Jak działa tablica dokumentów?
Tablica dokumentów to efektywne narzędzie dostępne w Wapro eBiuro, które zrewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentami oraz monitorowania ich statusów. Dzięki swojej graficznej formie, tablica dokumentów umożliwia optymalizację przepływu dokumentów i ułatwia zarządzanie projektami.
Kluczowe zalety tablicy dokumentów:
- optymalna wizualizacja pracy - tablica dokumentów oferuje klarowny i przejrzysty obraz dokumentów,
- zwiększona przejrzystość - dzięki tablicy każdy członek zespołu ma stały dostęp do informacji dotyczących statusu dokumentów, co przekłada się na większą efektywność.
Dzięki tym funkcjom tablica dokumentów staje się nieocenionym narzędziem w codziennej pracy, które pozwala na lepsze zarządzanie fakturami oraz ich skuteczniejsze realizowanie.
Aby przejść do widoku tablicy dokumentów, wybierz w menu Dokumenty | Tablica dokumentów.
Górna część okna tablicy dokumentów prezentuje listę dokumentów - panel pokazujący liczbę wszystkich przetwarzanych dokumentów, a także dokumentów w podziale na statusy w jakich się znajdują. Do widoku Wszystkie nie wliczają się dokumenty o statusie Wyeksportowane do ERP.
Widok tablicy dokumentów oraz operacje, które może wykonywać użytkownik są ściśle określone przez nadane uprawnienia.
Poniżej licznika dokumentów widoczne są intuicyjne filtry, umożliwiające szybkie i łatwe wyszukanie konkretnej faktury. Większość ekranu zajmują kolumny z fakturami w podziale na statusy. Obok nazwy statusu wyświetla się liczba dokumentów widocznych na tablicy.
Jak zmodyfikować fakturę?
Aby zapoznać się ze szczegółami dokumentu, kliknij go, a następnie rozwiń menu 
i wybierz opcję Pokaż.
Kliknięcie numeru faktury również otworzy dokument.
System wyświetli pełny obraz faktury z możliwością edycji danych nagłówkowych.
Jak przypisać koszty i dodać uwagi do dokumentu?
Na tablicy dokumentów możesz także przypisać koszty i dodać uwagi do faktury. W tym celu kliknij dokument, a następnie w oknie Szczegóły dokumentu rozwiń menu i wybierz opcję Przypisz koszty lub Dodaj uwagi i załączniki. Na ekranie wyświetli się okno edycji wywołanej operacji.
Jak wyszukać dokument na tablicy?
Niezależnie od tego, czy jesteś księgowym, czy pracownikiem firmy możesz skorzystać z dostępnych filtrów i mechanizmu wyszukiwania dokumentów.
Wyszukaj fakturę, korzystając z pola Szukaj w: - wybierz kontekst poszukiwań, a następnie wpisz kilka znaków, aby zawęzić wyświetlane dane. Możesz także użyć dostępnych filtrów:
- Okres - określ, w jakim zakresie czasowym system powinien szukać danych,
- Wyeksportowane do ERP - określ, czy szukany dokument został wyeksportowany do Wapro Fakir lub Wapro Kaper,
- Korekta - zdecyduj, czy szukany dokument stanowi korektę,
- Typ faktury - wybierz, czy jest to faktura zakupu, czy sprzedaży.
Pamiętaj, że masz jeszcze do dyspozycji drzewo filtrów, pobranych z programów Wapro Fakir lub Wapro Kaper
Jak zmienić status faktury?
W zależności od uprawnień, które masz nadane (księgowy czy pracownik udziałowca) możesz zmieniać statusy faktur, tzn. przenosić dokumenty z między kolumnami. Przykładowo, jeśli jesteś zalogowany w roli księgowego, możesz przenieść fakturę o statusie Do akceptacji do kolumn Do weryfikacji, Zaakceptowane lub Odrzucone. Jeśli jesteś zalogowany w roli klienta, możesz przenieść dokumenty z kolumny Do akceptacji do kolumn Zaakceptowane lub Odrzucone.
Aby szybko przenieść dokument z jednej kolumny do drugiej, wybierz konkretną fakturę, przytrzymaj ją lewym klawiszem myszki i przeciągnij do dedykowanej lokalizacji.
System automatycznie blokuje kolumny, do których nie możesz przenieść dokumentu.