Jak zarządzać danymi firmy lub biura rachunkowego?

Uwaga

Zarządzanie danymi firmy lub biura rachunkowego jest dostępne wyłącznie dla właściciela licencji (Mandanta) oraz użytkowników należących do grupy Administratorzy.

Właściciel licencji eBiuro, określany jako Mandant, posiada pełne uprawnienia administracyjne do zarządzania firmą. Może aktualizować dane przedsiębiorstwa, definiować strukturę organizacyjną, dodawać pracowników oraz wprowadzać informacje o udziałowcach i podmiotach powiązanych. Uprawnienia administracyjne mogą również otrzymać użytkownicy należący do grupy Administratorzy.

Jak dodać nową firmę/biuro rachunkowe?

Uwaga

W wariancie PRESTIŻ nie ma możliwości wprowadzenia dwóch odrębnych firm przypisanych do tego samego NIP-u.

Dodanie firmy jest pierwszym krokiem po uruchomieniu i skonfigurowaniu środowiska Wapro eBiuro. Proces ten może wykonać wyłącznie Mandant, czyli właściciel licencji.

Aby utworzyć firmę:

1. Przejdź na zakładkę Firmy.
2. Kliknij ikonę dodawania nowego podmiotu.
3. Wybierz opcję Dodaj firmę lub Dodaj biuro, w zależności od wykorzystywanego wariantu eBiura.
4. Uzupełnij dane na zakładce Informacje podstawowe. Pola oznaczone symbolem gwiazdki są wymagane.
5. Przejdź na zakładkę Adres i wprowadź dane teleadresowe, w tym adres e-mail oraz numer telefonu.
6. Zapisz formularz.

Po zapisaniu danych firma pojawi się na liście. Pozostałe dane uzupełnisz na zakładce Firma - kliknij nazwę swojej firmy (lub zaznacz ją na liście i kliknij ikonę ) i wybierz odpowiednią zakładkę.

Warto wiedzieć

Dla biura w wariancie BIURO i firmy w wariantach PRESTIŻ i BIZNES zablokowano możliwość modyfikacji NIP-u.

Po utworzeniu firmy warto skonfigurować wszystkie kluczowe elementy niezbędne do codziennej pracy z portalem. W szczególności należy:

• dodać udziałowców firmy,
• zbudować strukturę organizacyjną,
• utworzyć konta użytkowników,
• przypisać odpowiednie role i uprawnienia,
• dodać klientów,
• zweryfikować grupy uprawnień,
• skonfigurować parametry działania firmy.

Jak dodać udziałowca?

Dodanie i przypisanie udziałowca do firmy jest możliwe w głównym oknie panelu Administrowanie lub w oknie edycji firmy, na zakładce Udziałowcy. Kliknij przycisk Przypisz udziałowca - jeśli jego dane zostały wprowadzone do systemu, tzn. został dodany jako użytkownik, możesz wybrać go z listy. Jeśli jest to osoba, której danych nie ma w systemie, uzupełnij puste pola w formatce.

Aby nowo dodany udziałowiec mógł w pełni korzystać z systemu (obsługa wniosków i zobowiązań podatkowych), powinien zostać dodany (przypisany) do listy użytkowników. W tym celu w formatce rozwiń listę w polu Użytkownik i wybierz osobę z listy lub kliknij przycisk dodawania i wprowadź dane udziałowca.

Jeśli udziałowiec nie zostanie wciągnięty na listę użytkowników, system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Jak skonfigurować parametry firmy/biura?

W menu Konfiguracja | Konfiguracja biura (lub Konfiguracja firmy) możesz określić parametry:

• Dane dokumentu na formularzu akceptacji e-mail - ustawienie określa, które informacje o dokumencie będą prezentowane klientowi w formularzu akceptacji przesyłanym e-mailem. Numer dokumentu jest wyświetlany zawsze. Szczegółowe pozycje dokumentu są dostępne wyłącznie w pełnym formularzu otwieranym po wybraniu opcji Mam uwagi do dokumentów. Nie są one prezentowane bezpośrednio w treści wiadomości e-mail,

• Automatyczna wysyłka zaakceptowanych dokumentów na liście dokumentów do ERP - parametr decyduje o sposobie przekazywania zaakceptowanych dokumentów do systemu ERP klienta:

  • Nie – po akceptacji dokument pozostaje w portalu i wymaga ręcznego wysłania do ERP,
  • Wszystko – każdy zaakceptowany dokument, niezależnie od typu, jest automatycznie oznaczany do wysyłki,
  • Tylko faktury – automatyczna wysyłka obejmuje wyłącznie faktury sprzedaży (FS) oraz faktury zakupu (FZ). Pozostałe dokumenty należy przekazać ręcznie.

• Automatyczne przekierowanie dokumentów po kontrahentach - funkcja umożliwia automatyczne przypisywanie nowych dokumentów do odpowiedniej jednostki organizacyjnej klienta na podstawie wcześniejszych dokumentów tego samego kontrahenta:

  • Tak – jeśli dokumenty danego kontrahenta były wcześniej co najmniej trzy razy przypisywane do tej samej jednostki organizacyjnej, kolejne dokumenty zostaną skierowane tam automatycznie,
  • Nie – wszystkie nowe dokumenty trafiają do jednostki domyślnej, niezależnie od wcześniejszych przypisań.

• Automatyczna wysyłka mailowego formularza akceptacji dokumentów otrzymanych z ERP - ustawienie określa sposób wysyłki wiadomości z formularzem akceptacji:

  • Tak – po zaimportowaniu dokumentu z ERP i dodaniu go do listy dokumentów system automatycznie wysyła wiadomość e-mail do użytkowników posiadających uprawnienie Otrzymuje e-mail o dokumentach do akceptacji.
  • Nie – dokument pojawia się na liście, natomiast wiadomość z formularzem akceptacji musi zostać wysłana ręcznie przez pracownika biura.

Jeśli chcesz przywrócić początkowe ustawienia, skorzystaj z opcji Przywróć domyślne, która odtworzy standardową konfigurację zdefiniowaną przez system.