Przetwarzanie uwag dokumentów przez LLM (ChatGPT)

Funkcja przetwarzania uwag dokumentów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI) umożliwia automatyczną analizę, tłumaczenie i modyfikację treści wprowadzanych przez użytkowników podczas pracy z dokumentami. Rozwiązanie wykorzystuje modele językowe LLM (ang. Large Language Models), takich jak ChatGPT, dzięki którym system może interpretować treść uwag, wykonywać zdefiniowane instrukcje oraz generować bardziej przejrzyste i przydatne informacje.

Mechanizm ten pozwala usprawnić obieg informacji, ograniczyć liczbę błędów oraz zautomatyzować czynności wykonywane wcześniej ręcznie. Funkcja znajduje zastosowanie zarówno w procesach magazynowych i inwentaryzacyjnych, jak również podczas obsługi dokumentów, reklamacji czy komunikacji z użytkownikami posługującymi się różnymi językami.

Uwaga

Odpowiedzi generowane przez modele AI mają charakter pomocniczy. Pomimo wysokiej skuteczności sztuczna inteligencja może generować nieścisłości lub błędne informacje. Przed podjęciem decyzji biznesowych zalecamy zweryfikowanie wygenerowanych wyników.

Jak działa przetwarzanie uwag przez AI?

Podczas tworzenia dokumentu remanentowego system może automatycznie przekazać jego uwagi do modelu AI wraz z dodatkowymi instrukcjami zdefiniowanymi przez administratora. Administrator może zdefiniować, jakie informacje mają zostać przekazane do modelu językowego. ChatGPT, jako model LLM, przetwarza te dane i dostarcza inteligentne odpowiedzi lub sugeruje konkretne działania.

Możliwości wykorzystania modeli AI w dokumentach są bardzo szerokie i mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Do najczęściej spotykanych zastosowań należą:

• Automatyczne tłumaczenie uwag i notatek zapisanych w dokumentach z dowolnego języka na język polski przed ich przesłaniem do Konsoli Zarządzającej. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w firmach zatrudniających pracowników różnych narodowości. Umożliwia sprawne tłumaczenie treści zawartych w dokumentach magazynowych, fakturach czy zamówieniach, co usprawnia współpracę i przyspiesza komunikację.

• Automatyczna kategoryzacja dokumentów dostawy na podstawie instrukcji przekazanych do modelu językowego (LLM). Na tej podstawie dokument może zostać przypisany do odpowiednich sekcji lub obszarów magazynu.
• Analiza treści reklamacji. Opis reklamacji może zostać przekazany do modelu LLM w celu oceny zgłoszenia oraz wygenerowania propozycji odpowiedzi zawierającej możliwe rozwiązanie problemu.

Przekazywanie instrukcji do wykonania - system prompt

Konsola zarządzająca umożliwia zdefiniowanie odrębnych instrukcji dla każdego typu dokumentu. Model LLM otrzymuje treść uwag zapisanych w dokumencie wraz ze wskazaną instrukcją, a następnie zwraca wynik zgodny z określonymi wytycznymi.

Instrukcje przekazywane do modelu powinny być formułowane w sposób jasny i precyzyjny. Przykładowo dokument może zawierać polecenie Wykryj nieścisłości w notatce. Model AI przeanalizuje treść, wskaże potencjalne błędy, niezgodności lub niejednoznaczności, a następnie zaproponuje odpowiednie poprawki lub działania korygujące. W oknie podsumowania użytkownik może zapoznać się z proponowanymi zmianami i zdecydować, czy chce je zatwierdzić, czy odrzucić.

Dodatkowo do modelu mogą być przekazywane zmienne (parametry), które precyzują sposób przetwarzania danych i oczekiwane działanie. Przykładowo:

• Zmienna określająca wartość dokumentu może zostać wykorzystana do wykonywania dodatkowych obliczeń lub uruchamiania zaawansowanych algorytmów biznesowych.
• Zmienne zawierające daty dokumentu mogą służyć do wyznaczania kolejnych etapów procesu, terminów realizacji zadań lub innych działań wymagających kontroli czasu.

Przesyłanie parametru z dokumentu: zastosowanie zmiennych

Istotnym elementem obsługi uwag jest możliwość przekazywania do AI zmiennych (parametrów) pochodzących z dokumentu. Dzięki nim generowane podpowiedzi i analizy mogą być bardziej precyzyjne oraz lepiej dopasowane do kontekstu dokumentu. Obecnie przekazywane mogą być następujące parametry:

• wartość netto oaz brutto z nagłówka dokumentu,
• data wystawienia dokumentu,
• waluta, w której dokonano transakcji,
• rabat/narzut% udzielony na wszystkie pozycje lub narzut na cenę.

Wykorzystanie tych parametrów pozwala na dokładniejsze wspieranie procesów magazynowych i finansowych. Podczas generowania dokumentu AI analizuje przekazane dane, a następnie przygotowuje odpowiednie informacje lub sugestie, takie jak weryfikacja wartości, przeliczenia walut czy analiza warunków handlowych, w tym zastosowanych rabatów i narzutów.

Przykłady zastosowania

1. Jeśli dokument dostawy zawiera informację o walucie transakcji (np. EUR), AI może automatycznie pobrać aktualny kurs, przeliczyć wartości na wybrane waluty i umieścić odpowiednią informację w uwagach.
2. Na podstawie waluty oraz wartości transakcji AI może przeprowadzić analizę ryzyka walutowego, wskazując potencjalny wpływ zmian kursów na wartość transakcji oraz sugerując możliwe formy zabezpieczenia.
3. Na podstawie parametrów, takich jak data dostawy czy wartość towarów, AI może sugerować przypisanie produktów do odpowiednich kategorii magazynowych lub księgowych, co usprawnia zarządzanie zapasami oraz ewidencję finansową.

Jak LLM działa na urządzeniu mobilnym?

Podczas zatwierdzania dokumentu użytkownik otrzymuje informację o rozpoczęciu komunikacji z usługą AI.

Po zakończeniu przetwarzania wyświetlane jest porównanie treści oryginalnej i treści zaproponowanej przez AI. Użytkownik może:

• zaakceptować zmiany,
• odrzucić zmiany,
• wrócić do edycji dokumentu.

Jeżeli treść uwag nie uległa zmianie od poprzedniego przetwarzania, system nie wykonuje ponownej analizy, co pozwala ograniczyć liczbę zapytań i przyspieszyć pracę aplikacji.

Jak założyć konto OpenAI?

Aby korzystać z funkcji opartych na modelach językowych, konieczne jest skonfigurowanie dostępu do usługi AI oraz zasilenie go środkami.

Jak założyć konto w OpenAI?

Zakładanie konta w OpenAI jest procesem prostym i szybkim. Wystarczy kilka kroków:

1. Wejdź na stronę OpenAI: https://openai.com.
2. Na stronie głównej kliknij przycisk Zarejestruj się w prawym górnym rogu strony.
3. W formularzu rejestracyjnym podaj wymagane informacje. Możesz zarejestrować się za pomocą swojego konta Google lub Microsoft.
4. Kliknij przycisk Kontynuuj.
5. Po zakończeniu rejestracji otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem. Kliknij w link znajdujący się w wiadomości, aby zweryfikować swoje konto.
6. Po weryfikacji zostaniesz poproszony o podanie dodatkowych informacji, takich jak imię, nazwisko oraz numer telefonu (może być potrzebny do dodatkowej weryfikacji). Podaj te informacje, aby zakończyć proces tworzenia konta.

Jak zasilić konto w OpenAI?

Aby móc korzystać z modelu LLM podczas komunikacji z API, konieczne jest posiadanie środków na koncie w OpenAI, które będą wykorzystywane do rozliczania zapytań do API. Nowo zarejestrowane konto przeważnie otrzymuje 5$ po pełnej rejestracji.

1. Zaloguj się na swoje konto OpenAI i przejdź do sekcji Billing (Rozliczenia)po lewej stronie panelu użytkownika.
2. W sekcji Billing znajdziesz przycisk Add payment method (Dodaj metodę płatności). Kliknij go, aby dodać swoją kartę kredytową lub debetową, której będziesz używać do zasilenia konta i zatwierdź operację.
3. Po dodaniu metody płatności, możesz zasilić swoje konto poprzez wprowadzenie kwoty, jaką chcesz dodać do swojego salda.

OpenAI nie wymaga wpłacania środków z góry, lecz obciąża Twoje konto na podstawie faktycznego zużycia API. Niemniej, warto monitorować dostępne saldo w celu kontrolowania wydatków. Płatności za korzystanie z API są naliczane na podstawie liczby zapytań, tokenów (słowa/znaki) oraz użycia modelu, zatem Twoje konto będzie obciążane na koniec miesiąca lub po przekroczeniu określonego limitu.

Konfiguracja Klucza API

Do wykorzystania modelu LLM konieczne jest wygenerowanie klucza API w OpenAI. Klucz API pozwala na autoryzowanie zapytań do usług OpenAI i umożliwia integrację tych usług z innymi systemami:

1. Przejdź na stronę OpenAI: openai.com i zaloguj się na swoje konto w prawym górnym rogu strony.
2. Przejdź do sekcji API Keys (Klucze API) i kliknij przycisk Create new secret key. System wygeneruje nowy klucz API, który będzie unikalny dla Twojego konta. Skopiuj ten klucz, ponieważ będzie potrzebny do wprowadzenia w Konsoli zarządzającej Mobilnego magazyniera.

Uwaga

Klucz API zostanie wyświetlony tylko raz, więc upewnij się, że go zapiszesz w bezpiecznym miejscu.

Uwaga

Zachowaj bezpieczeństwo klucza API. Klucz API jest jak hasło, które daje dostęp do usług OpenAI na Twoim koncie. Należy go przechowywać w bezpiecznym miejscu i nie udostępniać osobom trzecim. Jeśli klucz zostanie nieautoryzowanie wykorzystany, możesz ponieść nieplanowane koszty.

3. Po wygenerowaniu klucza API, możesz używać go do integracji usług OpenAI - ChatGPT, z programem Mobilny Inwentaryzator ST. Aby to zrobić, klucz ten musi zostać wprowadzony w menu Konsola zarządzająca | Aplikacja | Parametryzacja AI | Edycja API Key.

Jak usunąć lub wygenerować nowy klucz API?

Jeśli chcesz usunąć klucz API (np. w przypadku podejrzenia, że został on skompromitowany) lub wygenerować nowy, możesz to zrobić w panelu API Keys na stronie openai.com. Znajdziesz tu listę wygenerowanych kluczy. Aby usunąć klucz, kliknij przycisk Revoke (Unieważnij) obok klucza, który chcesz usunąć. Jeśli chcesz wygenerować nowy klucz, kliknij przycisk Create new secret key i postępuj zgodnie z instrukcjami, jak opisano wcześniej.

Ograniczenia i limity korzystania z API

Po utworzeniu klucza API możesz skonfigurować limity zużycia, aby kontrolować koszty związane z korzystaniem z usług OpenAI. W tym celu w sekcji Billing (Rozliczenia) lub Usage (Zużycie) możesz ustawić limity dotyczące liczby zapytań i wydatków. Pozwoli to na kontrolowanie zużycia zasobów API, aby nie przekroczyć budżetu.