Jak wygląda obieg dokumentów między Wapro Kaper a Wapro eBiuro?
W Wapro eBiuro dostępne są funkcjonalności Skrzynki nadawczej (w kontekście klienta) i Skrzynki odbiorczej (w kontekście księgowości), które umożliwiają sprawny obieg dokumentów między klientami a księgowością.
Dla klientów, Skrzynka nadawcza stanowi wygodne narzędzie do przesyłania dokumentów do biura rachunkowego lub działu księgowości. Użytkownicy mogą łatwo dodawać pliki w różnych formatach, takich jak PDF, JPG, JPEG, PNG, SVG, GIF oraz BMP. Wystarczy kliknąć przycisk Dodaj lub skorzystać z funkcji przeciągnij i upuść, aby szybko i bezproblemowo przekazać niezbędne dokumenty.
Na podstawie przesłanych załączników, Wapro eBiuro automatycznie generuje proste dokumenty, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją i przyspiesza proces księgowania.
Do powstania dokumentu wymagany jest załącznik i numer dokumentu. Numerem dokumentu staje się nazwa dodanego pliku.
Wprowadzone dokumenty podlegają edycji. Klient może zmodyfikować dane:
- numer dokumentu,
- typ dokumentu,
- uwagi,
- dane kontrahenta.
Zweryfikowane i przygotowane dokumenty klient powinien przekazać do księgowości - przycisk Wyślij.
W księgowości każdy dokument przechodzi dokładny proces analizy. Jeżeli występują jakiekolwiek niejasności, księgowość może dodać komentarz w sekcji Uwaga, a następnie przesłać dokument do klienta do weryfikacji, korzystając z opcji Wyślij do weryfikacji.
W przypadku, gdy dokumenty są kompletne, księgowość przekazuje je bezpośredniego do systemu Wapro ERP - przycisk Wyślij do ERP.
Dokumenty wysłane do systemu Wapro ERP oczekują na odebranie ich przez usługę Wapro Czynności automatycznych. Dokumenty te oznaczane są żółtą ikoną ERP.
Konfigurację oraz weryfikację działania usługi Czynności Automatycznych można wykonać z poziomu:
- aplikacji desktopowej Wapro Kaper, na zakładce Inne,
- systemu Windows, uruchamiając aplikację Wapro Czynności automatycznych .
Dokumenty nieodebrane w programie Wapro Kaper przez Wapro Czynności automatyczne, można wycofać z wysyłki, np. w celu edycji czy usunięcia, poprzez zaznaczenie dokumentów i użycie przycisku Anuluj wysyłkę do ERP.
Po odebraniu dokumentów przez system Wapro Kaper, oznaczenie dokumentu w Wapro eBiuro zmieni się na niebieską ikonę ERP. Na tym etapie nie można już edytować dokumentu.
Klient otrzyma powiadomienie w systemie Windows, za pośrednictwem usługi Wapro Update z Wapro eBiuro, informujące o tym, że w Skrzynce odbiorczej aplikacji Wapro Kaper znajdują się dokumenty do ręcznego zaksięgowania.
Aby zaksięgować dokument, należy uruchomić aplikację Wapro Kaper i przejść do okna Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ryczałtu.
Dokumenty przesłane z Wapro eBiuro trafiają do Skrzynki odbiorczej, która jest dostępna w widoku Firma | Skrzynka odbiorcza...
... lub w oknie wprowadzania dokumentu dla KPiR albo Ryczałtu.
W oknie Skrzynki odbiorczej widoczne są:
- lista dokumentów do zaksięgowania w aplikacji Wapro Kaper,
- filtr dokumentów pobranych oraz zaksięgowanych w podziale na typy dokumentów. Typy dokumentów określa się w Wapro eBiuro w Skrzynce odbiorczej lub Skrzynce nadawczej,
- podgląd graficzny wybranego dokumentu.
