny i upuścić, aby zmienić status zadania
• Szybki podgląd szczegółów zadania bez konieczności otwierania okna edycji - po przytrzymaniu przez chwilę kursora myszy na zadaniu, pojawi się dodatkowe okienko prezentujące szczegóły zadania.

Dzięki tablicy zadań Kanban w mechanizmie CRM, można w łatwy sposób organizować, śledzić i zarządzać swoimi zadaniami, zapewniając przejrzysty widok postępów w realizacji i podnosząc efektywność pracy.