Przejdź do głównej zawartości

Jak przetwarzać dokumenty w Wapro eBiuro?

Wapro eBiuro został stworzony z myślą o skutecznym zarządzaniu obiegiem dokumentów pomiędzy klientami a biurem rachunkowym lub działem księgowości a innymi działami/oddziałami firmy. Kluczową funkcjonalnością Portalu jest umożliwienie płynnej wymiany informacji i materiałów. Ważne jest, aby pamiętać, że każda z grup użytkowników posiada indywidualny widok na swoim dashboardzie, co wpływa na dostępne dla niego operacje związane z dokumentami. Dzięki temu, Portal dostosowuje się do potrzeb różnych grup użytkowników, zapewniając optymalizację procesów oraz uproszczenie współpracy.

Użytkownicy mogą pracować na dokumentach w dwóch kontekstach:

  • księgowy - wysyła dokumenty do weryfikacji klienta, akceptuj, odrzuca i wysyła do systemu ERP,
  • klient - modyfikuje dokument, wysyła do księgowości.

Jak wygląda obieg dokumentów?​

Obieg dokumentów w Wapro eBiuro to systematyczny proces zapewniający efektywną współpracę między klientem a działem księgowym. Dzięki integracji z KSeF oraz programami ERP, możliwe jest zautomatyzowanie wielu etapów, co przyspiesza obieg dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Uwaga

Do obsługi dokumentów KSeF niezbędna jest usługa Businesslink.

Skorzystanie z Wapro eBiuro przyspiesza proces akceptacji faktur i usprawnia działania księgowe poprzez nowoczesne narzędzia technologiczne.

Etapy obiegu dokumentów​

  1. Pobranie dokumentów z KSeF - faktury są automatycznie pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bezpośrednio do usługi Businesslink. Taki sposób transferu danych gwarantuje ich szybkość oraz bezpieczeństwo.
  2. Przeniesienie do programu e-Biuro - system ERP przesyła dokumenty do Wapro eBiuro, gdzie klient może je zaakceptować lub odrzucić.
  3. Wstępna weryfikacja przez księgowego - po przesłaniu faktur od klienta, pracownik księgowości dokonuje ich weryfikacji. Następnie dokumenty są przesyłane do systemu ERP lub do weryfikacji - trafiają na listę dokumentów do klienta.
  4. Weryfikacja przez klienta - klient modyfikuje fakturę i ponownie wysyła do księgowości.
Warto wiedzieć

Przed akceptacją dokumentów, klient może skorzystać z opcji podglądu wybranego dokumentu w formie graficznej. Wapro eBiuro pobiera pełny dokument z platformy Businesslink, w tym plik FA(2), na podstawie numeru KSeF, oraz uzupełnia brakujące informacje. Po przeglądzie klient może zatwierdzać dokumenty, wracając później do listy.

  1. Wysyłka do systemu księgowego - księgowy wysyła zaakceptowany dokument do programu ERP - Wapro Fakir lub Wapro Kaper.
  2. Weryfikacja końcowa - księgowy przegląda zaakceptowane dokumenty w buforze Businesslink, korzystając z programu Wapro ERP.
  3. Wybór faktur do importu - księgowy zaznacza poszczególne lub wszystkie zweryfikowane faktury, które są gotowe do dalszego przetwarzania.
  4. Import do ksiąg rachunkowych - wybrane faktury są importowane do ksiąg rachunkowych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Automatyczne przekazywanie dokumentów​

Jeżeli w parametrach firmy w programie Wapro ERP zaznaczona jest opcja automatycznego przekazywania dokumentów zakupowych do akceptacji klienta, program po pobraniu faktur z Businesslinka automatycznie przekazuje ich nagłówki do Wapro eBiuro, oznaczając je jako wymagające akceptacji.

Jak przeglądać listę dokumentów?​

Opcja Lista dokumentów w Portalu usprawnia proces akceptacji faktur, umożliwiając klientowi weryfikację i zatwierdzanie dokumentów online, a księgowości - kontrolę nad przepływem faktur i ich importem do ksiąg rachunkowych.

Zanim przejdziesz do widoku dokumentów, rozwiń listę firm i wybierz tę, której dokumenty będziesz analizować.

Uwaga

W wyszukiwarce firm prezentowane są wszystkie dokumenty (bez podania zakresu dat) o statusie Do akceptacji.

lista firm

Następnie sprawdź, który sposób wyświetlania listy - podstawowy czy kompaktowy - będzie dla Ciebie wygodniejszy. Kliknij przycisk ikona widok i wybierz widok.

Aby wyświetlić listę dokumentów, w głównym menu aplikacji kliknij kartę Dokumenty i wybierz pozycję Lista dokumentów. System zaprezentuje wszystkie faktury przypisane do klienta.

lista dokumentow

W panelu głównym wyświetla się liczbowe podsumowanie dokumentów zgromadzonych w systemie, w podziale na statusy. Kliknięcie wybranej wartości, zawęzi widok do listy dokumentów do wybranego statusu.

Ikona ikona wyslane oznacza fakturę sprzedaży, a ikona ikona przeslane - fakturę zakupu.

Warto wiedzieć

W podsumowaniu Wszystkie nie zostały ujęte dokumenty o statusie Wyeksportowane do ERP.

lista-liczby

Poniżej widoczna jest lista dokumentów z informacją o statusie dokumentu z oznaczeniem występowania kosztów i uwag. W kolumnie Koszty prezentowana jest liczba dodanych opisów kosztowych, które można dodać do nagłówka dokumentu oraz poszczególnych pozycji dokumentu. W kolumnie Uwagi widoczna jest liczba dodanych uwag, które można dodać do nagłówka dokumentu jak i poszczególnych pozycji dokumentu.

Po kliknięciu numeru konkretnego dokumentu, możesz zapoznać się z jego szczegółami.

Jakie statusy dokumentów widzi księgowy?​

Statusy dokumentów widoczne z perspektywy księgowego:

Jak zmodyfikować wybrany dokument?​

Uprawnienia księgowego pozwalają na przypisanie kosztów dokumentu oraz dodanie uwag do dokumentu (także w formie załącznika) faktury. Aby otworzyć wybrany dokument, kliknij jego numer.

Podpowiedź

Aby w szybki sposób otworzyć kolejną fakturę, należy w widoku już otwartego dokumentu przejść na zakładkę Lista dokumentów i wybrać go z listy.

Zapoznaj się z wyświetlonymi informacjami. Graficzny obraz faktury jest widoczny na zakładce Podgląd. Na zakładce Pozycje widoczne są wszystkie pozycje dotyczące faktury.

faktura

Przypisanie kosztów pozycji i wprowadzanie uwag​

Po kliknięciu opcji Przypisz koszty pozycji możesz dodać nowe koszty. Lista rozwijana w polu Rodzaj została zbudowania na bazie danych dostępnych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

koszty pozycji

Opcja Dodaj uwagi pozycji pozwala na wprowadzenie treści uwagi.

Operacje wprowadzania kosztów i uwag można wykonać jednocześnie dla kilku rekordów. Zaznacz wybrane pozycje na liście i kliknij przycisk Grupowe przypisywanie kosztów lub Grupowe dodawanie uwag.

Przypisanie kosztów dokumentu i dodawanie uwag​

Na zakładce Dane nagłówkowe możesz także przypisać koszty dokumentu i wprowadzić uwagi do jego nagłówka - także w formie załączników o formatach: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, JPG, PNG. Aby przypisać koszty, kliknij przycisk Przypisz koszty dokumentu, aby dodać uwagi - przycisk Dodaj uwagi i załączniki dokumentu. Dodawanie załączników jest możliwe także na zakładce Załączniki.

Podpowiedź

Funkcje przypisywania kosztów dokumentu i dodawania uwag są dostępne także po kliknięciu w głównym widoku menu ... oraz w menu kontekstowym (dostępne po kliknięciu prawego przycisku myszy).

Edytowanie i usuwanie uwag i kosztów dokumentów jest możliwe po kliknięciu odpowiednio ikon olowek i kosz w widoku szczegółów dokumentu.

edycja uwag

Po zaznaczeniu kilku dokumentów na liście wyświetlą się dodatkowe opcje - Grupowe przypisywanie kosztów i Grupowe dodawanie uwag.

Jak przesyłać dokumenty?​

Po przeanalizowaniu dokumentów, klient wysyła je do Twojej akceptacji - mają status Do akceptacji.

Jeśli uważasz, że wymagają modyfikacji, to kliknij przycisk Wyślij do weryfikacji - dokumenty - Do weryfikacji - dokument został przesłany do klienta i czeka na weryfikację, trafią z powrotem do klienta.

Jeśli dokument jest błędny i nie może być poprawiony, kliknij przycisk Odrzuć - faktura na liście będzie miała status Odrzucony.

Uwaga

W przypadku dokumentów pobranych z Businesslinka, faktury o statusie Odrzucony trafiają z powrotem do bufora Businesslink Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Poprawnie przygotowany dokument możesz wysłać do systemu księgowego - przycisk Wyślij do ERP. Dokumenty te będą miały status Zaakceptowane ERP (żółte tło), co oznacza, że czekają na odebranie w systemie Wapro ERP. Aby przerwać wysyłkę dokumentów, kliknij przycisk Anuluj wysyłkę do Wapro ERP.

Wysłane dokumenty trafiają do bufora Businesslink, skąd powinny trafić do księgowania.

Zaksięgowane dokumenty będą miały status Zaksięgowany.

Wywołanie procesu obiegu dokumentów jest możliwe także po kliknięciu w głównym widoku menu Operacje - ......

statusy trzykropek

... oraz w menu kontekstowym wywołanym na liście dokumentów.

Jak korzystać z filtrów wyszukiwania i mechanizmu sortowania?​

Wykorzystanie dostępnych filtrów pozwala na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie dokumentów. Dzięki nim możesz z łatwością zawęzić widok listy, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. Umożliwia to efektywną organizację informacji oraz oszczędność czasu w procesie poszukiwania istotnych dokumentów.

filtry

Do dyspozycji masz filtry:

  • Szukaj w: - zdecyduj, w jakim kontekście chcesz ograniczyć widok danych: Numer, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość,
  • Okres - wybierz, z jakiego okresu dane chcesz zobaczyć,
  • Status - do wyboru masz statusy: Do akceptacji, Zaakceptowane, Do weryfikacji, Odrzucone,
  • Wyeksportowane do ERP - określ, czy dany dokument został wyeksportowany do ERP,
  • Korekta - określ, czy dokument jest korektą,
  • Typ faktury - zdecyduj, czy jest to faktura zakupu, czy sprzedaży.

Wapro eBiuro umożliwia również sortowanie dokumentów na liście. Kliknij jeden z nagłówków: Numer dokumentu, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość i uporządkuj dokumenty zgodnie z własnymi potrzebami.

Kolejnym mechanizmem ułatwiającym wyszukanie konkretnego dokumentu lub zbioru dokumentów jest drzewo filtrów widoczne z prawej strony ekranu, rozwijane po kliknięciu ikony drzewo filtrow. Drzewo to budowane jest w oparciu o dane pobrane z programu Wapro Fakir lub Wapro Kaper.