Przejdź do głównej zawartości

e-Sprawozdania finansowe

Informacje

Elektroniczne sprawozdania finansowe uruchomione są jako $$usługi subskrypcyjne$$.

Zgodnie art. 45 ust. 1f, 1g, 1h ustawy o rachunkowości, od 1 października 2018 roku:

  • ust. 1f. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
  • ust. 1g. sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
  • ust. 1h. sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Niniejszy rozdział poświęcony jest przygotowaniu elektronicznych sprawozdań finansowych, to znaczy sprawozdań w postaci pliku w formacie XML o strukturze zgodnej z opublikowanymi na stronie MF schematami XSD. Na stronie Ministra Finansów opublikowanych zostało kilka rodzajów sprawozdań, każde w wariancie PLN oraz tysiącach PLN. W Wapro Fakir Finanse i księgowość dodane zostały najpopularniejsze sprawozdania, to jest dla:

  • Jednostek innych niż Banki, Zakłady Ubezpieczeń i Zakłady Reasekuracji;
  • Jednostek małych, korzystających z uproszczeń;
  • Jednostek mikro;
  • Jednostek pożytku publicznego;
  • Domów maklerskich;
  • Emitentów;

Dostępne są warianty, w których kwoty wyrażone są w PLN lub w tysiącach PLN. Opis metody składania elektronicznych sprawozdań finansowych znajduje się na portalu Biznes.gov.pl.

Definicja klasycznego sprawozdania finansowego

W Wapro Fakir Finanse i księgowość, klasyczne sprawozdania finansowe definiowane są w module Raportów użytkownika. W module można zaimportować elementy składowe takich sprawozdań z wzorca a każdy z utworzonych tą metodą raportów można odpowiednio przystosować zgodnie z wymaganiami firmy. Wśród predefiniowanych definicji znajdują się szablony sprawozdań dla:

  • dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji:

    • Bilans Aktywa (maxi)
    • Bilans Pasywa (maxi)
    • Rachunek Zysków i Strat (maxi) - kalkulacyjny
    • Rachunek Zysków i Strat (maxi) - porównawczy
    • Rachunek przepływów - metoda bezpośrednia
    • Rachunek przepływów - metoda pośrednia
    • Zestawienie zmian
  • dla małych jednostek:

    • Bilans Aktywa (midi)
    • Bilans Pasywa (midi)
    • Rachunek Zysków i Strat (midi) - kalkulacyjny
    • Rachunek Zysków i Strat (midi) - porównawczy
  • dla mikro jednostek:

    • Bilans Aktywa, Pasywa (mini)
    • Rachunek Zysków i Strat (mini) - wariant 1 (dla jednostek mikro, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 1, 3 i 4 oraz ust. 1b ustawy)
    • Rachunek Zysków i Strat (mini) - wariant 2 (dla jednostek mikro, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 2 ustawy)

Sprawozdania pobierane z wzorca, obejmowały zakres minimum wymagany przez ustawę o rachunkowości natomiast dołączone do nich formuły obliczeniowe odnosiły się do domyślnego planu kont programu. Na poniższym przykładzie widoczne jest lista dostępnych klasycznych składowych sprawozdań finansowych w Wapro Fakir Finanse i księgowość:

WAPRO Fakir. Okno - Zestawienia

Na liście widoczne są wszystkie dostępne wzorcowe sprawozdania, oczywiście każda firma, powinna pobrać tylko te predefiniowane definicje, które są wymagane.

Jeżeli firma ma zdefiniowane wszystkie wymagane składowe klasycznego sprawozdania finansowego, a nazwy poszczególnych pozycji nie zostały zmienione, bardzo łatwo będzie można skonwertować je wersję elektroniczną. Firmy, które nie mają jeszcze przygotowanych klasycznych sprawozdań finansowych w module raportów użytkownika, będą musiały je najpierw przygotować. Najłatwiejszą metodą przygotowania elektronicznego sprawozdania finansowego jest:

  • w pierwszym kroku przygotowania jego elementów składowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat i innych w module raportów użytkownika. Łącznie z uzgodnieniem i sprawdzeniem kwot.
  • następnie w drugim kroku skonwertowanie tak naliczonych składowych sprawozdania na wersję elektroniczną;
  • na koniec uzupełnienie pozostałych, wymaganych w takim sprawozdaniu danych;

Poniżej przykład definicji Rachunku Zysku i Strat (wariant kalkulacyjny):

WAPRO Fakir. Okno - Definicja zestawienia, przykład definicji Rachunku Zysku i Strat (wariant kalkulacyjny)

Wiązanie definicji sprawozdania finansowego z wybranym schematem elektronicznego sprawozdania finansowego

Definiowanie elektronicznego sprawozdania finansowego polega w zasadzie na wybraniu składowych sprawozdania przygotowanych w module Raportów użytkownika a następnie na wiązaniu pozycji elektronicznego sprawozdania finansowego z odpowiednią pozycją wskazanego raportu użytkownika. Jeżeli nazwy pozycji w raportach nie były zmieniane, pozostały takie jak we wzorcu a składowe sprawozdań z raportów zostaną powiązane z właściwymi sekcjami sprawozdania, większość operacji wiązania zostanie wykonana w Wapro Fakir Finanse i księgowość automatycznie.

Moduł sprawozdań finansowych uruchamiany jest z głównego menu programu: Zakładka: Księga główna | Sekcja: Zestawienia | Polecenie: Sprawozdania Finansowe. Po uruchomieniu modułu na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądarka kartoteki wykonanych sprawozdań finansowych. W kartotece można rejestrować wszystkie wykonane sprawozdania, zarówno roczne, przekazane do KRS jak i inne sprawozdania, na przykład śródroczne sprawozdania dla banków.

W celu utworzenia nowego, elektronicznego sprawozdania finansowego, wg. nowego schematu, należy przycisnąć przycisk Dodaj lub użyć skrót [Ins]. Uruchomiony zostanie kreator, który pozwoli na wykonanie wszystkich omówionych wyżej czynności.

Informacja

Po zapisaniu pierwszego kompletnego sprawozdania, ponowne naliczanie kolejnego opartego o ten sam schemat, nie będzie już wymagało ponownego wiązania pozycji sprawozdań utworzonych w module Raportów użytkownika. Program wykorzysta utworzone wcześniej powiązania. Jedynie w przypadku wykonania ewentualnej modyfikacji sprawozdań w module Raportów użytkownika może wymagać modyfikacji powiązań.

W pierwszym kroku należy wybrać typ sprawozdania:

WAPRO Fakir. Kreator "Sprawozdania finansowe / Dodaj" - Krok 1

:::cautio Uwaga Lista typów sprawozdań zawiera wszystkie opublikowane wzory. Aby na liście widoczne były wyłącznie aktualne wzory należy przycisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie pozycji Sprawozdania finansowe, oznaczony ikoną - WAPRO Fakir. Przycisk - Pokaż tylko najnowsze wersje sprawozdań danego typu. :::

W drugim kroku, po przyciśnięciu przycisku Dalej -> lub użyciu skrótu [Ctrl+D] należy wybrać sekcje schematu elektronicznego sprawozdania finansowego, które mają być wypełnione danymi oraz powiązać z nimi składowe sprawozdania, zdefiniowane w Raportach użytkownika.

Uwaga

Jeżeli w lewej sekcji o nazwie Sekcja sprawozdania finansowego, nie będzie można z nimi powiązać definicji elementów składowych. W kolejnym kroku uruchomiony zostanie formularz elektronicznego sprawozdania finansowego, który będzie można wypełnić ręcznie.

W przykładzie wybrane zostało sprawozdanie dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji (nazwa wybranego typu powyżej list wyboru). Na przykładowym ekranie poniżej widoczne są po lewej stronie zaznaczone sekcje elektronicznego sprawozdania, które mają być wypełnione danymi pobranymi z programu, zgodnie z definicjami elementów składowych sprawozdania raportów użytkownika. Natomiast na liście po prawej stronie, każdej sekcji można przypisać odpowiedni raport użytkownika. W sytuacji, kiedy w module w Raporty użytkownika. zdefiniowane są wszystkie elementy składowe, po zakończeniu pracy kreatora przygotowane zostanie automatycznie sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej. Poniżej przykład wiązanie sekcji elektronicznego sprawozdania o nazwie Rachunek zysków i strat (kalkulacyjny) z raportem użytkownika o nazwie Rachunek zysków i strat (kalkulacyjny):

W drugim kroku należy wybrać raporty użytkownika, Które będą źródłem danych e-sprawozdania.

WAPRO Fakir. Kreator "Sprawozdania finansowe / Dodaj" - Krok 2

W trzecim kroku należy powiązać pozycje wybranych raportów użytkownika z pozycjami e-sprawozdania.

Po powiązaniu wszystkich sekcji e-sprawozdania z odpowiednimi definicjami raportów użytkownika można po przyciśnięciu przycisku Dalej -> lub użyciu skrótu [Ctrl+D] przejść do kolejnego, trzeciego kroku. Kolejny krok polega na jednoznacznym powiązaniu pozycji sprawozdania elektronicznego z pozycjami sprawozdań zdefiniowanych w module raportów użytkownika. Program Wapro Fakir Finanse i księgowość potrafi samodzielnie powiązać zdecydowaną większość pozycji jednak te, których nazwy bardzo się różnią, trzeba powiązać ręcznie. Sekcje wymagającego ręcznego wiązania pozycji oznaczone są ikoną w kształcie żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Aby rozpocząć wiązanie pozycji sekcji należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną folderu, w środkowej kolumnie listy. Przykład poniżej:

WAPRO Fakir. Kreator "Sprawozdania finansowe / Dodaj" - Krok 3

Na ekranie wyświetlone zostanie okno kojarzenia pozycji. Podobnie jak w poprzednim przypadku, pozycje wymagające uwagi oznaczone są ikoną w kształcie żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Program może mieć problem z właściwym powiązaniem pozycji źródłowego sprawozdania z pozycjami e-sprawozdania z dwóch powodów:

  • Nazwy pozycji w obu sprawozdaniach są różne i program nie potrafi ich odnaleźć (w poniższym przykładzie pozycja oznaczona niebieską strzałką);
  • W źródłowym sprawozdaniu (raport użytkownika) znajdują się pozycje uszczegóławiające, których nie ma w e-sprawozdaniu (w poniższym przykładzie pozycja oznaczona zieloną strzałką);

Wiązanie pozycji źródłowego sprawozdania z pozycjami e-sprawozdania

W pierwszym przypadku, podobnie jak wyżej, aby rozpocząć wiązanie pozycji należy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną - WAPRO Fakir. Przycisk - Folder (w poniższym przykładzie, przycisk wskazany czerwoną strzałką). Przykład poniżej:

WAPRO Fakir. Okno - Kojarzenie pozycji raportu użytkownika z pozycjami sprawozdania finansowego

Na powyższym oknie, zdefiniowane pozycje sprawozdań w raportach wiążemy z wybranymi pozycjami elektronicznego sprawozdania finansowego. Program najczęściej sam wskaże właściwą pozycję. Po sprawdzeniu, wybór należy potwierdzić przyciskając przycisk Wybierz lub przyciskając klawisz [Enter]. Przykład poniżej:

WAPRO Fakir. Okno - Pozycja sprawozdania finansowego

Po powiązaniu pozycji, znika ikonka ostrzeżenia.

Dodawanie pozycji uszczegóławiających do e-sprawozdania

Drugim przypadkiem, kiedy program nie może powiązać pozycji źródłowego sprawozdania z pozycją e-sprawozdania, jak już wspominaliśmy wyżej, są pozycje uszczegóławiające źródłowe sprawozdanie. Takich pozycji po prostu nie ma w e-sprawozdaniu, muszą zostać dodane. poniżej przykład dodanych pozycji uszczegóławiających:

WAPRO Fakir. Dodane pozycja - przykład

Dokładnie te same pozycje oznaczone były wyżej, na oknie kreatora ikonką żółtego trójkąta z wykrzyknikiem. Warunkiem koniecznym, aby pozycja została dodana do e-sprawozdania jako pozycja uszczegóławiająca jest oznaczenie jej w środkowej kolumnie okna Kojarzenie pozycji raportu użytkownika z pozycjami sprawozdania finansowego. Po kliknięciu w pusty kwadrat, na ekranie wyświetlona zostanie lista pozycji e-sprawozdania do wyboru:

WAPRO Fakir. Okno - Pozycje uszczegóławiające sprawozdania finansowego

Proponujemy wybierać w ramach jednej pozycji e-sprawozdania, dla kolejnych pozycji uszczegóławiających, kolejne proponowane przez schemat sprawozdania pozycje. Po zaznaczeniu tych pozycji jako pozycje uszczegóławiające, zostaną one oznaczone ikonką - WAPRO Fakir. ikona, oznaczenie zaznaczonych danych uszczegóławiających. Po zaznaczeniu wszystkich pozycji uszczegóławiających okno powinno wyglądać podobnie do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Okno - Kojarzenie pozycji raportu użytkownika z pozycjami sprawozdania finansowego

Po powiązaniu wszystkich pozycji okno drugiego kroku wygląda podobnie do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Kreator "Sprawozdania finansowe / Dodaj" - Krok 3

Definiowanie parametrów e-sprawozdania.

W czwartym kroku, wystarczy już tylko określić już tylko dzień na jaki ma być naliczone sprawozdanie finansowe oraz określić kilka dodatkowych parametrów:

WAPRO Fakir. Kreator "Sprawozdania finansowe / Dodaj" - Krok 3

Na zakończenie pracy kreatora, utworzony zostanie i uruchomiony e-Formularz składający się z pozycji do wypełnienia. Poniżej przykład. Po lewej stronie widoczne jest drzewko wyboru sekcji elektronicznego sprawozdania finansowego. Po prawej, pozycje wybranej sekcji:

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz

W utworzonym formularzu, część pól została już uzupełniona. Na przykład:

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, automatyczne wypełnianie danymi nagłówkowymi

W szczególności pola obliczeniowe, które zostały automatycznie naliczone na podstawie formuł obliczeniowych zdefiniowanych w sprawozdaniach finansowych utworzonych w module Raporty użytkownika.

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, automatyczne wypełnianie danymi "Raportu użytkownika" (przykład)

Pozostałe wymagane pola sprawozdania trzeba uzupełnić ręcznie. Na przykład:

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, pola wymagające ręcznego uzupełnienia

W utworzonym formularzu widoczne są również, opisane wyżej pozycje uszczegóławiające. Na przykład:

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, automatyczne wypełnianie danymi uszczegóławiającymi (przykład)

Podpowiedź

Nazwy pól uszczegóławiających utworzone w raportach użytkownika powinny być inne niż zaprezentowane w przykładzie. Nazwy zastosowane w niniejszym przykładzie mają charakter szkoleniowy. Nazwa pozycji w e-sprawozdaniu tworzona jest na podstawie nazwy użytej w źródłowym raporcie użytkownika.

Schematy sprawozdań elektronicznych mają możliwość dodawania do pliku XML innych plików w postaci załączników. W sekcji Dodatkowe informacje i objaśnienia można dodawać załączniki. Do pliku XML można dołączyć wiele załączników ale jeden plik w jednej pozycji sprawozdania. Tak jak to jest zaprezentowane na poniższym przykładzie. Dwa załączniki są już dodane a trzeci załącznik jest aktualnie dodawany.

Aby dodać załącznik należy przycisnąć przycisk po prawej stronie oznaczony ikonką folderu. Dodany załącznik można podejrzeć, w tym celu wystarczy przycisnąć przycisk oznaczony lupą. Aby dodać nową pozycję, w prawym górnym rogu należy przycisnąć zielony plus.

Uwaga

Nazwy załączonych plików:

  • Nie mogą zawierać polskich liter;
  • Nie mogą zawierać spacji

Jeżeli te warunki nie zostaną spełnione, plik sprawozdania nie będzie pozytywnie zweryfikowany.

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, dołączanie plików załączników

Aby sprawdzić czy wszystkie wymagane pola są wypełnione, można użyć funkcji Zweryfikuj. Sekcje, w których znalezione zostaną puste pola, a które są wymagane, zostaną odpowiednio oznaczone na drzewku wyboru. Przykład jest zaprezentowany poniżej:

WAPRO Fakir. Okno - e-Formularz, weryfikacja wypełnienia formularza i oznaczanie sekcji z polami wymagajacymi interwencji użytkownika

Po zakończeniu wypełniania formularza, elektroniczne sprawozdanie finansowe można zapisać. Zapisane sprawozdanie widoczne będzie w oknie przeglądarki sprawozdań finansowych. Poniżej przykład:

WAPRO Fakir. Okno - Sprawozdania finansowe, zapisane sprawozdanie liście

Tak zapisane sprawozdanie można wielokrotnie otwierać do edycji i ponownie zapisywać. Dane sprawozdania zostaną zapisane w bazie danych programu Wapro Fakir Finanse i księgowość

UWaga

W przypadku konieczności utworzenia nowego sprawozdania opartego o ten sam typ pliku, kreator wykorzysta utworzoną za pierwszym razem definicję, nie będzie wymagał ponownego wiązania pozycji. Wybierając inny rodzaj pliku będzie trzeba ponownie wiązać pozycje sprawozdań.

Podpisywanie i zapisywanie sprawozdań finansowych w module e-dokumentów

Niezależnie od zapisania danych sprawozdania w strukturach danych operacyjnych programu, utworzony na podstawie wybranej struktury sprawozdania plik XML może zostać zarchiwizowany w module e-dokumentów. W e-Dokumentach należy zapisywać ostateczne wersje przygotowywanego sprawozdania finansowego.

Informacja

Utworzony i podpisany plik XML jest oryginałem elektronicznego sprawozdania finansowego i musi być przechowywany tak jak pozostała dokumentacja księgowa.

W module e-Dokumentów można zapisywać podpisane lub niepodpisane pliki XML, zależnie od potrzeb. Aby zapisać plik XML sprawozdania finansowego, na liście należy wybrać właściwą pozycję i przycisnąć przycisk Zapisz w e-Dokumentach lub użyć skrótu [Ctrl+Z]. Przycisk wskazano na poniższym przykładzie czerwoną strzałką:

WAPRO Fakir. Zapisywanie plików załączników sprawozdania w module e-Dokumentów

Po wybraniu polecenia, na ekranie wyświetlone zostanie, widoczne powyżej, okno dialogowe umożliwiające wybór czy przed zapisem plik ma być podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym czy nie. Aby w e-dokumentach zapisać plik XML:

  • podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym należy przycisnąć przycisk Podpisz i zapisz lub przycisnąć klawisz [F9];
  • niepodpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym należy przycisnąć przycisk Zapisz lub przycisnąć klawisz [F10];

Po wybraniu pierwszej opcji, na ekranie pojawi się, podobne do poniższego przykładu, systemowe okienko WIndows, umożliwiające wybór certyfikatu do podpisania pliku.

WAPRO Fakir. Systemowe okno - Certyfikaty Windows

Po podpisaniu pliku wyświetlona zostanie stosowna informacja na ten temat, a plik zostanie zapisany, o czym będzie świadczyć ikona spinacza oraz liczba "1" w kolumnie Załącznik, podobnie do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Oznaczenie e-sprawozdań z dołączonymi załacznikami

Plik można obejrzeć w archiwum, przyciskając na oknie Sprawozdania finansowe przycisk e-Dokumenty lub używając skrótu [Ctrl+E]. Po chwili moduł zostanie uruchomiony i na ekranie pojawi się okno podobne do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Okno modułu e-Dokumenty z widocznym zapisanym e-sprawozdaniem

Plik sprawozdania oraz pliki ewentualnych załączników zapisane są w gałęzi e-Sprawozdania finansowe. Aby dodać pliki załączników sprawozdania wystarczy z menu podręcznego e-Dokumentów wybrać polecenie Dodaj i w oknie eksploratora systemowego wskazać pliki załączników, na przykład:

WAPRO Fakir. Okno modułu e-Dokumenty, dodawanie plików załączników

Po zatwierdzeniu, wszystkie pliki zostaną zarchiwizowane razem z plikiem XML sprawozdania finansowego. Na przykład:

WAPRO Fakir. Okno modułu e-Dokumenty, przykład zarchiwizowanego e-sprawozdania wraz z załacznikami

Po zamknięciu modułu e-Dokumentów, w oknie przeglądarce sprawozdań finansowych, w kolumnie Załączniki zmieni się ilość plików sprawozdania:

WAPRO Fakir. Okno - Sprawozdania finansowe, na liście widoczna ilość załączników e-sprawozdania

Informacja

Przypominamy, że pliki zapisane w module e-Dokumentów, mogą być w każdej chwili zapisane w dowolnej lokalizacji na dysku komputera. Wystarczy zaznaczyć takie pliki, z menu kontekstowego wybrać polecenie Zapisz zaznaczone i na koniec wskazać folder, w którym pliki mają być zapisane. Po potwierdzeniu polecenia dla każdego zaznaczonego pliku. Pliki zostaną zapisane we wskazanej lokalizacji.

Tak przygotowane i zapisane sprawozdania finansowe, w zależności od rodzaju firmy będą przekazywane do:

  • KRS - wysyłanie ręczne przez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości;
  • KAS - wysyłanie automatyczne na udostępnione przez Ministerstwo Finansów środowisko. Analogicznie do wysyłania z programu e-deklaracji czy też plików JPK;
  • Urzędu Skarbowego - dostarczone osobiście do US;

W programie Wapro Fakir Finanse i księgowość udostępniona została funkcjonalność automatycznego wysyłania e-sprawozdań finansowych do KAS.

Wysyłanie e-sprawozdań finansowych do KAS

Wysyłanie e-sprawozdań finansowych jest dostępne z okna przeglądarki Sprawozdania Finansowe. Jeżeli sprawozdanie nie zostało oznaczone w trakcie jego przygotowywania jako wysyłane do KAS, w dolnej części okna na liście szczegółów widoczna jest informacja informująca o tym fakcie a przycisk Wyślij do KAS jest nieaktywny. Podobnie do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Okno - Sprawozdania finansowe, Przycisk - "Wyślij do KAS" nieaktywny

Po oznaczeniu w Informacjach wybranego na liście sprawozdania jako wysyłane do KAS, podobnie do poniższego przykładu:

WAPRO Fakir. Okno - Informacje, zaznaczanie odbiorcy sprawozdania

Okno przeglądarki Sprawozdania finansowe w sekcji szczegółów wyświetli puste, tabelaryczne zestawienie wysłanych pakietów plików a przycisk Wyślij do KAS aktywuje się:

WAPRO Fakir. Okno - Sprawozdania finansowe, Przycisk - "Wyślij do KAS" aktywny

Uwaga

Z programu można wysyłać plik e-sprawozdania finansowego wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami lub oddzielnie. Najpierw sprawozdanie a następnie, w drugiej kolejności pliki załączników;

wszystkie pliki, które mają być wysłane, muszą być zarchiwizowane w e-Dokumentach, w kontekście wysyłanego sprawozdania.

Jeżeli w e-Dokumentach nie ma zapisanych wszystkich plików, przed rozpoczęciem procesu wysyłania muszą zostać tam dodane. Jeżeli w e-Dokumentach znajdują się wszystkie wymagane, podpisane pliki można rozpocząć proces ich wysyłania. W tym celu należy wybrać sprawozdanie w oknie przeglądarki i przycisnąć przycisk Wyślij do KAS lub użyć skrót [Ctrl+M]. Na ekranie pojawi się kreator wysyłki:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań

W pierwszym kroku należy określić:

  • rodzaj plików, które będą wysyłane, to znaczy czy wysyłane będą:

    • Sprawozdanie finansowe wraz z załącznikami
    • Same załączniki do e-sprawozdania
  • Serwer, na który mają zostać wysłane, to znaczy:

    • Serwer produkcyjny - docelowy (ustawienie domyślne);
    • Serwer testowy - testowy

Po wstępnym zdefiniowaniu powyższych parametrów i przyciśnięciu przycisku Dalej, w drugim kroku kreatora należy wskazać podstawowy plik e-sprawozdania finansowego. Po wybraniu pliku z e-Dokumentów, na oknie widoczna będzie lista złożonych podpisów. Na przykład:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań, definiowanie zakresu wysyłanych danych

W przypadku wysyłanie plików samych załączników, etap ten jest pomijany. Po przyciśnięciu przycisku Dalej, kreator pozwala wybrać pliki załączników zapisane w e-Dokumentach oraz zdefiniować rodzaj załącznika:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań, definiowanie parametrów

Uwaga

Wszystkie pliki na liście muszą zostać w tym kroku opisane, jeżeli na liście znajdują się również pliki nie będące załącznikami e-sprawozdania należy im przypisać wartość Inny rodzaj pliku.

Po przyciśnięciu przycisku Dalej kreator rozpocznie wysyłanie plików na zdefiniowany w pierwszym etapie serwer Ministerstwa Finansów. Poniżej przykład:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań, wysyłanie danych

Po zakończeniu wysyłania wyświetlona zostanie stosowna informacja. Dodatkowo wyświetlony zostanie Numer referencyjny:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań, po zakończeniu wysyłania informacja + numer referencyjny wysłanego sprawozdania

W ostatnim kroku kreator wyświetli jeszcze informację podsumowującą. Poniżej przykład:

WAPRO Fakir. Okno kreatora wysyłania sprawozdań, informacja podsumowująca

Po zakończeniu pracy kreatora, w szczegółach okna przeglądarki Sprawozdania finansowe dodana zostanie stosowna informacja o wysłanych plikach. Natomiast po odebraniu UPO, również data i godzina odebranego UPO.

Aby odebrać UPO dla konkretnej wysyłki należy wskazać ją w sekcji szczegółów i z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) wybrać odpowiednie polecenie.

Menu podręczne w sekcji szczegółów pozwala:

  • odebrać UPO;
  • wydrukować UPO;
  • skopiować numer referencyjny wysyłki do schowka systemowego;

WAPRO Fakir. Okno - Sprawozdania finansowe, przykład informacji dotyczących wysłanego sprawozdania

Pozycje elektronicznych sprawozdań finansowych

W programie wbudowane są cztery definicje elektronicznych sprawozdań finansowych:

  • dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji;
  • dla jednostek małych, korzystających z uproszczeń;
  • dla jednostek mikro;
  • dla jednostek pożytku publicznego;

Każdy rodzaj sprawozdania w dwóch wariantach, kwoty wyrażone w:

  • PLN
  • tysiącach PLN

W każdym sprawozdaniu dostępne są odpowiednie dla każdego z nich sekcje: Bilansu, Rachunku zysków i strat i pozostałe.

Uwaga

W przypadku przygotowywania plików e-sprawozdań finansowych, które mają być wysłane do:

  • KRS - w e-sprawozdaniu, w danych identyfikujących jednostkę należy obowiązkowo wypełnić pozycję Numer KRS (pozycja Identyfikator podatkowy NIP pozostaje puste);
  • KAS - w e-sprawozdaniu, w danych identyfikujących jednostkę należy obowiązkowo wypełnić pozycję Identyfikator podatkowy NIP (pozycja Numer KRS pozostaje pusta);

W przeciwnym przypadku nie można będzie wysłać pliku.