Jak zbudować strukturę organizacyjną firmy?

Struktura organizacyjna to jeden z najważniejszych elementów konfiguracji Wapro eBiuro. Odpowiada za sposób obiegu dokumentów, organizację pracy użytkowników oraz kierowanie faktur i innych dokumentów do właściwych działów. Dobrze zaprojektowana struktura pozwala usprawnić komunikację wewnątrz firmy, uporządkować procesy oraz zwiększyć kontrolę nad przepływem informacji.

W Wapro eBiuro struktura organizacyjna nie musi odzwierciedlać rzeczywistego schematu przedsiębiorstwa. Może zostać utworzona wyłącznie na potrzeby elektronicznego obiegu dokumentów, tak aby jak najlepiej wspierać procesy realizowane w organizacji. To właśnie na jej podstawie system tworzy ścieżki przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami.

Warto wiedzieć

Obieg dokumentów w Wapro eBiuro odbywa się pomiędzy działami zdefiniowanymi w strukturze organizacyjnej. System nie obsługuje bezpośredniego przesyłania dokumentów pomiędzy pojedynczymi użytkownikami.

Po utworzeniu firmy lub biura rachunkowego system automatycznie tworzy podstawową gałąź organizacyjną oznaczoną jako Główny:ERP. Jest to domyślne miejsce odbioru dokumentów przesyłanych z systemów Wapro ERP. W miarę rozbudowy struktury organizacyjnej możesz wskazać inny dział jako główny punkt odbioru dokumentów. Dzięki temu faktury i dokumenty będą automatycznie trafiały do wybranego zespołu odpowiedzialnego za ich obsługę.

Jak utworzyć nowy dział?

Aby rozpocząć budowanie struktury organizacyjnej:

1. Otwórz okno edycji firmy.
2. Przejdź na zakładkę Struktura organizacyjna.

3. Kliknij ikonę dodawania nowej komórki organizacyjnej.

4. Uzupełnij wymagane informacje:

   • wybierz dział nadrzędny,
   • wprowadź nazwę działu,
   • dodaj skrót oraz opcjonalny opis,
   • określ aktywność komórki,
   • zdecyduj, czy dział ma odbierać dokumenty z systemów Wapro ERP.

5. Zapisz wprowadzone zmiany.

Podpowiedź

Budowanie struktury organizacyjnej jest możliwe także w głównym oknie modułu Admin, w widoku Firmy | Struktura organizacyjna. Aby przejść do okna edycji struktury, kliknij pozycję Przejdź do pełnej edycji struktury.

Jak wyznaczyć dział odpowiedzialny za odbiór dokumentów z ERP?

W wielu organizacjach dokumenty księgowe powinny trafiać bezpośrednio do konkretnego działu, np. księgowości lub administracji. Wapro eBiuro umożliwia wskazanie takiej komórki organizacyjnej.

Aby oznaczyć dział jako miejsce odbioru dokumentów:

1. Przejdź na zakładkę Struktura organizacyjna.
2. Wybierz odpowiedni dział.
3. Kliknij przycisk edycji.
4. Zaznacz opcję Odbiór dokumentów z Wapro ERP.
5. Zapisz zmiany.

Po zapisaniu wybrana jednostka otrzyma oznaczenie Główny ERP, informujące o jej roli w procesie odbioru dokumentów zewnętrznych.

Podpowiedź

W organizacjach posiadających rozbudowaną strukturę warto wskazać jeden centralny dział odpowiedzialny za odbiór dokumentów, a następnie kierować je dalej w ramach ustalonego obiegu.

Jak uporządkować elementy struktury firmy?

W formatce edycji firmy, podczas budowania struktury możesz uporządkować kolejność poszczególnych działów ich miejsca w hierarchii organizacyjnej, korzystając z funkcji drag and drop. W tym celu uaktywnij opcję Edytuj strukturę, za pomocą myszki chwyć i przytrzymaj wybrany dział (kropki na zielonym tle), a następnie przesuń go w wybrane miejsce w strukturze i puść.

Jak przypisać pracowników do grup uprawnień?

Po utworzeniu struktury organizacyjnej warto przypisać do niej użytkowników systemu. Dzięki temu pracownicy otrzymają dostęp do odpowiednich dokumentów i funkcji zgodnie ze swoją rolą w organizacji.

Aby przypisać użytkowników:

1. Przejdź na zakładkę Struktura organizacyjna.
2. Wybierz odpowiedni dział.
3. Kliknij opcję Zarządzaj przypisaniami.
4. Wybierz filtr Wszyscy użytkownicy.
5. Zaznacz osoby, które mają zostać przypisane.
6. Określ grupę uprawnień.
7. Kliknij przycisk Przypnij uprawnienia.

Jeżeli konieczne będzie usunięcie przypisania, wybierz filtr Przydzieleni użytkownicy, wskaż odpowiednie osoby i użyj opcji Odepnij użytkownika.

Jak skopiować strukturę organizacyjną z innej firmy?

Jeżeli zarządzasz wieloma podmiotami o podobnej organizacji pracy, nie musisz budować każdej struktury od początku. Wapro eBiuro oferuje funkcję Kopiuj z istniejącej struktury, która pozwala automatycznie przenieść schemat organizacyjny z innej firmy.

Aby skorzystać z tej funkcji:

1. Przejdź na zakładkę Struktura organizacyjna.
2. Wybierz opcję Kopiuj z istniejącej struktury.
3. Wskaż firmę źródłową.
4. Kliknij przycisk Kopiuj.

System utworzy nową strukturę na podstawie wcześniej zdefiniowanego układu organizacyjnego, co znacząco skraca czas konfiguracji. Nowo utworzoną strukturę firmy możesz zmodyfikować na potrzeby wybranej firmy.