Korzystanie z kartotek

informacja

Kartoteki związane z asortymentem w całości pobierane są z systemu Wapro Mag. W Konsoli zarządzającej nie ma możliwości edycji tych danych, usuwania ani dodawania nowych. Kartoteki te mają jedynie charakter informacyjny.

Podstawowe kartoteki dostępne w systemie:

• Kartoteki produktowe,
• Kartoteki kontrahentowe,
• Kartoteki magazynowe,
• Kartoteki związane z pracownikiem,
• Pozostałe kartoteki.

Kartoteki produktowe

Po wybraniu karty Kartoteki | Kartoteki podstawowe wyświetlą się:

• Centralna kartoteka produktów - zawiera dane wszystkich asortymentów. Można tu przeglądać informacje o towarach ze wszystkich magazynów pobranych z systemu Wapro Mag.

• Kategorie produktów - udostępnia listę kategorii produktów.

• Jednostki miary - lista jednostek miary, w których magazynowany jest asortyment.

• Rodzaje produktów - lista rodzajów produktów.

• Rodzaje cen - lista rodzajów cenników.

• Kody kreskowe - lista kodów kreskowych wraz z przypisanym produktem, jednostką oraz domyślną jednostką.

Kartoteki kontrahentowe

W widoku tej kartoteki możliwe jest zarządzanie bazą kontrahentów i kartotekami powiązanymi z kontrahentami.

Przypisanie pracownika do kontrahenta

Najważniejszą funkcją dostępną w widoku kartoteki jest możliwość przypisania pracowników mobilnych do wybranych kontrahentów.

uwaga

Aby pracownik mobilny mógł generować dokumenty, powinien mieć przypisanych do siebie kontrahentów.

Aby przypisać pracownika do kontrahenta należy przejść do jednego z widoków:

• Kartoteki | Kontrahenci | Pracownicy - tu należy wybrać kontrahenta i przypisać do niego pracowników.
• Kartoteki | Pracownicy | Kontrahenci - tu należy wybrać pracownika i przypisać do niego kontrahentów.

informacja

Za automatyczne przypisania kontrahentów odpowiada parametr 32 - Automatyczne przypisywanie kontrahentów do pracowników.

informacja

Dane kontrahentów są pobierane z systemu Wapro Mag. Pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą dodawać nowych kontrahentów w Wapro Mobile w widoku Konsoli zarządzającej. Nie mają jednak możliwości usunięcia kontrahenta z systemu Wapro Mag. Dane kontrahentów zmienione z poziomu Konsoli zarządzającej lub z poziomu aplikacji mobilnej będą nieodwracalnie zmienione w systemie Wapro Mag.

Przeglądanie danych o kontrahentach

Aplikacja umożliwia wyświetlanie danych kontrahentów w różnych podziałach:

• Pracownicy – lista wyboru z pracownikami (można wybrać pracownika wraz z przypisanym kontrahentem),
• Klasyfikacja – lista wyboru z klasyfikacją kontrahenta,
• Grupy cenowe – lista wyboru z grupami cenowymi,
• Formy płatności – lista wyboru z formami płatności,
• Województwa – lista wyboru z województwami.

W drzewie danych widoczny jest przycisk Razem, po kliknięciu którego wyświetla się lista wszystkich kontrahentów przypisanych do danej gałęzi.

Przyciski funkcyjne dostępne w kartotece kontrahentów:

• Dodaj - dodawanie nowego kontrahenta,
• Popraw - modyfikowanie danych kontrahenta,
• Usuń - usuwanie kontrahenta. Usunięcie kontrahenta polega wyłącznie na usunięciu przypisania pracowników do tego kontrahenta. Jego dane pozostają nadal w bazie,
• Podgląd - zapoznanie się z danymi kontrahenta bez możliwości edycji,
• Wizyty - wyświetlanie historii wizyt.

W sekcji Lista pracowników prezentowane są szczegółowe dane dotyczące pracowników.

Informacje podstawowe

Na tej zakładce wpisz nazwę, dane adresowe oraz podaj informację, czy jest to odbiorca, czy dostawca. W sekcji Dane geolokalizacyjne możesz weryfikować oraz edytować dane niezbędne do porównania miejsca wykonanej wizyty w aplikacji Wapro Mobile.

Dane handlowe

Uzupełnij dane w polach:

• Blokuj obrót magazynowy – postawienie znacznika zablokuje wystawianie dokumentów sprzedażowych i magazynowych u kontrahenta.
• Blokowanie sprzedaży:
  • nie blokuj - kontrahent nie będzie automatycznie zablokowany,
  • blokuj - kontrahent jest zablokowany,
  • blokuj dla przeterminowanych należności - kontrahent zostanie automatycznie zablokowany, gdy nie ureguluje zobowiązań w terminie (liczba dni w polu powyżej dni po terminie), niezależnie od ich kwoty,
  • dla przeterminowanych należności powyżej limitu - kontrahent zostanie automatycznie zablokowany, gdy nie ureguluje zobowiązań w terminie (liczba dni w polu powyżej dni po terminie), o łącznej kwocie powyżej podanej w polu limit kupiecki,
  • dla wszystkich należności powyżej limitu - kontrahent zostanie automatycznie zablokowany, gdy jego zobowiązania finansowe przewyższą kwotę podaną w polu limit kupiecki,
  • dla wszystkich należności powyżej limitu lub przeterminowanych - kontrahent zostanie automatycznie zablokowany, gdy jego zobowiązania finansowe przewyższą kwotę podaną w polu limit kupiecki lub nie ureguluje zobowiązań w terminie (liczba dni w polu powyżej dni po terminie).

Wszystkie automatyczne blokady zostaną zdjęte, gdy kontrahent ureguluje swoje należności.

• Limit kupiecki - zaległość w zapłacie za towar, powyżej której kontrahent zostanie zablokowany.
• Powyżej dni po terminie - liczba dni, w których kontrahent powinien uregulować swoje należności, licząc od daty wystawienia dokumentu.
• Forma płatności – domyślna forma płatności.
• Termin płatności należności / Termin płatności zobowiązań – domyślna liczba dni do zapłaty należności lub zobowiązań.
• Rabat/Narzut - wpisana tu wartość jest procentem. Jeśli jest ona poprzedzona minusem oznacza rabat, jeśli nie – narzut, np. „-3” oznacza 3% rabatu, a „5” oznacza 5% narzutu.
• Płatnik - jeśli kontrahent nie jest samodzielnym płatnikiem, np. jest oddziałem innego kontrahenta, należy zaznaczyć to w polu Płatnik. (Kliknij folder wyboru po prawej stronie pola Płatnik i wybierz właściwego kontrahenta z listy. Na fakturach w polu Nabywca wyświetli się wybrany kontrahent – płatnik).
• Adres WWW – adres strony internetowej kontrahenta.
• Email – adres e-mail kontrahenta.
• Uczestniczy w promocji - oznaczenie udziału kontrahenta w obowiązujących promocjach.
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – informacja o tym, czy kontrahent wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
• Data RODO - do kiedy zgoda obowiązuje.

Aby zmodyfikować dane na karcie kontrahenta kliknij przycisk Popraw. Po wprowadzeniu nowych informacji zakceptuj je przyciskiem Zapisz.

Inne

Na zakładce tej można wpisywać uwagi oraz ostrzeżenia. Postawienie znacznika w polu Pokazuj ostrzeżenie przy wyborze kontrahenta spowoduje, że w aplikacji mobilnej wyświetli się tekst wpisany w polu Ostrzeżenie.

Informacje szczegółowe

W sekcji Lista pracowników prezentowane są szczegółowe dane dotyczące pracowników. Zgrupowane sa one na zakładkach:

• Pracownicy,
• Zastępstwa kontrahentów,
• Kontakty,
• Dostawy,
• Ceny indywidualne,
• Rachunki bankowe,
• Atrybuty.

Pracownicy

Na zakładce tej prezentowana jest lista pracowników mobilnych przypisanych do danego kontrahenta. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia ma możliwość wyszukania, weryfikacji danych i dodania dokumentów do tego kontrahenta.

Aby dodać pracownika należy kliknąć przycisk Dodaj, wybrać pracownika z listy i zaakceptować wybór.

Aby usunąć pracownika należy kliknąć przycisk Usuń. Aby usunąć jednego pracownika należy kliknąć przycisk Usuń bieżący wiersz, aby usunąć wielu pracowników jednocześnie - przycisk Usuń wybrane wiersze.

Zastępstwa kontrahentów

Na zakładce tej użytkownik ma możliwość przypisania pracowników do kontrahentów na określony czas zastępstwa. Po wskazanym czasie pracownicy zostaną ponownie odpisani od kontrahentów.

Kontakty

Na zakładce tej prezentowana jest lista pracowników kontrahenta wraz z danymi kontaktowymi.

Aby dodać nowego pracownika do kontaktu, kliknij przycisk Dodaj i wypełnij dane w wymaganych polach.

Postawienie znacznika w polu Kontakt domyślny spowoduje, że wyświetli się on jako domyślny w polu Obierający, w nagłówku faktury.

Dzięki przyciskom funkcyjnym możesz także modyfikować, przeglądać i usuwać wprowadzone dane.

Dostawy

Na zakładce tej użytkownik ma możliwość dopisania, zmodyfikowania, usuwania i przeglądania adresów dostawy. Domyślny adres dostawy zostanie dołączony podczas wystawiania dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany miejsca dostawy poprzez wybór innego adresu z listy.

Ceny indywidualne

Na zakładce tej użytkownik ma możliwość podglądu indywidualnych cenników kontrahenta.

Rachunki bankowe

Na zakładce tej użytkownik ma możliwość zarządzania rachunkami bankowymi klienta.

Aby dodać rachunek należy kliknąć przycisk Dodaj i wypełnić dane w polach:

• Nazwa banku – nazwa banku (pole obowiązkowe),
• Numer konta – numer rachunku bankowego. Pierwsze 10 cyfr (liczba kontrolna, numer banku i numer oddziału) jest automatycznie kopiowanych do pola Numer banku. Gdy w polu Numer rachunku wpiszesz ostatnią 26. cyfrę, z pola Numer banku zostaną usunięte dwie pierwsze cyfry (liczba kontrolna), zostanie tylko numer banku i oddziału (8 cyfr). Pole to stanie się nieedytowalne, znaki w nim zmienią kolor z czarnego na szary. Oznacza to, że wpisany numer rachunku jest poprawny pod względem zasad tworzenia numerów rachunków bankowych,
• Rachunek domyślny - postawienie znacznika w polu spowoduje, że na liście rachunków rachunek będzie traktowany jako domyślny,
• Opis – opis tekstowy rachunku.

Atrybuty

Na zakładce tej użytkownik ma możliwość przegladania atrybutów (cech specjalnych) zdefiniowanych w systemie centralnym Wapro Mag.

Klasyfikacje

W widoku tym wyświetla się słownik klasyfikacji kontrahentów.

Grupy cenowe

W widoku tym wyświetla się lista grup cenowych kontrahentów.

Do każdej grupy cenowej przypisany jest domyślny rabat/narzut i preferowana cena.

Formy płatności

W widoku tym wyświetla się lista form płatności z domyślnym terminem spłaty.

Kartoteki magazynowe

Informacje na temat magazynów zgromadzone zostały w kartotekach:

• Magazyny,
• Centralna kartoteka produktów,
• Listingi.

Magazyny

W widoku tym dostępna jest lista magazynów z możliwością wyboru synchronizowanych magazynów. Na liście można wskazać, które z oznaczonych magazynów mają podlegać synchronizacji.

Aby wyłączyć magazyn z synchronizacji, oznacz pozostałe i w pozycji Wybierz magazyn kliknij opcję Wybierz zaznaczone magazyny. Znacznik wyboru zostanie usunięty z niewybranego magazynu i nie będzie on uczestniczył w procesie synchronizacji.

Centralna kartoteka produktów

W widoku tym dostępna jest lista wszystkich asortymentów przypisanych do magazynu wybranego w polu Wybierz magazyn.

Po wybraniu konkretnego produktu, użytkownik może zapoznać się ze szczegółowymi informacjami, zgromadzonymi na trzech zakładkach:

• Ceny produktu - ceny dla każdej z grup cenowych,
• Jednostki produktu - jednostki, w których dany produkt występuje wraz z mnożnikiem pomiędzy nimi oraz oznaczeniem, czy jest to domyślna jednostka zakupu, domyślna jednostka sprzedaży, czy domyślna jednostka magazynowania,
• Atrybuty - dodatkowe pola artykułów zdefiniowane w systemie Wapro Mag w wariancie PRESTIŻ.

Listingi

Umożliwiają ograniczenie listy produktów przesyłanych na urządzenia. W górnej części okna wyświetla się lista listingów, a w dolnej części - lista produktów należących do danego listingu.

Określenie Listingi ma swój odpowiednik w systemie Wapro Mag i oznacza Listy zaznaczonych artykułów. Są one wykorzystane w celu umożliwienia ograniczenia ilości asortymentów przesyłanych do systemu mobilnego, innego niż ograniczenie magazynowe.

W Wapro Mag, oprócz możliwości stworzenia listy zaznaczonych artykułów, można również określić, czy taka lista ma być widoczna w systemie mobilnym.

informacja

Założenie Listy zaznaczonych artykułów w systemie centralnym i zaznaczenie jej jako dostępnej w systemie mobilnym skutkuje ograniczeniem liczby asortymentu przesyłanego na urządzenia mobilne do liczby określonej w liście niezależnie od przypisanych magazynów. Na urządzenia mobilne przesyłane są tylko asortymenty znajdujące się na Listach zaznaczonych artykułów, mimo że w Konsoli zarządzającej ustalono dostęp do całego magazynu.

uwaga

Korzystając z listingów, należy pamiętać o aktualizowaniu ich w przypadku nowych asortymentów wprowadzanych do systemu Wapro Mag.

Kartoteki związane z pracownikiem

W widoku tym użytkownik ma możliwość parametryzacji kartoteki pracownika, przypisania ról i nadania uprawnień poszczególnym pracownikom.

Użytkownik ma możliwość skorzystania z dostępnych przycisków funkcyjnych: Popraw, Dezaktywuj, Podgląd, Zmień firmę, Ustaw funkcje pracowników, Wizyty, Numeracja dokumentów.

Modyfikacja danych

Funkcja Popraw pozwala użytkownikom centralnym na:

• ustalenie nowego hasła,
• odznaczenie zgody na telemetrię dla bieżącego użytkownika,
• wycofanie zgód dla wszystkich użytkowników (użytkownik AdminMobile).

Funkcja Popraw pozwala użytkownikom mobilnym na wybranie kasy domyślnej i magazynu do raportowania. W momencie wybrania magazynu do raportowania, który nie został wcześniej przypisany do użytkownika, w zakładce magazyny zostanie on przypisany automatycznie do pracownika. Analogicznie system automatycznie przypisze domyślną kasę.

Magazyn do raportowania to domyślny magazyn dla wykonywanych raportów.

Dla ułatwienia wprowadzenia konfiguracji na urządzeniach można wygenerować dla użytkownika mobilnego kod QR zawierający wszystkie dane niezbędne do połączenia oraz replikacji.

Parametry wprowadzane są w polu konfiguracji, rozpoczynającym się znacznikiem cfg#. Następne wartości wprowadzane są po przecinku. Należy wprowadzić kod, a bezpośrednio po nim wartość, np.: k3000002, gdzie k to znacznik kodu, a 3000002 kod użytkownika. Możliwe wartości do przekazania kodem QR:

• l - login użytkownika,
• k - kod użytkownika,
• h - hasło - domyślnie nie jest wprowadzone. Ze względów bezpieczeństwa zalecamy przekazywanie hasła innym kanałem, np. przez sms,
• i - ip - adres IP do replikacji,
• p - port do replikacji, domyślnie 2450,
• c - czas oczekiwnia replikacji na pomyślne zakończenie.

Opcje na dole ekranu obsługi kodu QR służą do jego zapamiętania:

• Kopiuj QR-Code - pozwala na skopiowanie kodu w formie graficznej do pamięci, np. by wkleić obraz do wiadomości,
• Zapisz QR-Code - pozwala na zapisanie grafiki kodu w jednym z czterech wybranych formatów - BMP, PNG, JPG, GIF w celu np. późniejszego dołączenia do wiadomości.

Dla użytkowników mobilnych istnieje również możliwość weryfikacji stanu zgody dla opcjonalnych danych telemetrycznych oraz opcja zmiany wyrażonej zgody z poziomu administratora.

Usuwanie danych

Przycisk Usuń powoduje bezpowrotne usunięcie pracownika i jego dezaktywację w Konsoli zarządzającej. Po usunięciu, pracownik nie będzie miał dostępu do Konsoli zarządzającej i systemu mobilnego.

ważne

Opcja usunięcia pracownika dezaktywuje go i uniemożliwia jego późniejsze przywrócenie. Aby zachować dane historyczne, przed usunięciem należy rozważyć utworzenie nowego lub zmianę na innego użytkownika.

Przeglądanie informacji

Kliknięcie przycisku Podgląd umożliwia przegląd danych pracownika, również z opcją generowania kodów QR.

Zmiana firmy

Kliknięcie przycisku Zmień firmę umożliwia zmianę firmy. Po zastosowaniu tej funkcji pracownik otrzyma status dezaktywowany (nie będzie mógł mieć przypisanych funkcji w tej firmie). W nowej firmie automatycznie tworzony jest nowy pracownik o takiej samej nazwie i takich samych uprawnieniach.

Określenie funkcji pracowników

Kliknięcie przycisku Ustaw funkcje pracowników pozwala na przypisanie funkcji centralny lub mobilny. Funkcję mobilną przypisuje się pracownikom pracującym na urządzeniach przenośnych. Funkcje centralną można przypisać pracownikom używającym Konsoli zarządzającej.

uwaga

Bez przypisania funkcji mobilny pracownik nie będzie mógł wykonać replikacji z urządzenia mobilnego. Liczba licencji mobilnych porównywana jest z liczbą pracowników z funkcją mobilny. Jeśli firma posiada wykupioną licencję na pięć stanowisk mobilnych, w kartotece pracowników w Konsoli zarządzającej tylko pięcioro pracowników będzie mogło mieć ustawioną funkcję mobilny. I tylko pięcioro pracowników będzie mogło replikować dane z urządzenia przenośnego.

uwaga

Nadanie funkcji w systemie odbywa się tylko raz. Zmiana funkcji możliwa jest przez dezaktywowanie (usunięcie) danego pracownika z listy i przydzielenie funkcji innemu pracownikowi. Funkcji raz nadanej nie można już zmienić.

Numerowanie dokumentów

Po kliknięciu pozycji Numeracja dokumentów otworzy się okno ustawiania numeracji dokumentów przypisanej do tego pracownika.

Kolumna Login zawiera login pracownika niezbędny do zalogowania się do aplikacji mobilnej.

Kolumna Kod zawiera numer zewnętrzny pracownika dostępny w widoku Konfiguracja | Replikacja na urządzeniu mobilnym.

Przypisanie ról

Przypisywanie ról pracownikom możliwe jest po przejściu na zakładkę Role. Role dostepne w tym widoku definiowane są w kartotece Role administracyjne.

Aby nie nadawać tych samych ról wszystkim pracownikom po kolei, została zdefiniowana domyślna rola Handlowcy. Rolę tę należy przydzielić wszystkim pracownikom mobilnym. Użytkownik ma możliwość zmodyfikowania uprawnień dla poszczególnych pracowników.

Uprawnienia przypisane do pracownika

Na zakładce tej możliwa jest modyfikacja uprawnień jako wyjątków od roli. Postawienie znacznika w polu powoduje nadanie uprawnienia, pusta wartość oznacza brak uprawnienia.

Listingi

Na zakładce tej wyświetlają się listingi przypisane do pracownika (ograniczenia list asortymentowych).

Kontrahenci

Na zakładce tej użytkownik może przypisać pracownikowi kontrahentów, z którymi ma współpracować. Bez przypisania praca w systemie mobilnym nie bedzie możliwa. Do przypisania automatycznego służy parametr 32.

Zastępstwa kontrahentów

Na zakładce tej użytkownik może przypisać pracownikowi zastępstwo oraz kontrahentów, którzy na czas zastępstwa będą do niego przypisani. W przypadku oznaczenia kontrahentów już przypisanych do zastępującego handlowca, wybór zostanie automatycznie ograniczony. Podczas dodawania zastępstwa użytkownik ma możliwość wprowadzenia przyszłej daty, przy czym mechanizm sam uwzględni przypisanie w określonym terminie oraz odpisze kontrahentów po jego zakończeniu.

Magazyny

Na zakładce tej użytkownik może przypisać pracownikowi magazyny, w obrębie których będzie mógł pracować i wystawiać dokumenty. Postawienie znacznika w polu Tylko do odczytu spowoduje, że wystawianie dokumentów nie będzie możliwe - użytkownik bedzie mógł przeglądać stany i cenniki.

Jeżeli pracownik mobilny ma wybrany magazyn do raportowania, magazyn ten automatycznie wyświetli się w tym miejscu. System nie pozwoli odpisać magazynu, który jest magazynem do raportowania. Magazyn do raportowania to domyślny magazyn użytkownika z systemu Wapro Mag (użytkownik może to zmodyfikować w Konsoli zarządzającej).

Kasy

Na zakładce tej użytkownik może przypisać pracownikowi kasy. Jeżeli pracownik mobilny ma wybraną kasę domyślną, zaczyta się ona automatycznie. System nie pozwoli odpisać od pracownika kasy, która jest kasą domyślną. Zastosowanie kas w Wapro Mobile to automatyczna rejestracja gotówki dla formy płatności gotówkowej.

Parametry

Na zakładce tej użytkownik może zmodyfikować wartość poszczególnych parametrów dla konkretnego pracownika. Po dokonaniu zmiany w kolumnie poziomu definicji wyświetli się wartość Pracownik. Sposób definiowania parametrów omówiony został w instrukcji dotyczącej parametryzacji aplikacji.

Słowniki uwag do dokumentów

Na zakładce tej możliwe jest zdefiniowanie listy uwag do wyboru, które wyświetlą się na dokumencie. Użytkownik może oznaczyć wybrane uwagi jako domyślne.

Modyfikacja uwag odbywa się z poziomu pracownika lub po przejściu do widoku Słowniki uwag | Dokumenty (możliwe jest dodanie słownika do uwag na poziomie systemowym lub firmy). Aby zdefiniować słownik uwag należy wpisać tekst uwagi, wybrać jej typ oraz opcjonalnie oznaczyć uwagę jako domyślną.

Role administracyjne

Aby nie nadawać tych samych ról wszystkim pracownikom po kolei, można zdefiniować domyślną rolę, np. Handlowcy. Rolę tę należy przydzielić wszystkim pracownikom mobilnym. Rola podpowiada uprawnienia, ale użytkownik ma zawsze możliwość modyfikowania uprawnień dla poszczególnych pracowników.

Pozostałe kartoteki

W pozostałych kartotekach wświetlają się lista firm oraz lista słownikowa województw zaimportowana z systemu centralnego.