Jak korzystać ze Skrzynki odbiorczej?

Skrzynka odbiorcza jest widoczna w kontekście pracy księgowego. Jest to narzędzie pozwalające na szybkie odbieranie i sprawdzenie przesłanych przez klienta dokumentów w formie załączników w postaci graficznej. Mogą to być pliki w formacie PDF, JPG, PNG, SVG, GIF, BMP o maksymalnym rozmiarze 10 MB.

Uwaga

Załącznik jest warunkiem koniecznym do powstania dokumentu. Nazwa pliku przepisywana jest do pola numer dokumentu.

Dokumenty, które trafiają do Skrzynki odbiorczej podlegają weryfikacji przez księgowego. Po zakończeniu analizy, księgowy powinien zaakceptować, odrzucić, wysłać do weryfikacji lub wysłać do systemu ERP dokument. Jeśli okaże się, że dokument wymaga wprowadzenia zmian, księgowy powinien wybrać pozycję Wyślij do weryfikacji - dokument trafi do klienta, który może go poprawić. Kliknięcie pozycji Wyślij do ERP spowoduje przesłanie dokumentów do bufora programu Wapro ERP. Do odrzuconego dokumentu warto dodać uwagę - informację dla klienta o powodzie odrzucenia dokumentu.

Uwaga

Księgowa także ma możliwość dodawania dokumentu na listę. Wprowadzony dokument będzie miał status Zaakceptowany.

Aby przejść do widoku skrzynki, w menu bocznym kliknij kartę Dokumenty i wybierz pozycję Skrzynka odbiorcza.

Jak przeglądać dokumenty w Skrzynce odbiorczej?

Zanim zaczniesz przeglądać dokumenty, sprawdź, który sposób wyświetlania listy - podstawowy czy kompaktowy - będzie dla Ciebie wygodniejszy. Kliknij przycisk i wybierz widok.

Kolejnym mechanizmem ułatwiającym pracę z dokumentami jest sortowanie. Wystarczy, że klikniesz nagłówek jednej z kolumn (Numer dokumentu, Kontrahent, Data dodania), a system uporządkuje widok listy zgodnie z zaznaczonym sortowaniem.

Na górze ekranu widoczne są pole wyszukiwania i filtry, z których możesz skorzystać, by zawęzić widok prezentowanych danych - Okres oraz Status.

Poniżej znajdziesz przyciski pozwalające na wykonanie operacji:

• modyfikowania danych nagłówka - ikona ,
• zaakceptowania dokumentu - przycisk Akceptuj,
• przesłania dokumentu do klienta - przycisk Wyślij do weryfikacji,
• odrzucenia błędnej faktury - przycisk Odrzuć,
• przesłania dokumentu do programu Wapro Fakir lub Wapro Kaper - przycisk Wyślij do ERP.

Najważniejszą sekcją w skrzynce odbiorczej jest lista dokumentów zbudowana w postaci tabeli. Po wybraniu dokumentu, z prawej strony wyświetla się okno ze szczegółowymi informacjami na jego temat. Dostępne są także dane na temat kosztów oraz uwag dokumentu oraz podgląd załącznika.

Jak wywołać podgląd załącznika?

Aby uzyskać pełny widok załącznika, przejdź do sekcji Podgląd załącznika dokumentu, a następnie kliknij ikonę . Alternatywnie, możesz skorzystać z menu kontekstowego – wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na załączniku i wybierzesz opcję Podgląd załącznika. To prosta metoda na szybkie podglądanie zawartości dokumentów dołączonych do Twojego pliku.

Jak zmodyfikować dane faktury?

Warto wiedzieć

Modyfikacji podlegają jedynie dane nagłówkowe oraz dane kontrahenta (także adresowe).

Aby rozpocząć modyfikację danych, zaznacz dokument na liście. Edycja danych może odbywać się na kilka sposobów:

• kliknij ikonę w głównym oknie skrzynki,
• kliknij ikonę w widoku Szczegóły dokumentu,
• kliknij prawy przycisk myszy i w menu kontekstowym wybierz opcję Popraw.

W wyświetlonym oknie możesz zmienić m.in. typ dokumentu czy wprowadzoną uwagę. Możesz także zmodyfikować dane kontrahenta. Dzięki opcji Pobierz dane z GUS system automatycznie zaktualizuje informacje o kontrahencie.

Oprócz podstawowych informacji możesz zmienić także dane dotyczące kosztów i uwag dotyczących dokumentu. W tym celu otwórz menu kontekstowe (kliknij prawy przyciskiem myszy) lub kliknij ikonę w sekcji widocznej pod szczegółami dokumentu. Aby usunąć wprowadzone koszty czy treść uwagi, kliknij ikonę .

Jak przesłać dokument do klienta i do systemu księgowego?

Dokumenty wysłane ze skrzynki nadawczej klienta otrzymują status Zaakceptowany. Jeśli dokument powinien zostać jeszcze raz przeanalizowany przez pracownika firmy, wpisz odpowiednie uwagi i kliknij przycisk Wyślij do weryfikacji. Faktura na liście zmieni status na Do weryfikacji.

Gdy klient odeśle poprawiony dokument, system wyświetli odpowiednie powiadomienie.

Aby zaakceptować fakturę, zaznacz ją na liście i kliknij przycisk Akceptuj. W kolejnym kroku możesz wysłać fakturę do systemu Wapro Fakir lub Wapro Kaper. Faktury wysłane do systemu Wapro ERP otrzymają status ERP na żółtym tle, co oznacza, że oczekują na zaksięgowanie w systemie księgowym. Dokumenty o takim statusie można wycofać, klikając przycisk Anuluj wysyłkę do ERP.

Po zaakceptowaniu, dokumenty trafiają do systemu Wapro ERP, gdzie można je przeprocesować na dwa sposoby:

1. Ręcznie – dokumenty z bufora programów Wapro ERP zostają przeniesione do odpowiednich modułów, w których użytkownik może wyświetlić podgląd i zaksięgować ręcznie dokument.
2. Automatycznie - w buforze Businesslinka dostępny jest moduł automatycznego rozpoznawania treści z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, który umożliwia zamianę graficznej formy pliku na plik elektroniczny, dając możliwość automatycznego zaksięgowania dokumentu.

Uwaga

Po zaksięgowaniu w systemach Wapro ERP dokumenty są zablokowane do edycji i usuwania kosztów.

Po zaksięgowaniu Wapro Fakir lub Wapro Kaper faktura zmieni status na ERP (niebieski), co oznacza, że dokument został wysłany do systemu ERP i nie podlega już edycji.

Po sprawdzeniu dokumentu jako księgowy, możesz go także odrzucić - przycisk Odrzuć. Odrzucony dokument będzie wyświetlał się na liście ze statusem Odrzucony i nie zostanie wysłany do systemu ERP - powinien zostać usunięty.

Uwaga

Do pełnej automatyzacji związanej z modułem automatycznego rozpoznawania treści z wykorzystaniem sztucznej inteligencji niezbędna jest usługa Businesslink.

Menu kontekstowe

Pod prawym przyciskiem myszy znajduje się menu kontekstowe zawierające opcje: wysyłki, dodania, modyfikacji oraz usunięcia dokumentu. Opcje są dostępne w zależności od statusu, w jakim dany dokument się znajduje. Poza tym dostępne są także funkcje związane z przypisywaniem kosztów do dokumentu, edycją uwag oraz podglądem załącznika. Dodatkowo widoczne są także opcje zaznaczania.

Jak zbiorowo zmieniać dane w dokumentach?

Aby edytować dane w wielu dokumentach jednocześnie, najpierw zaznacz kilka z nich. Po tym kroku, w interfejsie wyświetlą się dostępne opcje do przeprowadzenia grupowych operacji:

• Grupowa edycja dokumentów – możliwość wskazania tego samego typu dokumentu, uwagi czy kontrahenta dla wielu dokumentów,
• Grupowe przypisanie kosztów – możliwość przypisania jednego rodzaju kosztu oraz opisu dla grupy faktur,
• Grupowe dodawanie uwag – możliwość dodania takiej samej uwagi dla grupy dokumentów.

Jak skutecznie wyszukać konkretny dokument?

Aby szybko znaleźć poszukiwany dokument, najlepiej skorzystać z opcji Szukaj w:. W tym celu wybierz odpowiedni kontekst wyszukiwania, taki jak Numer dokumentu, Data dodania lub Kontrahent, a następnie wpisz kilka liter lub cyfr, co pozwoli systemowi na zawężenie listy do dokumentów, które odpowiadają Twojemu zapytaniu.

Dodatkowo, możesz skorzystać z dostępnych filtrów, aby jeszcze bardziej zoptymalizować proces wyszukiwania:

• Okres - z rozwijanej listy wybierz zakres czasowy, który Cię interesuje,
• Status - określ status, jaki ma szukany dokument, co ułatwi odnalezienie go w systemie.

Dzięki tym krokom wyszukiwanie dokumentów stanie się szybkie i efektywne.