Polecenie: Anonimizacja danych osobowych

Zgodnie z art. 17 RODO podmiot danych ma prawo do usunięcia jego danych („prawo do bycia zapomnianym”). Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jeden z poniższych przypadków:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.

Prawo do bycia zapomnianym nie ma zastosowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do:

• korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
• wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podobnie, zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b RODO ("zasada ograniczenia celu"), dane mogą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Zgodnie z dwoma powyżej przytoczonymi przepisami, w naszych programach dane najczęściej będą musiały być usuwane, kiedy ustanie prawny obowiązek ich przechowywania. W przypadku niektórych firm gromadzących dane na przykład w celu profilowania, dane niektórych osób fizycznych będą musiały być dodatkowo usuwane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zgromadzone, a nie ma innej przesłanki, dla której muszą być dalej przetwarzane.

W programie Wapro RODO Narzędzie ochrony danych osobowych, dane osobowe usuwane są metodą anonimizacji. W przypadku wystąpienia konieczności ich usunięcia podmioty danych na żądanie lub bez żądania, w wyniku ustania prawnego obowiązku lub obowiązku wynikającego z prowadzonej działalności gospodarczej, należy w głównym menu programu wybrać polecenie: Zakładka: RODO | Polecenie: Anonimizacja danych osobowych. Anonimizacja może być przeprowadzana w wybranej tabeli programu, z którym aktualnie współpracuje RODO. Poniższy przykład jest przygotowany w oparciu o dane programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn. W przykładzie wybrana zostanie kartoteka kontrahentów:

Aby przeprowadzić operację anonimizacji danych jednej, wybranej osoby fizycznej, po wybraniu kartoteki należy przycisnąć przycisk Wykonaj anonimizację lub użyć skrótu Ctrl+A.

W celu wykonania grupowej anonimizacji, należy przycisnąć przycisk Wykonaj anonimizację grupowo lub użyć skrótu Ctrl+G.

Operacja anonimizacji przeprowadzana dla jednej osoby fizycznej

Pierwsze uruchomienie anonimizacji dla jednej osoby fizycznej:

W małym okienku anonimizacji należy kliknąć przycisk iznaczony ikonką folderu. Następnie konieczne jest wybranie z wcześniej określonej kartoteki, odpowiedniej osoby fizycznej, której dane poddane będą anonimizacji. Program Wapro RODO Narzędzie ochrony danych osobowych w pierwszej kolejności sprawdzi datę, po której można przeprowadzić anonimizację.

Ustalana jest również data, do której przepisy prawa zobowiązują do przechowywania danych. W przypadku kartoteki kontrahentów, program porównuje ją z datą zapisaną w kartotece, w zakładce RODO. Można tam wpisać dowolną datę, która zależy od warunków prowadzonej działalności gospodarczej. Na przykład długoterminowe gwarancje na sprzedawany towar lub wykonane usługi. Jeżeli ta data będzie późniejsza od daty wynikającej z przepisów prawa, użytkownik zostanie o tym poinformowany, a anonimizacja zostanie zablokowana. Na ekranie pojawi się komunikat podobny do poniższego przykładu:

Warto wiedzieć

Program Wapro RODO Narzędzie ochrony danych osobowych ustala termin obowiązkowego przechowywania danych osób fizycznych w przypadku:

• kontrahentów - na pięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym wystąpiła ostatnia zarejestrowana w księgach transakcja;
• pracowników - na dziesięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym rozwiązana została umowa o pracę.

W sytuacji gdy anonimizacja jest możliwa do przeprowadzenia, na ekranie pojawi się komunikat podobny do poniższego.

Aby wykonać anonimizację, w pole na samym dole okna należy wpisać polecenie "WYKONAJ ANONIMIZACJĘ", a następnie przycisnąć przycisk Anonimizuj lub użyć skrótu Ctrl+A. Po zakończonej anonimizacji, w rejestrze Anonimizacje danych osobowych pojawi się zapis podobny do poniższego przykładu:

W programie lub programach źródłowych, w którym osoba fizyczna była przetwarzana, dane po anonimizacji będą wyglądały podobnie do poniższego przykładu:

Pamiętaj

Jeżeli do kontrahenta lub pracownika dodane są kontakty albo podłączone są do niego załączniki w module e-Dokumenty, w procesie anonimizacji zostaną one usunięte.

Operacja grupowej anonimizacji przeprowadzana dla wielu osób fizycznych jednocześnie

W programie można przeprowadzać operację anonimizacji grupowo, dla wielu osób fizycznych jednocześnie. W tym celu na oknie Anonimizacja danych osobowych należy przycisnąć przycisk Wykonaj anonimizację grupowo lub użyć skrótu Ctrl+G. Na ekranie od razu wyświetlone zostanie okno przeglądarki, w którym możliwe jest znalezienie wybranych osób oraz zaznaczenie ich do anonimizacji. Okno umożliwia wyświetlenie na liście zarówno kontrahentów, jak i pracowników. Poniżej przykład:

Po wciśnięciu przycisku Podmiot dowolny, oznaczonym na powyższym przykładzie czerwoną strzałką, na liście pojawią się obiekty kartoteki kontrahentów oraz pracowników.

W przypadku dużej liczby pozycji na liście, można wybrać zaawansowany filtr wyboru, oznaczony standardową ikoną filtra w formie lejka. Po jej przyciśnięciu na ekranie zostanie wyświetlone okno umożliwiające wpisywanie dowolnych ciągów znaków, po których będą przeszukiwane kartoteki. Mogą to być na przykład fragmenty imion, nazwy ulicy adresu, fragment numerów identyfikacji. W poniższym przykładzie wybrano pięć końcowych znaków nazwy drugiego na liście kontrahenta oraz pięć pierwszych znaków numeru NIP, trzeciego na liście kontrahenta:

Podpowiedź

Poszczególne wyszukiwane frazy muszą być rozdzielone od siebie średnikami.

Po przyciśnięciu przycisku Zatwierdź lub użyciu skrótu F10 okienko Filtr zostanie zamknięte, a na liście wyboru obiektów do anonimizacji pozostaną tylko te znalezione przez filtr.

Po wybraniu obiektów do anonimizacji, zaznaczone obiekty zostaną kolejno zanonimizowane według zasad omówionych wyżej.