Jakie wymogi spełnia system w związku z ustawą o rachunkowości?

1. Program Wapro Fakir Finanse i księgowość jest uniwersalnym systemem finansowo-księgowym przeznaczonym do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek gospodarczych innych niż banki i zakłady ubezpieczeń. Program jest szeroko parametryzowalny, co pozwala na jego wykorzystanie przez jednostki o rozmaitym profilu działalności. Program Wapro Fakir jest narzędziem umożliwiającym prowadzenie rachunkowości firmy przy użyciu komputera w rozumieniu ustawy o rachunkowości – należy jednak pamiętać, że to od użytkownika ostatecznie zależy, czy rachunkowość ta będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Program Wapro Fakir został napisany w architekturze klient-serwer, co oznacza że dane oddzielone są fizycznie od aplikacji użytkowej. Rozwiązanie to usprawnia pracę z danymi jak również zwiększa ich bezpieczeństwo. Dane przetwarzane są z wykorzystaniem programu MS SQL Server firmy Microsoft.

   • Wszystkie dane przechowywane przez program znajdują się w jednym zbiorze dyskowym, którego nazwa odpowiada nazwie bazy danych zdefiniowanej przez użytkownika przy pierwszym uruchomieniu programu. Zbiór ten znajduje się na dysku komputera, na którym zainstalowano serwer baz danych MS SQL obsługujący program Wapro Fakir.
   • Wszystkie dane rozmieszczone są w obrębie opisanego wyżej zbioru w strukturach logicznych (tzw. tabelach) których szczegółowy opis został przedstawiony w dokumentacji technicznej.
   • Każda kolejna wersja programu Wapro Fakir dla Windows posiada własny numer i datę emisji, które są dostępne do odczytu dla użytkownika ( Pomoc | O programie). Informacje te są także umieszczane na wszystkich wydrukach z systemu.

3. Szczegółowy opis algorytmów przetwarzania danych znajduje się w podręczniku użytkownika dostarczanym razem z programem oraz dokumentacji elektronicznej (tzw. helpie) dostępnym z poziomu programu (klawisz F1). Opisano tam wszelkie funkcje i algorytmy przetwarzania informacji w programie oraz sposoby ich parametryzacji.

4. Zgodnie z ustawą dane przechowywane przez system komputerowy powinny być zabezpieczone przed niepowołanym dostępem. Na poziomie użytkowym jest to realizowane w programie Wapro Fakir poprzez stosowny system uprawnień, szczegółowo opisany w podręczniku użytkownika.

   Niezależnie od tego na użytkowniku ciąży obowiązek zabezpieczenia zbioru, w którym przechowywane są dane. Powinien je odpowiednio zabezpieczyć przed skopiowaniem oraz odczytaniem narzędziami zewnętrznymi. Sposób tego zabezpieczenia zależy wyłącznie od użytkownika (zastosowanie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i administracyjnych). Zalecamy ustawienie hasła dla użytkownika sa serwera baz danych MS SQL Server. Założenie i zmiana hasła jest możliwe z wykorzystaniem dostarczonego oprogramowania Administrator baz danych.

5. Technologia zastosowana przy produkcji programu Wapro Fakir gwarantuje wysokie bezpieczeństwo danych, jednakże w 100% nie zabezpieczy użytkownika przed ich utratą w każdym przypadku (np. wskutek awarii sprzętowej). Dlatego zalecamy tworzenie kopii zapasowych bazy danych na trwałych nośnikach, z wykorzystaniem dostarczonego w tym celu programu Archiwizator baz danych.

   • Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych leży w gestii samego użytkownika. Należy pamiętać, że w przypadku utraty bazy dane wprowadzone po sporządzeniu ostatniej kopii będą z punktu widzenia systemu utracone.
   • Użytkownik powinien, poprzez zastosowanie odpowiednich procedur organizacyjnych, zabezpieczyć sporządzone kopie bazy przed niepowołanym dostępem oraz uszkodzeniem. W szczególności zaleca się, aby kopie bazy danych znajdowały się ze względów bezpieczeństwa w innym miejscu niż serwer, na którym znajduje się oryginalna baza danych.

6. Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości program Wapro Fakir umożliwia uzyskanie następujących elementów ksiąg rachunkowych:

   • Księgi głównej (ewidencja syntetyczna),
   • Ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),
   • Zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
   • Dziennika księgowań.

   Ponadto program umożliwia prowadzenie ewidencji należności i zobowiązań oraz rejestrów VAT.

7. Podstawowym okresem sprawozdawczym w systemie jest miesiąc kalendarzowy. Program umożliwia sporządzanie comiesięcznej sprawozdawczości – obowiązek jej wykonania ciąży na użytkowniku.

   Rok obrotowy jest definiowany przez użytkownika i może liczyć od 1 do 18 miesięcy. Dodatkowo w każdym roku obrotowym istnieją dwa dodatkowe okresy sprawozdawcze: bilans otwarcia (służący do przechowywania zapisów BO) i bilans zamknięcia (służący do nanoszenia poprawek w danym roku po zatwierdzeniu ostatniego miesiąca do celów podatkowych).

8. Program umożliwia swobodne zdefiniowanie planu kont, zgodnie z zakładowym planem kont opracowanym przez kierownika jednostki. Plan kont ma strukturę drzewiastą – ewidencja analityczna jest podrzędna w stosunku do odpowiedniej ewidencji syntetycznej. Program umożliwia księgowanie wyłącznie na najniższym poziomie w ramach danego konta – obroty kont księgi głównej wynikają z sumy obrotów odpowiadających im kont ksiąg pomocniczych.

9. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej – zwane w systemie dokumentami źródłowymi. Jedyną metodą wprowadzenia dokumentów do ksiąg rachunkowych jest ich świadome zaksięgowanie przez uprawnionego użytkownika.

   • Dokumenty wprowadzane automatycznie do systemu (poprzez import danych z innych programów) trafiają do bufora roboczego. Na konta ksiąg rachunkowych zostają one zaksięgowane na mocy osobnej decyzji osoby uprawnionej.
   • Dokumenty wprowadzone do systemu posiadają oznakowanie umożliwiające stwierdzenie źródła ich pochodzenia, a także ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich zaksięgowanie.
   • W systemie istnieje procedura zatwierdzania dokumentów księgowych. Dokumenty zatwierdzone nie podlegają dalszej modyfikacji w systemie. Zatwierdzenia dokumentów dokonuje odpowiednim poleceniem systemowym użytkownik posiadający stosowne uprawnienia. Jest to procedura nieodwracalna, gwarantująca z punktu widzenia systemu niezmienność wprowadzonych danych.
   • W systemie istnieje procedura zamykania okresów sprawozdawczych oraz roku obrotowego. Dane w okresach zamkniętych nie podlegają żadnej modyfikacji – w szczególności nie można do zamkniętych okresów dodawać nowych dokumentów. Operacji zamknięcia okresu dokonuje upoważniony użytkownik – jest to operacja nieodwracalna.
   • Każdy dokument wprowadzony do ksiąg rachunkowych uzyskuje (niezależnie od numeru własnego) unikalny numer księgowy. Ponadto każdy dekret powstający z wprowadzonego dokumenty posiada także swój numer. Tym sposobem zapewniona jest jednoznaczna identyfikacja w systemie zarówno dokumentów jak i poszczególnych zapisów księgowych. Opisane wyżej numery są uwidocznione na stosownych sprawozdaniach, w szczególności w dzienniku księgowań. Ponadto zarówno każdy dokument, jak i pojedynczy zapis księgowy, który z niego wynika może być opatrzony opisem operacji wprowadzanym przez użytkownika.
   • Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej zawiera stosowne przeliczenie na walutę polską wg kursu podanego przez użytkownika. Informacja o obu walutach znajduje się w tym samym dokumencie – realizowane poprzez równoległe prowadzenie ewidencji w walutach obcych i walucie polskiej – zgodnie z kursem przeliczenia wynikającym z dokumentu źródłowego i stosownych przepisów.

10. Na konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych wprowadzane są zapisy o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu systematycznym, przy czym księgi pomocnicze uszczegóławiają zapisy kont księgi głównej. Zapisy na kontach przechowywane są w kolejności ich wprowadzenia. System realizuje konta analityczne jako kartoteki (zbiory subkont) kont księgi głównej, uzgadniając wewnętrznie stosowne obroty i salda.

    • Na podstawie zapisów na kontach księgowych sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienie obrotów i sald. Program pozwala na sporządzenie zestawienia zarówno dla kont księgi głównej jak i ksiąg pomocniczych. Umożliwia także podgląd i wydruk szczegółowych zapisów w ramach każdego konta.
    • Obroty zestawienia sald i obrotów za dany okres sprawozdawczy powinny być zgodne z obrotami dziennika. System gwarantuje stosowną zgodność w ten sposób, iż stosowne zapisy trzymane są w systemie tylko jeden raz, zaś wykazywane bądź w ujęciu systematycznym (zestawienia z kont) bądź w ujęciu chronologicznym (dzienniki). Jednoznaczne powiązanie pomiędzy obydwoma ujęciami zapewnia unikalny numer ewidencyjny każdego dokumentu księgowego.

11. Program Wapro Fakir Finanse i księgowość umożliwia sporządzenie dziennika zawierającego chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym. Możliwe jest prowadzenie w ramach firmy jednego dziennika głównego lub wielu dzienników częściowych. Sposób prowadzenia dziennika wynika z zasad rachunkowości danej jednostki i nie może być zmieniony w systemie w trakcie roku obrotowego.

    • W zależności od parametrów ustawionych w systemie przez uprawnionego użytkownika na początku roku obrotowego, zapisy w dzienniku uporządkowane są w ramach danego miesiąca chronologicznie zgodnie z datą dokumentów źródłowych lub datą księgowania dokumentów.
    • Każdy zapis w dzienniku oznaczony jest sygnaturą osoby odpowiedzialnej za jego księgowanie. Wykazane są także kwoty z poprzednich miesięcy oraz stosowne podsumowania, zarówno w ramach stron (co wraz z numerowaniem stron gwarantuje ciągłość wydruku) jak i globalnie w ramach całego wydruku.
    • W przypadku wydruku dziennika z otwartego miesiąca obrotowego, pozycjom w dzienniku nadawany jest numer tymczasowy (na wydruku jest na ten temat stosowna adnotacja). W momencie zamknięcia miesiąca pozycjom w dzienniku nadawany jest ostateczny, unikalny numer. W każdym przypadku istnieje możliwość jednoznacznego powiązania zapisu w dzienniku z zapisem na kontach ksiąg rachunkowych poprzez nadany w chwili księgowania unikalny numer ewidencyjny.
    • W przypadku gdy użytkownik prowadzi dzienniki częściowe, drukowane jest także zbiorcze zestawienie obrotów w ramach poszczególnych dzienników.

12. Wszelkie wydruki sporządzane z systemu są oznaczone nazwą jednostki zgodnie z informacjami wprowadzonymi do programu przez użytkownika (Definicje | Dane firmy). Zawierają także informację o programie przetwarzania, w szczególności o numerze jego wersji.

    • Wszystkie wydruki sporządzane z ksiąg rachunkowych posiadają oznaczenie co do roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, za jaki zostały wykonane. Zawierają one także datę sporządzenia, zgodnie z datą ustawioną w programie. Program zawiera wbudowane mechanizmy pozwalające na automatyczne ustawianie daty w programie zgodnie z datą na serwerze przechowującym bazę danych.
    • Wszystkie wydruki w systemie posiadają oznaczoną pierwszą i ostatnią stronę, automatyczną numerację poszczególnych stron oraz sumowanie w sposób ciągły, tzn. na każdej kolejnej stronie drukowana jest kwota do przeniesienia na następną stronę i kwota przeniesiona ze strony poprzedniej.

13. Zastosowana przy produkcji systemu Wapro Fakir technologia w zasadzie wyklucza ryzyko niespójności danych. Jednakże zgodnie z wymogami ustawy, w programie znajduje się szereg funkcji, które na żądanie uprawnionego operatora dokonują dodatkowej kontroli integralności danych. Funkcje te są dostępne w funkcjach administracyjnych (Administracja | Funkcje kontrolne).