Jak przetwarzać dokumenty w Portalu eBiuro?

Portal eBiuro został stworzony z myślą o skutecznym zarządzaniu obiegiem dokumentów pomiędzy klientami a biurem rachunkowym lub działem księgowości a innymi działami/oddziałami firmy. Kluczową funkcjonalnością Portalu jest umożliwienie płynnej wymiany informacji i materiałów. Ważne jest, aby pamiętać, że każda z grup użytkowników posiada indywidualny widok na swoim dashboardzie, co wpływa na dostępne dla niego operacje związane z dokumentami. Dzięki temu, Portal dostosowuje się do potrzeb różnych grup użytkowników, zapewniając optymalizację procesów oraz uproszczenie współpracy.

Użytkownicy mogą pracować na dokumentach w dwóch kontekstach:

• księgowy - może nadawać statusy Wyślij do weryfikacji i Odrzuć,
• klient - może nadać statusy Akceptuj i Odrzuć.

Jak wygląda obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w Portalu eBiuro to systematyczny proces zapewniający efektywną współpracę między klientem a działem księgowym. Dzięki integracji z KSeF oraz programami ERP, możliwe jest zautomatyzowanie wielu etapów, co przyspiesza obieg dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Uwaga

Do obsługi dokumentów KSeF niezbędna jest usługa Businesslink.

Skorzystanie z Portalu eBiuro przyspiesza proces akceptacji faktur i usprawnia działania księgowe poprzez nowoczesne narzędzia technologiczne.

Etapy obiegu dokumentów

1. Pobranie dokumentów z KSeF - faktury są automatycznie pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bezpośrednio do usługi Businesslink. Taki sposób transferu danych gwarantuje ich szybkość oraz bezpieczeństwo.
2. Przeniesienie do programu Wapro ERP - usługa Businesslink z niezwykłą precyzją przekazuje zaimportowane faktury do programów księgowych Wapro Fakir lub Wapro Kaper, wykorzystywanych przez firmy księgowe.
3. Wstępna weryfikacja przez księgowego - po przesłaniu faktur do systemu Wapro ERP, pracownik księgowości dokonuje ich weryfikacji. Następnie dokumenty są przesyłane do akceptacji w Portalu eBiuro, gdzie trafiają na listę dokumentów do klienta.

Działania klienta w Portalu eBiuro

1. Logowanie - klient na początku procesu loguje się na swoje konto w Portalu eBiuro.
2. Dostęp do dokumentów - po zalogowaniu, klient ma możliwość przeglądania pełnej listy dokumentów.
3. Wybór dokumentów do akceptacji - klient ma możliwość zaznaczenia pojedynczej faktury lub wszystkich naraz do zatwierdzenia.

Warto wiedzieć

Przed akceptacją dokumentów, klient może skorzystać z opcji podglądu wybranego dokumentu w formie graficznej. Portal eBiuro pobiera pełny dokument z platformy Businesslink, w tym plik FA(2), na podstawie numeru KSeF, oraz uzupełnia brakujące informacje. Po przeglądzie klient może zatwierdzać dokumenty, wracając później do listy.

4. Akceptacja dokumentów - klient, klikając opcję Akceptuj, uruchamia proces zatwierdzenia.
5. Wysyłka do Wapro ERP - po akceptacji, zatwierdzone dokumenty są automatycznie przesyłane do programów Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Weryfikacja w biurze rachunkowym

1. Weryfikacja końcowa - księgowy przegląda zaakceptowane dokumenty w buforze Businesslink, korzystając z programu Wapro ERP.
2. Wybór faktur do importu - księgowy zaznacza poszczególne lub wszystkie zweryfikowane faktury, które są gotowe do dalszego przetwarzania.
3. Import do ksiąg rachunkowych - wybrane faktury są importowane do ksiąg rachunkowych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Automatyczne przekazywanie dokumentów

Jeżeli w parametrach firmy w programie Wapro ERP zaznaczona jest opcja automatycznego przekazywania dokumentów zakupowych do akceptacji klienta, program po pobraniu faktur z Businesslinka automatycznie przekazuje ich nagłówki do Portalu eBiuro, oznaczając je jako wymagające akceptacji.

Jak przeglądać listę dokumentów?

Opcja Lista dokumentów w Portalu usprawnia proces akceptacji faktur, umożliwiając klientowi weryfikację i zatwierdzanie dokumentów online, a księgowości - kontrolę nad przepływem faktur i ich importem do ksiąg rachunkowych.

Zanim przejdziesz do widoku dokumentów, rozwiń listę firm i wybierz tę, której dokumenty będziesz analizować.

Uwaga

W wyszukiwarce firm prezentowane są wszystkie dokumenty (bez podania zakresu dat) o statusie Do akceptacji.

Następnie sprawdź, który sposób wyświetlania listy - podstawowy czy kompaktowy - będzie dla Ciebie wygodniejszy. Kliknij przycisk i wybierz widok.

Aby wyświetlić listę dokumentów, w głównym menu aplikacji kliknij kartę Dokumenty i wybierz pozycję Lista dokumentów. System zaprezentuje wszystkie faktury przypisane do klienta.

W panelu głównym wyświetla się liczbowe podsumowanie dokumentów zgromadzonych w systemie, w podziale na statusy. Kliknięcie wybranej wartości, zawęzi widok do listy dokumentów do wybranego statusu.

Ikona oznacza fakturę sprzedaży, a ikona - fakturę zakupu.

Warto wiedzieć

W podsumowaniu Wszystkie nie zostały ujęte dokumenty o statusie Wyeksportowane do ERP.

Poniżej widoczna jest lista dokumentów z informacją o statusie dokumentu z oznaczeniem występowania kosztów i uwag. W kolumnie Koszty prezentowana jest liczba dodanych opisów kosztowych, które można dodać do nagłówka dokumentu oraz poszczególnych pozycji dokumentu. W kolumnie Uwagi widoczna jest liczba dodanych uwag, które można dodać do nagłówka dokumentu jak i poszczególnych pozycji dokumentu.

Po kliknięciu numeru konkretnego dokumentu, możesz zapoznać się z jego szczegółami.

Jakie statusy dokumentów widzi księgowy?

Statusy dokumentów widoczne z perspektywy księgowego:

• Do akceptacji - dokument z systemu Wapro ERP, który po analizie powinien zostać przesłany do weryfikacji do klienta,
• Zaakceptowane - dokument zaakceptowany przez klienta i zaksięgowany w programie Wapro ERP, nie można go już edytować,
• Do weryfikacji - dokument został przesłany do klienta i czeka na weryfikację,
• Odrzucone - dokument odrzucony przez księgowego, nie podlega księgowaniu.

Jak zmodyfikować wybrany dokument?

Uprawnienia księgowego pozwalają na przypisanie kosztów dokumentu oraz dodanie uwag do dokumentu (także w formie załącznika) faktury. Aby otworzyć wybrany dokument, kliknij jego numer.

Podpowiedź

Aby w szybki sposób otworzyć kolejną fakturę, należy w widoku już otwartego dokumentu przejść na zakładkę Lista dokumentów i wybrać go z listy.

Zapoznaj się z wyświetlonymi informacjami. Graficzny obraz faktury jest widoczny na zakładce Podgląd. Na zakładce Pozycje widoczne są wszystkie pozycje dotyczące faktury.

Przypisanie kosztów pozycji i wprowadzanie uwag

Po kliknięciu opcji Przypisz koszty pozycji możesz dodać nowe koszty. Lista rozwijana w polu Rodzaj została zbudowania na bazie danych dostępnych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Opcja Dodaj uwagi pozycji pozwala na wprowadzenie treści uwagi.

Operacje wprowadzania kosztów i uwag można wykonać jednocześnie dla kilku rekordów. Zaznacz wybrane pozycje na liście i kliknij przycisk Grupowe przypisywanie kosztów lub Grupowe dodawanie uwag.

Przypisanie kosztów dokumentu i dodawanie uwag

Na zakładce Dane nagłówkowe możesz także przypisać koszty dokumentu i wprowadzić uwagi do jego nagłówka - także w formie załączników o formatach: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, JPG, PNG. Aby przypisać koszty, kliknij przycisk Przypisz koszty dokumentu, aby dodać uwagi - przycisk Dodaj uwagi i załączniki dokumentu. Dodawanie załączników jest możliwe także na zakładce Załączniki.

Podpowiedź

Funkcje przypisywania kosztów dokumentu i dodawania uwag są dostępne także po kliknięciu w głównym widoku menu ... oraz w menu kontekstowym (dostępne po kliknięciu prawego przycisku myszy).

Edytowanie i usuwanie uwag i kosztów dokumentów jest możliwe po kliknięciu odpowiednio ikon i w widoku szczegółów dokumentu.

Jak zweryfikować lub odrzucić dokument?

Zmiana statusu analizowanego dokumentu jest możliwa w kilku miejscach:

• w oknie edycji konkretnej faktury - w górnej części okna widoczne są przyciski Wyślij do weryfikacji i Odrzuć,
• w głównym widoku listy dokumentów,
• po kliknięciu w głównym widoku menu Operacje - ...,

• w menu kontekstowym wywołanym na liście dokumentów.

Po zaznaczeniu dokumentu i wybraniu opcji Wyślij do weryfikacji lub Odrzuć, status dokumentu na liście zmieni się analogicznie na Do weryfikacji i Odrzucone.

Po zaznaczeniu kilku dokumentów na liście wyświetlą się dodatkowe opcje - Grupowe przypisywanie kosztów i Grupowe dodawanie uwag.

Jak korzystać z filtrów wyszukiwania i mechanizmu sortowania?

Wykorzystanie dostępnych filtrów pozwala na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie dokumentów. Dzięki nim możesz z łatwością zawęzić widok listy, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. Umożliwia to efektywną organizację informacji oraz oszczędność czasu w procesie poszukiwania istotnych dokumentów.

Do dyspozycji masz filtry:

• Szukaj w: - zdecyduj, w jakim kontekście chcesz ograniczyć widok danych: Numer, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość,
• Okres - wybierz, z jakiego okresu dane chcesz zobaczyć,
• Status - do wyboru masz statusy: Do akceptacji, Zaakceptowane, Do weryfikacji, Odrzucone,
• Wyeksportowane do ERP - określ, czy dany dokument został wyeksportowany do ERP,
• Korekta - określ, czy dokument jest korektą,
• Typ faktury - zdecyduj, czy jest to faktura zakupu, czy sprzedaży.

Portal eBiuro umożliwia również sortowanie dokumentów na liście. Kliknij jeden z nagłówków: Numer dokumentu, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość i uporządkuj dokumenty zgodnie z własnymi potrzebami.

Kolejnym mechanizmem ułatwiającym wyszukanie konkretnego dokumentu lub zbioru dokumentów jest drzewo filtrów widoczne z prawej strony ekranu, rozwijane po kliknięciu ikony . Drzewo to budowane jest w oparciu o dane pobrane z programu Wapro Fakir lub Wapro Kaper.