Jak przetwarzać dokumenty w Wapro eBiuro?

Wapro eBiuro został stworzony z myślą o skutecznym zarządzaniu obiegiem dokumentów pomiędzy klientami a biurem rachunkowym lub działem księgowości a innymi działami/oddziałami firmy. Kluczową funkcjonalnością Portalu jest umożliwienie płynnej wymiany informacji i materiałów. Ważne jest, aby pamiętać, że każda z grup użytkowników posiada indywidualny widok na swoim dashboardzie, co wpływa na dostępne dla niego operacje związane z dokumentami. Dzięki temu, Portal dostosowuje się do potrzeb różnych grup użytkowników, zapewniając optymalizację procesów oraz uproszczenie współpracy.

Użytkownicy mogą pracować na dokumentach w dwóch kontekstach:

• księgowy - wysyła dokumenty do weryfikacji klienta, akceptuj, odrzuca i wysyła do systemu ERP,
• klient - modyfikuje dokument, wysyła do księgowości.

Jak wygląda obieg dokumentów między systemami?

Obieg dokumentów w Wapro eBiuro to systematyczny proces zapewniający efektywną współpracę między klientem a działem księgowym. Dzięki integracji z KSeF oraz programami ERP, możliwe jest zautomatyzowanie wielu etapów, co przyspiesza obieg dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Uwaga

Do obsługi dokumentów KSeF niezbędna jest usługa Businesslink.

Skorzystanie z Wapro eBiuro przyspiesza proces akceptacji faktur i usprawnia działania księgowe poprzez nowoczesne narzędzia technologiczne.

Etapy obiegu dokumentów

1. Pobranie dokumentów z KSeF - faktury są automatycznie pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bezpośrednio do usługi Businesslink. Taki sposób transferu danych gwarantuje ich szybkość oraz bezpieczeństwo.
2. Przeniesienie do programu e-Biuro - system ERP przesyła dokumenty do Wapro eBiuro, gdzie klient może je zaakceptować lub odrzucić.
3. Wstępna weryfikacja przez księgowego - po przesłaniu faktur od klienta, pracownik księgowości dokonuje ich weryfikacji. Następnie dokumenty są przesyłane do systemu ERP lub do weryfikacji - trafiają na listę dokumentów do klienta.
4. Weryfikacja przez klienta - klient modyfikuje fakturę i ponownie wysyła do księgowości.

Warto wiedzieć

Przed akceptacją dokumentów, klient może skorzystać z opcji podglądu wybranego dokumentu w formie graficznej. Wapro eBiuro pobiera pełny dokument z platformy Businesslink, w tym plik FA(2), na podstawie numeru KSeF, oraz uzupełnia brakujące informacje. Po przeglądzie klient może zatwierdzać dokumenty, wracając później do listy.

5. Wysyłka do systemu księgowego - księgowy wysyła zaakceptowany dokument do programu ERP - Wapro Fakir lub Wapro Kaper.
6. Weryfikacja końcowa - księgowy przegląda zaakceptowane dokumenty w buforze Businesslink, korzystając z programu Wapro ERP.
7. Wybór faktur do importu - księgowy zaznacza poszczególne lub wszystkie zweryfikowane faktury, które są gotowe do dalszego przetwarzania.
8. Import do ksiąg rachunkowych - wybrane faktury są importowane do ksiąg rachunkowych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Jak przeglądać listę dokumentów?

W menu Dokumenty | Lista dokumentów widoczny jest proces akceptacji faktur, umożliwiając klientowi weryfikację i zatwierdzanie dokumentów online, a księgowości - kontrolę nad przepływem faktur i ich importem do ksiąg rachunkowych.

Zanim przejdziesz do widoku dokumentów, rozwiń listę działów i wybierz ten, której dokumenty będziesz analizować.

Uwaga

W wyszukiwarce firm prezentowane są wszystkie dokumenty (bez podania zakresu dat) o statusie Do akceptacji.

Następnie sprawdź, który sposób wyświetlania listy - podstawowy czy kompaktowy - będzie dla Ciebie wygodniejszy. Kliknij przycisk i wybierz widok.

Aby wyświetlić listę dokumentów, w głównym menu aplikacji wybierz Dokumenty | Lista dokumentów. System zaprezentuje wszystkie faktury przypisane do wybranego działu.

Skorzystaj z filtru Obieg dokumentów i zawęź zakres prezentowanych danych do wymagających Twojej ingerencji - wybierz opcję Wymaga mojej decyzji.

W panelu głównym wyświetla się liczbowe podsumowanie dokumentów zgromadzonych w systemie, w podziale na statusy. Kliknięcie wybranej wartości, zawęzi widok do listy dokumentów do wybranego statusu.

Ikona oznacza fakturę sprzedaży, a ikona - fakturę zakupu.

Warto wiedzieć

W podsumowaniu Wszystkie nie zostały ujęte dokumenty o statusie Wyeksportowane do ERP.

Poniżej widoczna jest lista dokumentów z informacją o statusie dokumentu z oznaczeniem występowania kosztów i uwag. W kolumnie Koszty prezentowana jest liczba dodanych opisów kosztowych, które można dodać do nagłówka dokumentu oraz poszczególnych pozycji dokumentu. W kolumnie Uwagi widoczna jest liczba dodanych uwag, które można dodać do nagłówka dokumentu jak i poszczególnych pozycji dokumentu.

Po kliknięciu numeru konkretnego dokumentu, możesz zapoznać się z jego szczegółami.

Jakie statusy dokumentów widzi księgowy?

Statusy dokumentów widoczne z perspektywy księgowego:

• Do weryfikacji - dokument został przesłany do klienta i czeka na weryfikację,
• Do akceptacji - status widoczny po pojawieniu się dokumentu w eBiuro,
• Zaakceptowane - dokument zaakceptowany przez klienta, nie został jeszcze wysłany do ERP i można go edytować,
• Zaakceptowane, ERP (żółte tło) - oczekujący na odebranie przez Wapro Fakir lub Wapro Kaper przez Czynności automatyczne Wapro,
• Zaakceptowane, ERP (niebieskie tło) - dokument odebrany przez Wapro Fakir lub Wapro Kaper z wykorzystaniem Czynności automatycznych Wapro,
• Zaksięgowany - dokument zaksięgowany który wrócił z programu Wapro ERP,
• Odrzucone - dokument odrzucony przez księgowego, nie podlega księgowaniu, ale można go edytować i przesłać do weryfikacji.

Jak zmodyfikować wybrany dokument?

Uprawnienia księgowego pozwalają na przypisanie kosztów dokumentu oraz dodanie uwag do dokumentu (także w formie załącznika) faktury. Aby otworzyć wybrany dokument, kliknij jego numer.

Podpowiedź

Aby w szybki sposób otworzyć kolejną fakturę, należy w widoku już otwartego dokumentu przejść na zakładkę Lista dokumentów i wybrać go z listy.

Zapoznaj się z wyświetlonymi informacjami. Graficzny obraz faktury jest widoczny na zakładce Podgląd. Na zakładce Pozycje widoczne są wszystkie pozycje dotyczące faktury.

Na zakładce Obieg dokumentu widoczny jest przepływ dokumentów między działami (jeśli firma posiada strukturę podzieloną na działy).

Zakładka Wiadomości umożliwia prowadzenie konwersacji dotyczącej dokumentów.

Przypisanie kosztów pozycji i wprowadzanie uwag

Po kliknięciu opcji Przypisz koszty pozycji możesz dodać nowe koszty. Lista rozwijana w polu Rodzaj została zbudowania na bazie danych dostępnych w programach Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Opcja Dodaj uwagi pozycji pozwala na wprowadzenie treści uwagi.

Operacje wprowadzania kosztów i uwag można wykonać jednocześnie dla kilku rekordów. Zaznacz wybrane pozycje na liście i kliknij przycisk Grupowe przypisywanie kosztów lub Grupowe dodawanie uwag.

Przypisanie kosztów dokumentu i dodawanie uwag

Na zakładce Dane nagłówkowe możesz także przypisać koszty dokumentu i wprowadzić uwagi do jego nagłówka - także w formie załączników o formatach: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, JPG, PNG. Aby przypisać koszty, kliknij przycisk Przypisz koszty dokumentu, aby dodać uwagi - przycisk Dodaj uwagi i załączniki dokumentu. Dodawanie załączników jest możliwe także na zakładce Załączniki.

Podpowiedź

Funkcje przypisywania kosztów dokumentu i dodawania uwag są dostępne także po kliknięciu w głównym widoku menu (...) oraz w menu kontekstowym (dostępne po kliknięciu prawego przycisku myszy).

Edytowanie i usuwanie uwag i kosztów dokumentów jest możliwe po kliknięciu odpowiednio ikon i w widoku szczegółów dokumentu.

Po zaznaczeniu kilku dokumentów na liście wyświetlą się dodatkowe opcje - Grupowe przypisywanie kosztów i Grupowe dodawanie uwag.

Historia dokumentu

W każdej chwili możesz sprawdzić, kiedy i jakie operacje zostały wykonane na danym dokumencie, np. zmiany statusów czy zmiany uwag. Dane te widoczne są na zakładce Historia dokumentu.

Jak przesyłać dokumenty?

Po przeanalizowaniu dokumentów, klient wysyła je do Twojej akceptacji - mają status Do akceptacji.

Jeśli uważasz, że wymagają modyfikacji, to kliknij przycisk Wyślij do weryfikacji - dokumenty - Do weryfikacji - dokument został przesłany do klienta i czeka na weryfikację, trafią z powrotem do klienta.

Jeśli dokument jest błędny i nie może być poprawiony, kliknij przycisk Odrzuć - faktura na liście będzie miała status Odrzucony.

Uwaga

W przypadku dokumentów pobranych z Businesslinka, faktury o statusie Odrzucony trafiają z powrotem do bufora Businesslink Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Poprawnie przygotowany dokument możesz wysłać do systemu księgowego - przycisk Wyślij do ERP. Dokumenty te będą miały status Zaakceptowane ERP (żółte tło), co oznacza, że czekają na odebranie w systemie Wapro ERP. Aby przerwać wysyłkę dokumentów, kliknij przycisk Anuluj wysyłkę do Wapro ERP.

Wysłane dokumenty trafiają do bufora Businesslink, skąd powinny trafić do księgowania.

Zaksięgowane dokumenty będą miały status Zaksięgowany.

Wywołanie procesu obiegu dokumentów jest możliwe także po kliknięciu w głównym widoku menu Operacje - ......

... oraz w menu kontekstowym wywołanym na liście dokumentów.

Jak korzystać z filtrów wyszukiwania i mechanizmu sortowania?

Wykorzystanie dostępnych filtrów pozwala na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie dokumentów. Dzięki nim możesz z łatwością zawęzić widok listy, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. Umożliwia to efektywną organizację informacji oraz oszczędność czasu w procesie poszukiwania istotnych dokumentów.

Do dyspozycji masz filtry:

• Szukaj w: - zdecyduj, w jakim kontekście chcesz ograniczyć widok danych: Numer, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość,
• Okres - wybierz, z jakiego okresu dane chcesz zobaczyć,
• Status - filtr wielokrotnego wyboru. Po zaznaczeniu wybranych statusów kliknij przycisk Wybierz. Na liście rozwijanej widoczne są statusy: Do akceptacji, Zaakceptowane, Do weryfikacji, Odrzucone, Zaksięgowane,
• Wyeksportowane do ERP - określ, czy dany dokument został wyeksportowany do ERP,
• KSeF ID - zdecyduj, czy chcesz, aby system wyświetlił dokumenty z unikalnym identyfikatorem KSeF,
• Korekta - określ, czy dokument jest korektą,
• Typ faktury - zdecyduj, czy jest to faktura zakupu, czy sprzedaży.

Wapro eBiuro umożliwia również sortowanie dokumentów na liście. Kliknij jeden z nagłówków: Numer dokumentu, Data wystawienia, Kontrahent, Wartość i uporządkuj dokumenty zgodnie z własnymi potrzebami.

Kolejnym mechanizmem ułatwiającym wyszukanie konkretnego dokumentu lub zbioru dokumentów jest drzewo filtrów widoczne z prawej strony ekranu, rozwijane po kliknięciu ikony . Drzewo to budowane jest w oparciu o dane pobrane z programu Wapro Fakir lub Wapro Kaper.

Jak wygląda obieg dokumentów wewnątrz firmy?

W wielu organizacjach akceptacja dokumentów wymaga udziału kilku działów, na przykład księgowości, zakupów, administracji czy kadry zarządzającej. Wapro eBiuro umożliwia kontrolowany przepływ dokumentów pomiędzy działami firmy, dzięki czemu każda faktura lub dokument może przejść przez odpowiednią ścieżkę weryfikacji przed przekazaniem do systemu ERP.

Warto wiedzieć

Mechanizm obiegu działa wyłącznie w firmach posiadających strukturę działową. Jeżeli przedsiębiorstwo nie korzysta z podziału na działy, wszyscy użytkownicy mają dostęp do tych samych dokumentów, a wewnętrzna ścieżka akceptacji nie jest tworzona.

Dokumenty można przekazywać między działami, a nie pomiędzy konkretnymi użytkownikami. Oznacza to, że odpowiedzialność za dalsze procedowanie dokumentu spoczywa na danym dziale.

Dokumenty przesłane z ERP-ów trafiają do działu oznaczonego jako Główny:ERP. To centralny punkt procesu, z którego księgowy może:

• zaakceptować dokument,
• odrzucić dokument,
• skierować go do weryfikacji,
• przekazać go do innego działu.

Dział Główny:ERP pełni więc rolę centrum zarządzania obiegiem dokumentów w organizacji.

Obieg dokumentów między działami

1. Dokument trafia do działu Główny:ERP.

Wybierz firmę i dział Główny:ERP - tam znajdziesz dokumenty, które automatycznie spłynęły z ERP. Jednocześnie system tworzy zakładkę Obieg dokumentu, w której zapisywana jest historia przemieszczania się dokumentu pomiędzy działami.

2. Księgowy przekazuje dokument do odpowiedniego działu.

Księgowy może od razu zmienić status dokumentu - opcje Akceptuj, Odrzuć, Wyślij do weryfikacji albo Przekaż dalej - do innego działu.

W przypadku przekazania dokument trafia do wskazanego działu odpowiedzialnego za podjęcie decyzji. Po przekazaniu dokumentu pod jego nazwą wyświetla się adnotacja W innym dziale. Po najechaniu kursorem wyświetla się nazwa działu. Podobne informacje prezentowane są na zakładce Podsumowanie.

Na zakładce Obieg dokumentów prezentowana jest informacja, że dokument został przekazany wraz z adnotacją Wymaga decyzji w innym dziale.

Te same informacje znajdują się też na szczegółach dokumentu, na zakładce Obieg dokumentu.

Warto wiedzieć

Użytkownik widzi tylko dokumenty przesłane do tego działu i te, które były i zostały wysłane do innego działu.

3. Dział podejmuje decyzję.

Dokument jest w innym dziale - pod nazwą wyświetli się komentarz Wymaga decyzji po zaakceptowaniu. Na zakładce Obieg dokumentów wyświetli się adnotacja Wymaga decyzji w Twoim dziale.

W innym dziale niż Główny:ERP użytkownik może zaakceptować albo odrzucić dokument. W przypadku akceptacji pojawi się formatka z możliwością wyboru działu, do którego ma być przesłany. W przypadku odrzucenia system wymaga dodatkowo wpisania komentarza o powodzie odrzucenia.

4. Dokument wraca do działu Główny:ERP.

Po akceptacji i wysłaniu dokumentu wyświetli się adnotacja, że dokument został zaakceptowany i wysłany do działu Główny:ERP.

Warto wiedzieć

Adnotacje wyświetlające się pod nazwą dokumentów stanowią opisy statusów w działach i są nadawane automatycznie przez Portal. Statusy dokumentów prezentowane są w osobnej kolumnie i zmienia je księgowy.

5. Przekazanie dokumentu do ERP.

Po ostatecznej akceptacji dokument otrzymuje status Zaakceptowany i może zostać wysłany do programu księgowego. Na tym etapie kończy się wewnętrzny obieg dokumentów w organizacji.

Po przesłaniu dokumentu do ERP, informacja o statusie w dziale znika, a pojawia się oznaczenie w kolumnie ERP. W menu Dokumenty pojawia się także dodatkowa zakładka - Tablica obiegu.

Czym jest tablica obiegu dokumentów?

W przypadku dokumentów objętych procesem akceptacji między działami dostępna jest dodatkowy widok - Tablica obiegu dokumentów. To graficzny widok procesu przypominający tablicę Kanban. Różnica polega na tym, że kolumny nie przedstawiają statusów księgowych dokumentu, lecz etapy jego obiegu pomiędzy działami.

Tablica obiegu dokumentów widoczna jest po przejściu do menu Dokumenty | Tablica obiegu.

Dodatkowo system obsługuje mechanizm przeciągnij i upuść (drag and drop), co pozwala intuicyjnie zarządzać dokumentami bez konieczności otwierania każdego rekordu osobno.