Jak korzystać ze Skrzynki nadawczej?

Skrzynka nadawcza to istotne narzędzie w środowisku pracy klienta, umożliwiające efektywne i szybkie przesyłanie dokumentów w formie załączników graficznych. Obsługiwane formaty plików to: PDF, JPG, PNG, SVG, GIF oraz BMP, a maksymalny rozmiar załącznika wynosi 10 MB.

Uwaga

Do utworzenia dokumentu konieczne jest dodanie załącznika. Nazwa pliku przepisywana jest do pola numer dokumentu.

Dokumenty przesyłane ze Skrzynki nadawczej są poddawane weryfikacji przez księgowego. Po dokładnej analizie, księgowy ma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia przesłanego pliku. Akceptacja dokumentu skutkuje jego przesłaniem do bufora programu Wapro ERP. W przypadku odrzucenia, księgowy powinien dodać adnotację z informacją o powodzie tej decyzji w postaci uwagi.

Aby uzyskać dostęp do skrzynki, kliknij w menu bocznym kartę Dokumenty, a następnie wybierz opcję Skrzynka nadawcza.

Jak przeglądać dokumenty w Skrzynce nadawczej?

Zanim zaczniesz przeglądać dokumenty w Skrzynce nadawczej, wybierz preferowany sposób wyświetlania listy - widok podstawowy lub widok kompaktowy. Aby to zrobić, kliknij ikonę i dokonaj wyboru.

Kolejnym przydatnym narzędziem jest sortowanie dokumentów. Możesz szybko uporządkować listę według kluczowych kryteriów, takich jak Numer dokumentu, Kontrahent czy Data dodania, klikając odpowiedni nagłówek kolumny.

Na górze interfejsu znajdują się funkcjonalne elementy, takie jak pole wyszukiwania oraz filtry, które pozwalają na precyzyjne ograniczenie wyświetlanych danych według Okresu i Statusu.

Poniżej umieszczone są przyciski, które umożliwiają wykonywanie kluczowych operacji, takich jak:

• dodawanie nowego dokumentu,
• modyfikowanie istniejącego dokumentu,
• usuwanie dokumentu,
• wysyłanie dokumentu do księgowości.

Kluczowym elementem Skrzynki nadawczej jest lista dokumentów ujęta w tabelę. Po wskazaniu konkretnego dokumentu, z prawej strony ekranu nawigacyjnego pojawi się okno z szczegółowymi informacjami. Możesz tam znaleźć dane dotyczące kosztów, uwag oraz podgląd załączników powiązanych z danym dokumentem.

Dzięki tym funkcjom przeglądanie dokumentów w Skrzynce nadawczej stanie się bardziej intuicyjne i efektywne.

Jak otworzyć podgląd załącznika?

Aby uzyskać pełny widok załącznika, przejdź do sekcji Podgląd załącznika dokumentu i kliknij ikonę . Alternatywnie, możesz otworzyć menu kontekstowe, klikając prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierając opcję Podgląd załącznika. Dzięki tym prostym krokom szybko i łatwo zapoznasz się z zawartością dokumentu.

Jak dodać nowy dokument w Portalu eBiuro?

Portal eBiuro oferuje użytkownikom możliwość łatwego dodawania nowych dokumentów zarówno w trybie pojedynczym, jak i grupowym. Aby dodać dokumenty pojedynczo, skorzystaj z ikony .

Jeśli potrzebujesz dodać większą ilość dokumentów jednocześnie, wystarczy zaznaczyć odpowiednie pliki i zastosować metodę Przeciągnij i upuść. Zostaną one automatycznie przekształcone na dokumenty, w których nazwa pliku stanie się numerem dokumentu. Po dodaniu, nazwa załącznika oraz data dodania będą widoczne w danych dokumentu.

Aby dodać nowy dokument ręcznie, kliknij ikonę i uzupełnij dane w polach:

• Numer dokumentu - numer wprowadzonego dokumentu,
• Typ dokumentu – wybierz odpowiednią kategorię dokumentu, taką jak faktura sprzedaży, faktura zakupu, paragon lub inny dokument,
• Uwagi – dopisz wszelkie dodatkowe informacje dotyczące dokumentu,
• Dane kontrahenta – wpisz NIP kontrahenta i pobierz automatycznie dane kontrahenta z GUS,
• Załącznik – dodaj plik lub dokument, który chcesz dołączyć.

Uwaga

Do zapisania dokumentu wystarczy załącznik i numer dokumentu.

Jak zmodyfikować dane dokumentu?

Warto wiedzieć

Modyfikacji podlegają jedynie dane nagłówkowe oraz dane kontrahenta (także adresowe).

Aby rozpocząć proces edycji danych, wybierz interesujący Cię dokument z listy. Istnieje kilka sposobów na dokonanie modyfikacji:

• kliknij ikonę w głównym oknie skrzynki,
• kliknij ikonę w widoku Szczegóły dokumentu,
• kliknij prawy przycisk myszy i w menu kontekstowym wybierz opcję Popraw.

W nowo otwartym oknie edycyjnym masz możliwość zmiany różnorodnych danych, takich jak typ dokumentu czy uwagi. W przypadku kontrahenta możesz skorzystać z opcji Pobierz dane z GUS, co umożliwi automatyczną aktualizację jego informacji.

Oprócz podstawowych danych dokumentu, możesz także edytować informacje dotyczące kosztów oraz dodatkowe uwagi. Aby to zrobić, skorzystaj z menu kontekstowego (klikając prawym przyciskiem myszy) lub użyj ikony znajdującej się pod szczegółami dokumentu. Jeżeli chcesz usunąć wprowadzone koszty lub treść uwagi, skorzystaj z ikony .

W przypadku, gdy zdecydujesz się na usunięcie dokumentu z listy, wystarczy kliknąć ikonę .

Jak przesłać dokument do księgowości?

Zmodyfikowany dokument uzyskuje status Roboczy, co oznacza, że możesz go już przekazać do działu księgowości. Po przesłaniu, księgowość otrzyma automatyczne powiadomienie o nowym dokumencie, co pozwoli jej na dalsze procedowanie.

W momencie wysłania, status dokumentu zmienia się na Do akceptacji. Księgowy po dokonaniu analizy ma możliwość zaakceptowania dokumentu lub jego odrzucenia. Jeśli dokument zostanie zaakceptowany, trafia bezpośrednio do systemu Wapro ERP, gdzie jest księgowany. W przypadku odrzucenia, należy go usunąć i ewentualnie wprowadzić ponownie.

Pamiętaj, aby wykonać wszystkie kroki starannie, ułatwi to proces księgowania i zapewni szybkie załatwienie spraw w dziale księgowości.

Menu kontekstowe w Portalu

Menu kontekstowe to kluczowy element interfejsu użytkownika, który można wywołać, klikając prawym przyciskiem myszy. To niezwykle przydatne narzędzie oferuje szereg opcji, które ułatwiają zarządzanie dokumentami. W zależności od statusu konkretnego dokumentu, dostępne są różnorodne funkcje, takie jak:

• wysyłka do księgowości - szybkie przesyłanie dokumentów do działu księgowości,
• dodawanie dokumentu - możliwość stworzenia nowego dokumentu,
• modyfikacja dokumentu - edytowanie istniejących dokumentów, aby dostosować je do aktualnych potrzeb,
• usunięcie dokumentu - opcja usunięcia niepotrzebnych lub błędnych dokumentów.

Ponadto, menu kontekstowe umożliwia również przypisywanie kosztów do dokumentu, co pozwala na lepsze zarządzanie finansami. Użytkownicy mogą także edytować uwagi dotyczące dokumentów oraz przeglądać załączniki, co znacznie zwiększa efektywność pracy. Dodatkowo w menu dostępne są funkcje zaznaczania, które ułatwiają organizację i selekcję dokumentów.

Zrozumienie i efektywne wykorzystanie funkcji menu kontekstowego może znacznie usprawnić procesy związane z zarządzaniem dokumentami w Twojej organizacji.

Jak jednocześnie edytować dane wielu dokumentów?

Kiedy zaznaczysz kilka dokumentów, uzyskasz dostęp do opcji umożliwiających wykonanie grupowych operacji. Oto dostępne funkcje:

• Grupowa edycja dokumentów – pozwala na łatwe wskazanie typu dokumentu, dodanie uwag czy przypisanie kontrahenta do wybranych dokumentów w jednym kroku,
• Grupowe przypisanie kosztów – umożliwia przypisanie tego samego rodzaju kosztu oraz opisu wszystkim zaznaczonym fakturom, co znacznie przyspiesza proces zarządzania finansami,
• Grupowe dodawanie uwag – pozwala na dodanie identycznej uwagi do całej grupy dokumentów, co ułatwia organizację i śledzenie informacji.

Dzięki tym funkcjom możesz efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i oszczędzać czas na ich edytowaniu.

Jak skutecznie wyszukać konkretny dokument?

Aby szybko i efektywnie znaleźć poszukiwany dokument, skorzystaj z pola Szukaj w:. Wybierz odpowiedni kontekst wyszukiwania, taki jak Numer, Data wystawienia lub Kontrahent, a następnie wprowadź kilka znaków. W wyniku tego system automatycznie zawęzi widok listy, ułatwiając lokalizację dokumentu.

Dodatkowo, aby jeszcze bardziej zoptymalizować proces wyszukiwania, wykorzystaj dostępne filtry:

• Okres - wybierz z rozwijanej listy odpowiedni zakres czasowy, aby skoncentrować się na dokumentach z określonego okresu,
• Status - zaznacz interesujący Cię status szukanego dokumentu, pozwoli to na jeszcze szybsze znalezienie pożądanej pozycji.

Stosując te proste kroki, maksymalnie uprościsz proces wyszukiwania dokumentów i zaoszczędzisz cenny czas.