Moduł serwisu

W linii Wapro Anywhere dostępny jest Moduł serwisu, który umożliwia obsługę serwisową towarów i urządzeń. Pozwala między innymi na:

• utworzenie grupy urządzeń;
• utworzenie urządzeń serwisowanych;
• definiowanie typów zleceń serwisowych;
• dodawanie zleceń serwisowych;
• obsługę pól dodatkowych na zleceniach serwisowych;
• obsługę kosztorysu zlecenia;
• generowanie faktur;
• obsługę e-Dokumentów dla zleceń serwisowych;
• generowania zadań CRM dla pracowników realizujących zlecenie wraz z opcją automatycznej synchronizacji stanu realizacji zlecenia;
• automatyczne wysyłanie SMS do klienta po zmianie statusu zlecenia.

Grupy urządzeń w Wapro Anywhere

Słownik Grupy urządzeń dostępny jest w menu Kartoteki | Serwis | Grupy urządzeń. Po utworzeniu grupy urządzeń, będzie ona widoczna w menu w oknie listy urządzeń serwisowych.

Słownik Grupy urządzeń w Wapro Anywhere służy do katalogowania i organizacji obsługiwanych urządzeń w ramach modułu serwisu.

Przyjmując zlecenie serwisowe, użytkownik może wybrać odpowiednią grupę urządzeń, do której należy dane urządzenie objęte serwisem. Dzięki temu uporządkowaniu i kategoryzacji, łatwiej będzie znaleźć właściwe urządzenie w przypadku konieczności jego obsługi lub naprawy.

Urządzenia w Wapro Anywhere

Lista urządzeń dostępna jest w menu Kartoteki | Urządzenia.

Element Urządzenia w Wapro Anywhere służy do zarządzania i rejestrowania konkretnych urządzeń, które są powiązane z zleceniami serwisowymi. Za pomocą tego elementu użytkownik może tworzyć i edytować wpisy dotyczące poszczególnych urządzeń oraz przechowywać ich szczegółowe dane.

Urządzenie odpowiada konkretnemu towarowi przyjętemu w ramach zlecenia. Podczas tworzenia wpisu o urządzeniu, można określić różne dane, takie jak:

• nazwa,
• powiązanie produktu z towarem z Wapro Mag,
• magazyn,
• nr fabryczny/seryjny,
• daty produkcji, sprzedaży, przeglądu oraz czas trwania gwarancji,
• producent,
• dodatkowe informacje.

Jednym z istotnych aspektów modułu Urządzenia jest możliwość załączania dodatkowych dokumentów i załączników do poszczególnych urządzeń za pomocą modułu e-Dokumenty. Użytkownik może podpiąć pliki, takie jak oryginalne dokumenty reklamacji, protokoły usterek, specyfikacje techniczne itp.

Typy zleceń w Wapro Anywhere

W menu Kartoteki | Typy zleceń znajduje się słownik zleceń oraz możliwe jest tworzenie i edycja wpisów dotyczących typów zleceń.

Typy zleceń w Wapro Anywhere służą do definiowania różnych rodzajów zleceń serwisowych, które są realizowane w ramach modułu serwisu. Użytkownik ma możliwość określenia nazwy opisowej dla każdego typu zlecenia, co umożliwia odpowiednie ich klasyfikowanie i identyfikację.

Przykładowe typy zleceń mogą obejmować:

• naprawę,
• przegląd,
• reklamację,
• zlecenie serwisowe.

Statusy zleceń serwisowych w Wapro Anywhere

Użytkownik może dodawać, usuwać lub edytować statusy zleceń serwisowych w menu Admin | Statusy dokumentów | Statusy zleceń serwisowych. Każdy status ma swoje unikalne oznaczenie i opis, które można dostosować do potrzeb własnej firmy.

Statusy zleceń serwisowych w Wapro Anywhere pełnią ważną rolę w zarządzaniu przepływem pracy związanym z obsługą zleceń serwisowych. Dzięki nim możliwe jest śledzenie postępu realizacji zleceń i przypisywanie im odpowiednich stanów na różnych etapach procesu.

Słownik statusów zleceń serwisowych pozwala zdefiniować różne stany, przez które zlecenie może przechodzić, na przykład:

1. Przyjęte do realizacji.
2. W trakcie realizacji.
3. Zrealizowane.
4. Odebrane.

Dzięki tejfunkcji klient jest informowany o postępach prac na każdym etapie zlecenia.

Poza funkcją klasyfikacyjną, słownik Statusów zleceń pełni ważną rolę, jaką jest wysyłanie wiadomości SMS do klienta po zmianie statusu zlecenia.

Aby system automatycznie wysłał do klientów wiadomość SMS, należy w odpowiednich statusach zlecenia ustawić szablon SMS, który ma być użyty do zbudowania treści. Szablony są personalizowane, co oznacza, że można w nich używać zmiennych, które zostaną automatycznie zastąpione wartościami zlecenia podczas wysyłki.

Przy przypisywaniu zlecenia do odpowiedniego statusu ważne jest również podanie kontaktu kontrahenta, który ma wprowadzony numer telefonu komórkowego oraz wyraził zgodę na otrzymywanie wiadomości SMS.

Zlecenie serwisowe w Wapro Anywhere

Funkcja dostępna jest w menu CRM | Zlecenia serwisowe.

Zlecenia serwisowe w Wapro Anywhere służą do przyjęcia i obsługi konkretnego zlecenia od klienta w ramach serwisu.

W momencie tworzenia nowego zlecenia serwisowego, użytkownik musi wprowadzić podstawowe informacje dotyczące zlecenia, takie jak:

• Typ zlecenia - określa rodzaj zlecenia serwisowego, na przykład reklamację lub zlecenie naprawy.
• Kontrahent - wybór klienta, dla którego realizowane jest zlecenie.
• Kontakt - wybór rodzaju kontaktu z z klientem.
• Urządzenie - przypisanie konkretnego urządzenia do zlecenia.

Ponadto, operator może wprowadzić dodatkowe szczegóły zlecenia, takie jak:

• Opis zlecenia - opis problemu zgłaszanego przez klienta.
• Stan urządzenia - informacja o stanie urządzenia w momencie przyjęcia.
• Opis wyposażenia dodatkowego - informacja o dodatkowym wyposażeniu powiązanym z urządzeniem.
• Nr zewnętrzny,
• Osobę realizującą zlecenie - przypisanie pracownika odpowiedzialnego za realizację zlecenia - zostanie automatycznie utworzone zadanie CRM dla tej osoby. Postęp realizacji tego zadania będzie widoczny jako postęp realizacji zlecenia serwisowego. Dzięki temu operator zleceń serwisowych może śledzić postęp prac osób odpowiedzialnych za realizację zleceń.

W trakcie kolejnych etapów realizacji zlecenia, osoba odpowiedzialna za wykonanie może aktualizować informacje dotyczące zlecenia, takie jak:

• Bieżący status zlecenia - aktualizowane informacje o posępie prac.
• Komentarz do zmiany statusu - opcjonalnie można wysłać wiadomość SMS do klienta informującą o zmianie statusu zlecenia.
• Opis naprawy - szczegółowy opis przeprowadzonej naprawy lub czynności serwisowych.
• Zalecane czynności serwisowe - wskazanie zalecanych działań serwisowych do podjęcia.

Dodatkowo, do zlecenia serwisowego można utworzyć kosztorys naprawy, który może być wykorzystany do generowania faktury.

Kosztorys w Wapro Anywhere

Kosztorys w Wapro Anywhere służy do odzwierciedlenia czynności oraz użytych podzespołów w ramach realizacji zlecenia serwisowego. Pozwala operatorowi wybierać pozycje, które zostaną uwzględnione na fakturze. W praktyce oznacza to, że wartość tych pozycji zostanie wliczona w fakturę, ale nie będą one bezpośrednio widoczne dla użytkownika. Na przykład, można uwzględnić koszty związane z zużytymi podzespołami, które nie zostaną wykazane na fakturze.

Podczas definiowania kosztorysu, operator może wskazać następujące pozycje:

• Część fakturowana - pozycja będzie uwzględniona w WZ/FV,
• Usługa bazowa - pozycja techniczna, której wartość będzie sumowana z częściami używanymi, ale niewykazanymi na fakturze,
• Doliczaj do usługi bazowej - opcja powodująca sumowanie wartości tej pozycji do wartości usługi bazowej.

Po zakończeniu zlecenia serwisowego, użytkownik może utworzyć fakturę lub dokument magazynowy za pomocą menu prawego przycisku myszy. Istnieje również możliwość utworzenia tylko dokumentu rozchodowego (RW) na potrzeby dokumentowania wykorzystanych podzespołów.

Do czego służy element Reklamacje w Wapro Anywhere?

Reklamacja w Wapro Anywhere jest typem dokumentu, który pozwala na obsługę procesu reklamacyjnego w firmie. Przy tworzeniu dokumentu reklamacji, formularz dokumentu zostaje dostosowany do tego konkretnego typu.

W przypadku reklamacji, elementy związane ze stanem urządzenia, jego wyposażeniem oraz numerami seryjnymi są ukrywane, natomiast pojawiają się informacje dotyczące oczekiwanego rezultatu reklamacji, takiego jak naprawa, wymiana lub zwrot kosztów. Jest to szczególnie istotne w kontekście integracji z usługą Wapro B2B/Hybrid, gdzie klient może obsługiwać proces reklamacji w sklepie internetowym.

W zakładce Pozycje reklamacji można wprowadzać pozycje, które mają zostać objęte reklamacją. Pozycje można dodać ręcznie lub zaimportować (w przypadku integracji z innymi systemami). Reklamacja, w której pozycje są importowane, jest automatycznie powiązana z wcześniejszym dokumentem zamówienia klienta.

W oknie dodawania pozycji reklamacji użytkownik może wprowadzić numer serii konkretnej pozycji.

Podczas dodawania pozycji reklamacji, użytkownik może podać numer seryjny dla konkretnej pozycji. Istnieje również możliwość podłączania dokumentów, które można wykonać za pomocą menu prawego przycisku myszy (Operacje dodatkowe) lub przycisku Operacje pod listą pozycji. Dostępne opcje to:

• Podłącz dokument magazynowy.
• Podłącz dokument handlowy.
• Podłącz zamówienie.

Wybranie jednej z tych opcji spowoduje dodanie wszystkich pozycji z wybranego dokumentu jako pozycje reklamacji, wraz z ilością i ceną.

Jeśli rezultatem reklamacji jest zwrot towaru do klienta, istnieje możliwość wygenerowania paczki kurierskiej za pomocą operacji dodatkowej Generuj paczkę kurierską. Spowoduje to utworzenie paczki kurierskiej w module paczek z przypisanym adresem dostawy, który pochodzi z danych kontrahenta lub dokumentu (w zależności od tego, czy reklamacja była powiązana z dokumentem).