Filtrowanie kartoteki

Funkcja filtrowania przydatna jest przy pracy z dużym zestawem danych. Umożliwia ograniczenie zakresu wyświetlanych pozycji na liście (w kartotece), np. powodując wyświetlanie jedynie listy środków trwałych znajdujących się w hali produkcyjnej, ze stawką amortyzacji równą 12%. Kryteria filtrowania ustala użytkownik, wybierając odpowiedni zestaw opcji spośród proponowanych przez program. Oczywiście zestaw opcji filtrowania zależy od konkretnego miejsca w programie (kartoteki, rejestru), dlatego opis będzie dotyczył tylko ogólnych zasad obsługi.

W całym programie dostęp do okna dialogowego definicji filtru daje klawisz [F8] tzn. "filtruj" lub ikona ekranowa, która ma kształt i znajduje się na górnej belce okna przeglądarki kartoteki. Po zatwierdzeniu definicji filtru program sprawdza dla kolejnych pozycji w kartotece, czy spełniają podane przez użytkownika warunki. Pozycje, które nie pasują do wzorca są pomijane. O tym, że jakiś filtr jest aktywny świadczy zmiana koloru lejka na ikonie z białego na czerwony.

Wyłączenie aktywnego filtru odbywa się albo przez naciśnięcie klawisza wywołującego dany filtr razem z klawiszem Ctrl co w naszym przykładzie należy, więc użyć kombinacji klawiszy Ctrl+F8, bądź też za pomocą myszki przez kliknięcie czerwonego klawisza . W całym programie jest też uniwersalny klawisz Ctrl+F10 kasujący ustawienia wszelkich filtrów.

W kartotekach środków trwałych i wyposażenia nad oknem danych znajduje się pośród innych ikon filtrowania ikona przedstawiająca zaznaczoną opcję: . Jej przeznaczenie jest następujące: działa ona jak przełącznik (kolejne kliknięcia włączają i wyłączają działanie funkcji) między dwoma trybami wyświetlania danych:

• Ikona wyłączona. W kartotece wyświetlane są pozycje, które pasują do ustawionych opcji filtrowania danych.
• Ikona włączona. Działanie wszystkich filtrów jest chwilowo zawieszone, natomiast wyświetlane są pozycje zaznaczone w kartotece ręcznie lub za pomocą operacji grupowych.

Każde okno dialogowe definiowania filtru wyposażone jest w funkcję "Czyść ustawienia" uruchamianą również skrótem klawiszowym Ctrl+C. Powoduje ona wyczyszczenie wszystkich parametrów filtrowania. Można wówczas przystąpić do budowy nowego warunku filtrowania.

Działanie filtrów zaprezentujemy na przykładzie kartoteki składników majątku. Przy wyświetlonej liście kontrahentów i po przyciśnięciu klawisza F8 na ekranie pojawi się okno definiowania filtru.

• Pola związane z listami (kartotekami) oznaczone są żółtą ikoną kartoteki. Po kliknięciu tej ikony wyświetlana jest zawartość kartoteki, w której należy wskazać właściwą pozycję. W naszym przykładzie kliknięcie na ikonie przy polu Osoba odpowiedzialna otwiera okno kartoteki pracowników. Wybranie jednego z nich spowoduje ograniczenie wyświetlania tylko do składników majątku, za które odpowiedzialny jest wybrany pracownik.
• Wartość pola wpisywana z klawiatury. W niektórych przypadkach warunek filtrowania należy wpisać z klawiatury. W ten sposób można np. ograniczyć listę składników majątku do amortyzowanych jedną stawką np. 12%.