Jak eksportować dane?
Zgodnie z ustawą o PPK wymiana informacji pomiędzy firmą zatrudniającą uczestników PPK a instytucją finansową prowadzącą ich rachunki PPK musi odbywać się na drodze elektronicznej. To znaczy, że informacje muszą być przesyłane w postaci plików zgodnych z dokładnie zdefiniowanym schematami.
W zależności od rodzaju przekazywanych danych, plik musi być zgodny z odpowiednim dla tego typu danych schematem. Dopuszczalne są dwa formaty plików CSV oraz XML. Sytuację nieco komplikuje fakt, że wszystkie instytucje finansowe obsługiwane są przez czterech agentów transferowych. Każda instytucja finansowa jest obsługiwana przez jednego agenta transferowego. W praktyce pliki wymiany danych przekazywane są do odpowiednich agentów transferowych a nie bezpośrednio do instytucji finansowej. Ma to istotne znaczenie podczas przygotowywania plików, ponieważ każdy z agentów ma inne wymagania w stosunku do struktury przygotowywanych plików. Oznacza to, że program musi dla każdego z agentów przygotować pliki w inny sposób.
Dodatkowo, dwóch agentów transferowych ogłosiło, że udostępnia API do automatycznego przesyłania danych, a dwóch pozostałych nie. Obecnie jedynie PKO Finat jest gotowe do wymiany danych online bezpośrednio z programu. W związku z tym, na chwilę obecną wysyłanie plików do wszystkich instytucji finansowych, które współpracują z innymi agentami transferowymi niż PKO Finat musi odbywać się ręcznie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jak z tego wynika, sposób wymiany plików zależy od tego, z którą instytucją finansową została podpisana umowa. Na liście instytucji finansowych, w kolumnie Typ eksportu, w niektórych firmach widoczny jest typ bezpośredni. Oznacza to, że z tą firmą możliwa jest wymiana plików online.
W instytucjach, dla których Typ eksportu = Bezpośredni możliwa jest zarówno wymiana danych online bezpośrednio z programu, jak również przekazywanie ręcznie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. W praktyce przesyłanie danych metodą online możliwe jest wyłącznie pośrednictwem PKO Finat.
Powyższe informacje mają szczególne znaczenie w biurach rachunkowych, które z czasem będą zobowiązane do wysyłania plików z wielu firm.
Aby program był w stanie przygotować dla każdej firmy pliki w odpowiednim formacie i w odpowiedni sposób, przed uruchomieniem kreatora eksportu, każda firma musi mieć wskazaną aktualną instytucję finansową, z którą ma podpisaną umowę o zarządzanie, a instytucja finansowa musi być powiązana z właściwym agentem transferowym, który ją aktualnie obsługuje. W przeciwnym razie mogą pojawić się błędy podczas wysyłania plików PPK.
Podczas eksportu program Wapro PPK przygotuje pliki z wszystkimi danymi, które są gotowe do wysłania. Przykładowo, jeżeli podczas importu danych z programu źródłowego zaimportowane zostaną naliczone składki PPK oraz zmieniono dane jednego lub wielu uczestników PPK, program przygotuje do wysyłki pliki obu typów.
Jak przygotować pliki z danymi?
Pierwszym etapem wymiany danych jest przygotowanie odpowiednich plików z danymi. Do tego celu służy kreator eksportu, który jest dostępny w widoku Import | Eksport.
Jak wybrać firmę do eksportu danych?
Pierwszy etap eksportu danych do pliku polega na wybraniu firmy (lub wielu firm w wariancie BIURO), poprzez zaznaczenie jej na liście.
Po wybraniu firmy i kliknięciu przycisku Dalej, kreator przejdzie do drugiego kroku.
Jak wybrać dane do eksportu?
Jeżeli kreator wyszuka dane do wysłania, wyświetli je w postaci listy. Jeżeli system nie znajdzie danych do wysłania, wyświetli odpowiedni komunikat.
Aby przejść do kolejnego etapu, należy kliknąć przycisk Dalej.
Jak zweryfikować zaznaczone dane?
W ostatnim etapie na ekranie wyświetli się podsumowanie. W omawianym przykładzie, przygotowany został plik deklaracji, z danymi jednego uczestnika PPK.
Po zweryfikowaniu danych, w odpowiednim rejestrze, odpowiednia pozycja zostanie oznaczona jako wysłana.
Przed zapisaniem pliku PPK użytkownik zostanie poproszony o wskazanie lokalizacji, w której pliki mają być zapisane. Nazwa tworzonego pliku zawiera nazwę agenta transferowego oraz datę utworzenia.
Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?
- Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
- Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
- Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
- Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.
Dowiedz się więcej
- Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
- Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
- Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
- Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.