Przejdź do głównej zawartości

Definicja numeracji dokumentów

Definicja numeracji dokumentów w linii programów Wapro Anywhere obejmuje kilka istotnych podziałów numeracji:

  • ręczną lub automatyczną dla danego typu dokumentu,
  • uzależnioną od konkretnego typu dokumentu,
  • wspólną lub niezależną dla każdego magazynu,
  • ciągłą lub zerowaną w konkretnych okresach, np. co miesiąc.

Moduł konfiguracji dokumentów znajduje się w menu Admin | Numeracja dokumentów. Pozwala on na definicję różnych ustawień numeracji.

Po wybraniu ogólnego poziomu, np. gałęzi Dokumenty magazynowe można ustawić globalne preferencje dla wszystkich typów dokumentów magazynowych. To najprostsze ustawienie, które umożliwia określenie, czy numeracja ma być automatyczna czy ręczna oraz czy ma być zależna od typu dokumentu czy niezależna.

Typy numeracji​

W linii Wapro Anywhere dostępne są różne typy numeracji dokumentów, które można skonfigurować zgodnie z preferencjami:

  • numeracja automatyczna - system automatycznie nadaje kolejne numery dokumentów zgodnie z ustalonym licznikiem;
  • numeracja ręczna - użytkownik samodzielnie wprowadza kolejny numer dokumentu podczas jego tworzenia;
  • numeracja zależna - numer dokumentu jest uzależniony od konkretnego magazynu lub kasy. Na przykład, dwa oddzielne magazyny w tej samej firmie mogą mieć własną numerację, co oznacza, że mogą istnieć dwa dokumenty o tym samym numerze, np. WZ/0001/2023;
  • numeracja niezależna - niezależnie od magazynu, system pobiera kolejny numer dokumentu z globalnej puli, co zapewnia unikalność numerów w określonym okresie w ramach konkretnej firmy. Na przykład, dokument WZ/0001/2023 będzie unikatowy w firmie bez względu na to, w którym magazynie został wystawiony.
Pamiętaj

W przypadku skasowanych dokumentów, system w linii Wapro Anywhere nie uzupełnia automatycznie luk w numeracji. Zachowanie systemu w takiej sytuacji zależy od dwóch scenariuszy:

  • Jeśli użytkownik skasował ostatni dokument, system cofnie numerację, czyli kolejny nowo tworzony dokument będzie miał numer o jeden mniejszy.
  • Jeśli skasowany został dokument ze środka listy, a użytkownik chce uzupełnić lukę w numeracji, musi zmienić konfigurację numeracji na tryb ręczny i samodzielnie wprowadzić odpowiedni numer.

W celu ułatwienia tego procesu, istnieje parametr konfiguracyjny Uzupełniaj lukę w numeracji, który można zmienić dla firmy. Jeśli ten parametr jest ustawiony, system będzie starał się automatycznie uzupełniać luki w numeracji. Jednakże, takie ustawienie może wpływać na wydajność zapisywania dokumentów, ponieważ system będzie musiał znaleźć wolne miejsca w numeracji przed zapisaniem nowego dokumentu.

Wybór między automatycznym uzupełnianiem luk w numeracji a ręcznym wprowadzaniem numerów zależy od preferencji użytkownika i specyfiki działania firmy.

Warto wiedzieć

Dla dokumentów handlowych zakupu w linii programów Wapro Anywhere domyślnie wybrana jest numeracja ręczna, ponieważ najczęściej wprowadza się jako numer FV zakupu numeru z FV sprzedaży kontrahenta.

Numeracja poszczególnych typów dokumentów​

W linii Wapro Anywhere, podobnie jak w programie Wapro Mag, istnieje możliwość określenia numeracji dla poszczególnych typów dokumentów, takich jak PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), WZ (Wydanie Zewnętrzne), RW (Rozchód Wewnętrzny) itp.

Aby skonfigurować numerację dla danego typu dokumentu w Wapro Anywhere, należy wykonać opisane poniżej działania.

W pierwszym kroku użytkownik powinien rozwinąć dany poziom, np. Dokumenty magazynowe. Domyślnie numeracja dotyczy wszystkich magazynów i jest dla nich identyczna. Można zmienić to ustawienie poprzez wykorzystanie opcji Nowe ustawienia dla magazynu kasy, gdzie użytkownik wybiera rodzaj numeracji dla konkretnego magazynu lub kasy.

System posiada domyślnie zdefiniowane formaty numeracji składające się z sygnatury dokumentu / znaku autonumeracji / symbolu roku. Format numeracji to specjalna maska, która składa się z części stałych i zmiennych. Na przykład, dla dokumentu WZ (Wydanie Zewnętrzne), WZ jest częścią stałą, a znaki opisane pod polem Format są częściami zmiennymi, które zostaną uzupełnione w zależności od konkretnego dokumentu.

W ramach części zmiennych występować mogą różne znaki i symbole:

  • # - znak odpowiada jednej cyfrze z numeracji. Przykładowo ## oznaczać może maksymalny numer 99, a ##### oznacza maksymalny numer 99999;
  • $$ - symbol roku może być dwu- lub czterocyfrowy w zależności od liczby symboli dolara;
  • @@ lub !! - znaki używane aby przełamywać numerację w ramach miesięcy (@@) lub dni (!!);
  • ? - pozwala wprowadzić wyróżnik kontrahenta w numeracji w celu łatwiejszej jego identyfikacji;
  • * - symbol gwiazdki odpowiada jednej literze (patrząc od prawej strony) z symbolu magazynu. Przykładowo jeśli w symbolach M1, M2, M3, M4 wprowadzona zostanie w numeracji tylko jedna gwiazdka, np. WZ ####/*/$$$$, numer może przybrać formę podobną do: WZ 0001/1/2017 (dla magazynu o symbolu M1) lub WZ 0001/3/2017 (magazyn M3). W celu wyświetlenia pełnego symbolu magazynu, zastosować można maskę: WZ ####/**/$$$$ - numery będą wyglądały kolejno: WZ 0001/M1/2017 oraz WZ 0001/M3/2017.

Ważne jest by określić, czy numeracja jest ciągła (nigdy automatycznie się nie zeruje), czy zerowanie numeru następuje w cyklu rocznym, miesięcznym czy dziennym.

W polu Ostatni numer w roku można określić rok, dla którego ustalany jest numer, a w polu Ostatni numer dokumentu należy podać konkretny numer wystawionego już dokumentu. Pozwala to zastosować automatyczną numerację dla kolejnego numeru: Ostatni + 1.

Warto wiedzieć

Jeśli użytkownik wystawia w danym okresie dużą liczbę dokumentów, przykładowo ponad 9999 dokumentów rocznie, to maska musi być mieć odpowiednią liczbę symboli - w tym przypadku przynajmniej #####. Jeśli symboli będzie zbyt mało, to podczas wystawiania dokumentu pojawi się komunikat Maska dokumentu jest zbyt mało pojemna oznaczający, że zabrakło znaku autonumeracji i system nie jest w stanie obliczyć kolejnego numeru.

Numeracja według magazynu/kasy​

Aby wprowadzić różne ustawienia numeracji dla poszczególnych magazynów lub kas, należy skorzystać z opcji Nowe ustawienia dla magazynu kasy na odpowiedniej gałęzi nadrzędnej.

Procedura konfiguracji nie różni się znacząco od opisanej wcześniej. Ważne jest jednak wskazanie, dla którego magazynu lub kasy mają obowiązywać określone ustawienia numeracji.