Jak wysyłać dokumenty w Portalu eBiuro?

Portal eBiuro stanowi innowacyjne narzędzie do zarządzania dokumentami pomiędzy klientami a księgowymi. Jego główną zaletą jest umożliwienie efektywnej wymiany informacji i materiałów, co znacząco ułatwia współpracę. Użytkownicy Portalu eBiuro cieszą się spersonalizowanym widokiem na swoim dashboardzie, co wpływa na dostęp do odpowiednich funkcji dotyczących obiegu dokumentów. Dzięki temu, portal optymalizuje procesy oraz zwiększa wygodę współpracy, dostosowując się do potrzeb różnych grup użytkowników.

Użytkownicy Portalu mają możliwość pracy z dokumentami w dwóch kontekstach:

• księgowy - ma możliwość nadawania statusów, takich jak Wyślij do weryfikacji i Odrzuć,
• klient - może nadać statusy Akceptuj i Odrzuć.

Uwaga

W wyjątkowych sytuacjach księgowy może uzyskać uprawnienia do akceptacji dokumentów, co zwiększa elastyczność procesu zarządzania dokumentami.

Zarządzanie dokumentami w Portalu eBiuro to kluczowy element efektywnej współpracy. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i zaawansowanym funkcjom, Platforma staje się nieocenionym wsparciem w obiegu dokumentacji.

Jak wygląda obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to kluczowy element sprawnej komunikacji pomiędzy użytkownikami, którzy uczestniczą w procesach związanych z dokumentacją w Portalu eBiuro. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis tego procesu, który przebiega między klientem a księgowym.

Etapy obiegu dokumentów

1. Pobranie dokumentów z KSeF - faktury są pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bezpośrednio do usługi Businesslink, co zapewnia szybki i bezpieczny transfer danych.

2. Transfer do programu Wapro ERP - usługa Businesslink automatycznie przekazuje zaimportowane faktury do programów Wapro Fakir albo Wapro Kaper, używanych w księgowości.

3. Wstępna weryfikacja przez księgowego - księgowy dokonuje weryfikacji faktur w systemie Wapro ERP, a następnie przesyła je do akceptacji w Portalu, udostępniając klientowi niezbędne nagłówki dokumentów.

Działania klienta w Portalu eBiuro

1. Logowanie - klient rozpoczyna proces, logując się na swoje konto w Portalu eBiuro.
2. Dostęp do dokumentów - po zalogowaniu ma możliwość przeglądania listy wszystkich dokumentów.
3. Wybór dokumentów do akceptacji - klient może zaznaczyć pojedyncze lub wszystkie faktury, które chce zatwierdzić.

Warto wiedzieć

Przed dokonaniem akceptacji, klient ma możliwość podglądu wybranego dokumentu w formie graficznej. W tym celu Portal eBiuro pobiera pełny dokument z platformy Businesslink, w tym plik FA(2), na podstawie numeru KSeF, oraz uzupełnia brakujące informacje. Po dokonaniu przeglądu klient może akceptować dokumenty, a następnie powrócić do listy.

4. Akceptacja dokumentów - klient klika opcję Akceptuj, co rozpoczyna proces finalizacji.
5. Wysyłka do Wapro ERP - zatwierdzone dokumenty są automatycznie przesyłane do programów Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Weryfikacja w biurze rachunkowym

1. Weryfikacja końcowa - księgowy przegląda zaakceptowane dokumenty w buforze Businesslink, korzystając z programu Wapro ERP.

2. Wybór faktur do importu - pracownik zaznacza wybrane lub wszystkie zweryfikowane faktury, które są gotowe do dalszego przetwarzania.

3. Import do ksiąg rachunkowych - na koniec, pracownik importuje wybrane faktury do ksiąg rachunkowych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Automatyczne przekazywanie dokumentów w Wapro ERP

Jeśli w ustawieniach firmy w systemach Wapro ERP aktywujesz opcję automatycznego przekazywania dokumentów zakupowych do akceptacji przez klienta, program zyska na efektywności. Po pobraniu faktur z usługi Businesslink, Wapro ERP automatycznie przekaże nagłówki tych dokumentów do Portalu eBiuro, przydzielając im status Do akceptacji. Dzięki temu zyskasz pełną kontrolę nad procesem akceptacji dokumentów, co usprawni zarządzanie zakupami i poprawi komunikację z klientami.

Jak przeglądać listę dokumentów?

Funkcja Lista dokumentów dostępna w Portalu eBiuro znacznie ułatwia proces akceptacji faktur online. Dzięki niej klienci mogą sprawnie weryfikować i zatwierdzać dokumenty, a firmy księgowe zyskują pełną kontrolę nad przepływem faktur oraz ich integracją z księgami rachunkowymi.

Aby rozpocząć przeglądanie dokumentów, rozwiń listę firm, a następnie wybierz odpowiednią jednostkę, której dokumenty zamierzasz analizować. Takie działanie pomoże Ci skoncentrować się na właściwych materiałach i efektywnie zarządzać procesem akceptacji faktur.

Aby dostosować wyświetlanie listy do swoich preferencji, sprawdź, który tryb jest dla Ciebie bardziej komfortowy: wybierz pomiędzy podstawowym a kompaktowym widokiem. W tym celu kliknij ikonę i dokonaj wyboru preferowanego stylu.

Aby wyświetlić listę dokumentów, w głównym menu aplikacji kliknij kartę Dokumenty i wybierz pozycję Lista dokumentów. System zaprezentuje wszystkie faktury przypisane do Twojej firmy.

Ikona oznacza fakturę sprzedaży, a ikona - fakturę zakupu.

Korzystając z tych funkcji, użytkownicy mogą łatwo zarządzać swoimi dokumentami i śledzić ich status w systemie.

Poniżej widoczna jest lista dokumentów z informacją o statusie dokumentu z oznaczeniem występowania kosztów i uwag. W kolumnie Koszty prezentowana jest liczba dodanych opisów kosztowych, które można dodać do nagłówka dokumentu oraz poszczególnych pozycji dokumentu. W kolumnie Uwagi widoczna jest liczba uwag, które można dodać do nagłówka dokumentu oraz poszczególnych pozycji dokumentu.

Po zaznaczeniu kilku dokumentów, możesz sprawdzić, jaka jest ich zsumowana wartość. W tym celu skorzystaj z menu kontekstowego - zaznacz dokumenty na liście, kliknij prawy przycisk myszy i wybierz pozycję Pokaż sumę zaznaczonych.

Po kliknięciu numeru konkretnego dokumentu, możesz zapoznać się z jego szczegółami.

Jakie statusy dokumentów widzi klient?

Statusy dokumentów widoczne z perspektywy klienta:

• Do akceptacji - dokument z systemu Wapro ERP, który po analizie powinien zostać przesłany do weryfikacji do księgowego,
• Zaakceptowane - dokument zaakceptowany i zaksięgowany w programie Wapro ERP, nie można go już edytować,
• Do weryfikacji - dokument został przesłany do księgowego i czeka na weryfikację,
• Odrzucone - dokument odrzucony, nie podlega księgowaniu.

Warto wiedzieć

W podsumowaniu Wszystkie nie zostały ujęte dokumenty o statusie Wyeksportowane do ERP.

Jak zmodyfikować dokument w systemie?

Aby dostosować wybrany dokument, masz możliwość przypisania kosztów oraz dodania uwag, które mogą być dołączone w formie załącznika do faktury. Aby rozpocząć, kliknij numer dokumentu, który chcesz edytować.

Podpowiedź

Jeśli chcesz szybko otworzyć kolejną fakturę, po zapoznaniu się z otwartym już dokumentem przejdź na zakładkę Lista dokumentów i wybierz interesujący Cię dokument z dostępnej listy.

Po otwarciu dokumentu dokładnie zapoznaj się z wyświetlonymi informacjami. Graficzny obraz faktury znajdziesz na zakładce Podgląd, natomiast wszystkie pozycje związane z fakturą są dostępne na zakładce Pozycje.

Zoptymalizuj swoje zarządzanie dokumentami, korzystając z funkcji edycji i dodawania uwag.

Przypisanie kosztów pozycji i wprowadzanie uwag

Po kliknięciu opcji Przypisz koszty pozycji możesz dodać nowe koszty. Lista rozwijana w polu Rodzaj została zbudowania na bazie danych dostępnych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Opcja Dodaj uwagi pozycji pozwala na wprowadzenie treści uwagi.

Aby wprowadzić koszty i uwagi dla wielu rekordów jednocześnie, najpierw zaznacz odpowiednie pozycje na liście. Następnie kliknij przycisk Grupowe przypisywanie kosztów lub Grupowe dodawanie uwag, aby wykonać operacje na wybranych elementach.

Przypisanie kosztów dokumentu i dodawanie uwag

Na zakładce Dane nagłówkowe możesz także przypisać koszty dokumentów i wprowadzić uwagi do nagłówka dokumentu - także w formie załączników o formatach: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, JPG, PNG. Aby przypisać koszty, kliknij przycisk Przypisz koszty dokumentu, aby dodać uwagi - przycisk Dodaj uwagi i załączniki dokumentu. Dodawanie załączników jest możliwe także na zakładce Załączniki.

Podpowiedź

Funkcje przypisywania kosztów dokumentu i dodawania uwag są dostępne także po kliknięciu w głównym widoku menu Operacje - ....

Edytowanie i usuwanie uwag i kosztów dokumentów jest możliwe po kliknięciu odpowiednio ikon i w widoku szczegółów dokumentu.

Jak zaakceptować lub odrzucić dokument?

Zmiana statusu analizowanego dokumentu jest możliwa w kilku miejscach:

• w oknie edycji konkretnej faktury - w górnej części okna widoczne są przyciski Akceptuj i Odrzuć,
• w głównym widoku listy dokumentów,
• po kliknięciu w głównym widoku menu Operacje - ...,

• w menu kontekstowym wywołanym na liście dokumentów.

Po zaznaczeniu dokumentu i wybraniu opcji Akceptuj lub Odrzuć, status dokumentu na liście zmieni się analogicznie na Zaakceptowane i Odrzucone.

Po zaznaczeniu kilku dokumentów na liście wyświetlą się dodatkowe opcje - Grupowe przypisywanie kosztów i Grupowe dodawanie uwag.

Jak korzystać z filtrów wyszukiwania i mechanizmu sortowania?

Wykorzystanie dostępnych filtrów pozwala na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie dokumentów. Dzięki nim możesz z łatwością zawęzić widok listy, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. Umożliwia to efektywną organizację informacji oraz oszczędność czasu w procesie poszukiwania istotnych dokumentów.

Do dyspozycji masz filtry:

• Szukaj w: - zdecyduj, w jakim kontekście chcesz ograniczyć widok danych: Numer, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość brutto,
• Okres - wybierz, z jakiego okresu dane chcesz zobaczyć,
• Status - do wyboru masz statusy: Do akceptacji, Zaakceptowane, Do weryfikacji, Odrzucone,
• Wyeksportowane do ERP - określ, czy dany dokument został wyeksportowany do ERP,
• Korekta - określ, czy dokument jest korektą,
• Typ faktury - zdecyduj, czy jest to faktura zakupu, czy sprzedaży.

Portal eBiuro oferuje funkcję sortowania dokumentów na liście, co pozwala na łatwe i szybkie dostosowanie widoku do indywidualnych potrzeb użytkownika. Aby uporządkować dokumenty, wystarczy kliknąć jeden z dostępnych nagłówków: Numer dokumentu, Data wystawienia, Kontrahent lub Wartość. Dzięki temu zyskasz pełną kontrolę nad prezentacją swoich dokumentów.

Dodatkowo, aby jeszcze bardziej ułatwić proces wyszukiwania konkretnych dokumentów lub zbiorów, Portal eBiuro udostępnia funkcję drzewa filtrów. Znajdziesz je po prawej stronie ekranu – wystarczy kliknąć ikonę , aby je rozwinąć. Struktura tego drzewa opiera się na danych z programów Wapro Fakir oraz Wapro Kaper, co pozwala na efektywne i szybkie filtrowanie informacji.