Weryfikowanie statusu kontrahenta na Białej Liście

Weryfikowanie w trakcie rejestrowania pozycji VAT

Informacja

W punkcie Weryfikacja statusu VAT w kartotece kontrahentów informowaliśmy o możliwości weryfikacji statusu kontrahentów będących czynnymi podatnikami VAT bezpośrednio w kartotece kontrahentów.

Podczas rejestrowania pozycji VAT nowego dokumentu, program może automatycznie weryfikować status kontrahenta na dzień wystawienia dokumentu albo operator może przeprowadzić ją ręcznie.

Informacja

Jeżeli w programie rejestrowany jest dokument z datą wystawienia równą dacie, na którą już wcześniej została przeprowadzona weryfikacja dla tego kontrahenta, taka informacja pojawi się natychmiast na formatce wprowadzania dokumentu. W takim przypadku nie ma konieczności ponownego weryfikowania statusu VAT. Program w takim przypadku i tak nie wyśle zapytania na serwer MF. Dla jednej daty wystarczy jedna weryfikacja.

Program działa domyślnie zgodnie z ustawieniem parametru firmy Automatyczna weryfikacja statusu VAT kontrahenta podczas zapisywania pozycji dokumentu, który w wariancie Biznes ma dwie wartości: Tak lub Nie a w wariantach Biuro, Biuro Plus, Prestiż oraz Budżet ma on trzy wartości:

• brak weryfikacji - w trakcie zapisywania dokumentu program nie będzie automatycznie weryfikował statusu kontrahenta na dzień wystawienia dokumentu;
• weryfikacja natychmiastowa - w trakcie zapisywania dokumentu program automatycznie, natychmiast wyśle zapytanie na serwer MF o status VAT kontrahenta na dzień wystawienia dokumentu. Wysłane zostanie jedno zapytanie, o jeden NIP na dzień wystawienia dokumentu. Odpowiedź zostanie zapisana w bazie danych wraz z kluczem elektronicznym;
• weryfikacja odroczona - w trakcie zapisywania dokumentu program zarejestruje zlecenie weryfikacji na Liście zleceń weryfikacji podatników VAT. Zarejestrowane na liście zlecenia można wysłać zgrupowane, w dowolnym momencie na serwer MF;

Weryfikacja kontrahentów może być przeprowadzana dla krajowych dokumentów zakupu z odliczeniem VAT oraz sprzedaży metodą kasową. Dostępne statusy VAT kontrahentów graficznie opisują symbole:

Ikony statusów VAT kontrahentów.

• - Czynny na dzień wskazany w zapytaniu weryfikującym;
• - Niezarejestrowany lub nie występuje w wykazie podatników VAT;
• - Zwolniony na dzień wskazany w zapytaniu weryfikującym;
• - Niezweryfikowany w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów;
• - Oczekuje na weryfikację w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Zlecenie weryfikacji zarejestrowane w programie na Liście zlecen do weryfikacji podatników VAT;

Stan weryfikacji kontrahentów na dzień wystawienia dokumentów można sprawdzić na przykład w oknie odpowiednich rejestrów VAT. Rejestru zakupu oraz sprzedaży dla dokumentów sprzedaży metodą kasową.

Ręczna weryfikacja statusu kontrahenta

Podczas dodawania pozycji VAT, po wybraniu kontrahenta na formatce, obok numeru NIP znajduje się przycisk weryfikacji statusu VAT oznaczony ikoną aktualnego statusu VAT w kartotece kontrahentów.

Aby uaktualnić powyższy przeterminowany status wystarczy przycisnąć przycisk oznaczony ikoną statusu (oznaczona wyżej czerwonym kwadratem) lub użyć skrótu [Ctrl+Shift+P]. Po jej przyciśnięciu status zostanie natychmiast zaktualizowany a informacja o tym zostanie zapisana w bazie danych programu. Aktualny status pojawi się również na formatce:

Automatyczna weryfikacja statusu kontrahenta

Uwaga

Aby uruchomić automatyczną weryfikację statusu VAT kontrahenta podczas rejestrowania pozycji VAT w tworzonym dokumencie, wymagane jest aby parametr firmy Automatyczna weryfikacja statusu VAT kontrahenta podczas zapisywania pozycji dokumentu miał w wariancie Biznes wybraną wartość Tak, a w wariantach Biuro, Biuro Plus oraz Budżet a wybraną jedną z dwóch wartości:

• weryfikacja natychmiastowa - wybór tej wartości spowoduje natychmiastową weryfikację statusu VAT kontrahenta na dzień wystawienia dokumentu podczas zapisywania pozycji VAT w dokumencie. Wysłane zostane jedno zapytanie dla jednego numeru NIP;
• weryfikacja odroczona - wybór tej wartości spowoduje natychmiastowe zapisanie zlecenia weryfikacji na Liście zleceń weryfikacji podatników VAT programu. W tym przypadku zapytania będą mogły zostać wysłane w okresie późniejszym, na przykład po zakończeniu wprowadzania dokumentów. Przed wysłaniem zapytań na serwer MF zlecenia zostaną zgrupowane do 30 numerów NIP dla jednej daty;

Weryfikacja automatyczna uruchamiana jest podczas zapisywania pozycji VAT transakcji krajowych, rejestrowanych w rejestrach zakupu, w których naliczany jest podatek naliczony, transakcje bez odliczeń są pomijane oraz sprzedaży dla sprzedaży metodą kasową.

Przeglądanie statusów VAT kontrahentów na dzień wystawienia dokumentów

Aby sprawdzić stan weryfikacji statusu VAT kontrahentów na przykład w krajowych dokumentach zakupu z odliczeniem VAT wystarczy uruchomić okno przeglądarki rejestrów VAT i wybrać rejestr Zakupu. Dla ułatwienia przeglądania w oknie przeglądarki dodane zostały dwa rodzaje filtrów dedykowane do tego celu. Po pierwsze w filtrze drzewka wyboru dodany został predefiniowany filtr o nazwie Status weryfikacji kontrahenta, który ułatwia przeglądanie dużej ilosci zapisów.

Po drugie dodany został predefiniowany filtr zaawansowany o nazwie Status weryfikacji kontrahenta inny niż czynny podatnik VAT, który po utworzeniu i wybraniu go w wybranym okresie rozliczeniowym wyświetli wszystkie zapisy w rejestrze, które mają inny status niż czynny w dniu wystawienia dokumentu.

Definiowanie filtra zaawansowanego.

Po zdefiniowaniu i wybraniu filtra zaawansowanego w wybranym okresie:

Po wybraniu zapisów jedną z metod na liście wyświetlone zostaną odpowiednie zestawy zapisów. Na przykład dla filtra wyboru z drzewka:

W kolumnie o nazwie Status weryfikacji kontrahenta widoczne są statusy zarejestrowanych zapisów VAT. W naszym przykładzie widoczne są zapisy ze statusami:

• Czynny - który nie wymaga już wykonania żadnej akcji;
• Niezweryfikowany - wymaga wykonania natychmiastowej weryfikacji na dzień wystawienia dokumentu lub wykonania weryfikacji odroczonej, to znaczy zapisania zlecenia weryfikacji na Liście zleceń weryfikacji podatników VAT do późniejszej weryfikacji (warianty Biuro, Biuro Plus, Prestiż lub Budżet);
• Oczekuje na weryfikację - co oznacza, że w przypadku tego dokumentu została zastosowana weryfikacja odroczona, której jeszcze nie przeprowadzono, po jej uruchomieniu Liście zleceń weryfikacji podatników VAT status automatycznie zmieni się;

Jeżeli okaże się, że pozostały jakieś pozycje do zweryfikowania, wystarczy je zaznaczyć a następnie z menu podręcznego wybrać jedną z trzech poleceń:

• Weryfikuj teraz kontrahenta z zaznaczonych pozycji - wybranie tego polecenia spowoduje natychmiastowe wykonanie weryfikacji dla wybranych pozycji. Wysłane zostaną zapytania dla każdego numeru NIP na dzień wystawienia dokumentu. Każde zapytanie dla jednego numeru NIP;
• Weryfikuj kontrahenta z zaznaczonych pozycji na wskazany dzień - wybranie tego polecenia umożliwia wykonanie weryfikacji na wskazany dzień;
• Dodaj zaznaczone pozycje do listy oczekujących na weryfikację - wybranie tego polecenia spowoduje zarejestrowanie dla wszystkich wybranych pozycji zleceń na dzień wystawienia dokumentów na Liście zleceń weryfikacji podatników VAT do wykonania weryfikacji odroczonej.

W menu kontekstowym dostępne jest jeszcze polecenie Lista pozycji oczekujących na weryfikację. Po jego wybraniu na ekranie wyświetlone zostanie okno Listy zleceń weryfikacji podatników VAT z widocznymi zarejestrowanymi zleceniami do weryfikacji odroczonej. Na przykład:

Weryfikacja przed wykonaniem załącznika VAT-ZD deklaracji VAT

Informacja

Opis dotyczy przygotowania danych do załącznika VAT-ZD mechanizmami programu. Zapisy korygujące VAT mają zaznaczoną opcję Korekta podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 ustawy.

Po przygotowaniu załącznika VAT-ZD do deklaracji VAT-7 lub VAT-7K należy na dzień przed przygotowaniem załącznika i wysłaniem go z deklaracją zweryfikować status kontrahentów przypisanych do dokumentów wykazanych w załączniku. W tym celu wystarczy w rejestrze sprzedaży ustawić odpowiedni filtr. Na przykład:

a następnie wybrać żądane dokumenty, zaznaczyć je z menu podręcznego uruchomić polecenie Weryfikuj kontrahenta z wybranej pozycji na wskazany dzień. Na przykład:

Zlecenia weryfikacji zostaną przeniesione do Listy pozycji oczekujących na weryfikację. Lista zostanie automatycznie wyświetlona. Na przykład:

Uwaga

W kolumnie listy Status weryfikacji wyświetlony jest status ostatniej weryfikacji. Po dodaniu pozycji do listy należy koniecznie zweryfikować pozycje listy na żądany dzień.

Informacja

Warianty: BIURO, BIURO PLUS, PRESTIŻ i BUDŻET. Na powyższym przykładzie widoczny jest wciśnięty niewielki przycisk oznaczony ikoną: . Kiedy przycisk:

• jest wciśnięty - lewy dolny przycisk nazywa się Dodaj do listy weryfikacji odroczonych. Po jego wciśnięciu lub użyciu skrótu [Ctrl+L] zlecenia zostana dodane do: Bufor zleceń weryfikacji kontrahentów na wykazie podatników VAT
• nie jest wciśnięty - lewy dolny przycisk nazywa się Weryfikuj teraz. Po jego wciśnięciu lub użyciu skrótu [Ctrl+L] weryfikacja zostanie przeprowadzona natychmiast. Zostanie wysłane po jednym zapytaniu dla jednej weryfikowanej pozycji;

W przypadku weryfikacji natychmiastowej, po wybraniu właściwej daty, na którą ma być przeprowadzona weryfikacja, opisy w kolumnie Status weryfikacji zmienią się. Na przykład:

Po wykonaniu weryfikacji, na liście wynik pojawi się natychmiast. na przykład:

Jak widać w opisanym przykładzie, wszystkie trzy pozycje mogłyby zostać umieszczone na załączniku VAT-ZD.

Przeglądanie historii weryfikacji statusów kontrahentów powiązanych z dokumentami wykazanymi w załącznikach VAT-ZD

Aby sprawdzić status kontrahenta na dzień poprzedzający wykonanie VAT-ZD można to zrobić na dwa sposoby:

• W rejestrze sprzedaży VAT - wygodnie jest ponownie odfiltrować pozycje rejestru a następnie wybrać żądaną pozycję a następnie z menu podręcznego wybrać polecenie Weryfikuj kontrahenta z wybranej pozycji na wskazany dzień. Polecenie umożliwia, poza wysłaniem zleceń weryfikacji również przeglądanie wykonanych weryfikacji na wybrany dzień. Po wybraniu na oknie właściwej daty, w naszym przykładzie 10 stycznia 2020 wyświetlony zostanie wynik. Na przykład:

  

  a po przyciśnięciu przycisku Historia weryfikacji lub użyciu skrótu [Ctrl+H] całej historii kontrahenta. Na przykład:

  

• W kartotece kontrahentów - podobnie w kartotece kontrahentów, dla wskazanego kontrahenta dostępne jest polecenie Historia sprawdzeń statusu kontrahenta w wykazie MF. Po jego wybraniu wyświetlone zostanie okno zaprezentowane wyżej.

Bufor zleceń weryfikacji statusu VAT

Uwaga

• Automatyczne wysyłanie zapytań o weryfikację podatników VAT jest usługą subskrypcyjną;
• Bufor listy zleceń weryfikacji kontrahentów VAT dostępny jest wyłącznie w wariantach: BIURO, BIURO PLUS, PRESTIŻ, BUDŻET;

Do bufora zleceń weryfikacji zapisywane są zlecenia weryfikacji:

• NRB kontrahentów, oraz
• statusu VAT kontrahentów na dzień wystawienia dokumentów krajowego zakupu, sprzedaży metodą kasową oraz na wybrany dzień na potrzeby wykonywania załacznika VAT-ZD. Zlecenia mogą być zapisywane w buforze ręcznie lub automatycznie. Zależy to od ustawienia parametru firmy Automatyczna weryfikacja statusu VAT kontrahenta podczas zapisywania pozycji dokumentu.

Bufor listy zleceń weryfikacji kontrahentów ma za zadanie przede wszystkim:

• Zmniejszyć uciążliwość wynikającą z konieczności weryfikacji NRB oraz statusu podatników VAT (w przygotowaniu). Wszyscy użytkownicy mogą zlecenia zapisywać w buforze przez cały dzień lub grupowo z zaznaczonych dokumentów i dopiero po zakończeniu rejestrowania dokumentów, na koniec dnia można wszystkie zlecenia wysłać na serwer MF jednym przyciskiem.

• Zmniejszyć negatywne skutki ewentualnych awarii serwerów, braku sieci i innych. W takim przypadku zlecenia weryfikacji można bez przeszkód rejestrować w buforze cały dzień a wysłać je można w dowolnym momencie, po usunięciu awarii, nawet następnego dnia. Nie trzeba wracać do zarejestrowanych wcześniej dokumentów;

• Zmniejszyć negatywne skutki włączenia przez MF limitu ilości przyjmowanych przez wykaz podatników VAT zapytań:

  • W przypadku przekroczenia wyżej wymienionego limitu, niezrealizowane zlecenia pozostają w buforze i można je wysłać na przykład następnego dnia, po odblokowaniu limitu;

  • W sytuacji, w której ilość zleceń przekracza dzienny limit, w buforze istnieje możliwość wybrania zleceń, które zostaną wysłane, a które pozostaną do wysłania w terminie późniejszym;

  • Bufor grupuje do 30 zleceń weryfikacji na jeden dzień w jednym zapytaniu wysyłanym na serwer MF, co w efekcie pozwala w ramach limitu zweryfikować do 30 razy więcej NRB lub statusów VAT kontrahentów. Przykładowo przy limicie 10 na dobę możliwych do wysłania na serwer MF zapytań, w przypadku korzystania z opcji wysyłania zapytania natychmiast (bez pośrednictwa bufora) można zweryfikować tylko 10 NRB kontrahentów, natomiast wysyłając je za pośrednictwem bufora, można zweryfikować ich 300. Podobnie, weryfikując 30 kontrahentów przed wykonaniem załącznika VAT-ZD, którzy weryfikowani są na dzień poprzedzający jego wysłanie, wysłane zostanie jedno zapytanie zamiast 30.

    Oczywiście wysyłając zapytania zarówno o status VAT jak i o NRB kontrahentów, do limitu wlicza się ich suma. Nie ważny rodzaj zapytania.

Jak już wspomniano, działanie bufora polega na gromadzeniu w czasie pracy programu zleceń weryfikacji kontrahentów (statusu VAT oraz NRB) a następnie na grupowym wysyłaniu tych zleceń na serwer MF a na koniec zapisaniu otrzymanych odpowiedzi w rejestrze programu.

Informacja

Jeżeli w rejestrze znajduje się już zarejestrowana informacja np. o NRB kontrahenta na wybrany dzień, w programie natychmiast jest wyświetlana ta informacja, program nie wyśle ponownego tego samego pytania.

Zlecenia weryfikacji NRB kontrahentów są przygotowywane w różnych miejscach programu, na przykład po zarejestrowaniu wyciągów bankowych z uzupełnionymi NRB kontrahentów dla wybranych przelewów własnych, w menu podręcznym kartoteki przelewów. Na przykład w oknie przeglądarki rozrachunków można wybrać transakcje, które wymagają sprawdzenia i utworzyć dla nich zlecenia weryfikacji w buforze listy zleceń weryfikacji kontrahentów.

• Opis rejestrowania NRB w prostych oraz zbiorczych dokumentach finansowych został opisany w punkcie: [Wprowadzanie pozycji dokumentu](abcde .................................................) (podczas importu e-wyciągu NRB rejestrowany jest automatycznie);
• Opis tworzenia zleceń weryfikacji w oknie przeglądarki rozrachunków został opisany w punkcie: [Weryfikacja numerów rachunków bankowych rozliczeń transakcji zakupu](abcde ................................................);

Kontynuując przykład opisany w wyżej wymienionym punkcie, zaznaczeniu wybranych pozycji w oknie rozrachunków o statusie "Niezweryfikowany" i przeniesieniu ich do gałęzi filtra rozrachunków "Oczekuje na weryfikację", w buforze zostaną utworzone odpowiednie zlecenia.

Informacja

Okno listy zleceń weryfikacji podatników VAT dostępne jest z głównego menu programu: Zakładka: Kartoteki | Sekcja: Inne | Polecenie: Lista zleceń weryfikacji podatników VAT.

Na przykład:

Po zaznaczeniu pozycji, które mają być wysłane w zapytaniach, w podsumowaniu okna widoczna będzie podsumowana ilość zapytań, które zostaną wysłane na serwer MF. W naszym przykładzie będzie to jedno zapytanie, ponieważ w zapytaniu jednego rodzaju można wysłać do 30 weryfikacji.

Po przyciśnięciu przycisku Wyślij lub użyciu skrótu klawiszowego [Ctrl+L], zaznaczone pozycje, znikną po uzyskaniu odpowiedzi. Natomiast w przypadku problemów z połączeniem lub odrzuceniu zapytania przez serwer MF zapytania jako niezrealizowane, pozostaną w buforze.

Kontynuując omawiany przykład, ze względu na to, że użyto w nim dwa rzeczywiste NRB i jeden fikcyjny, w oknie rozrachunków dwie pozycje z trzech oczekujących na weryfikacją pojawią się w gałęzi drzewa filtrowania NRB jest w wykazie a jedna w NRB brak w wykazie. Poniżej widok odpowiednio pozycji znajdujących się w wykazie:

A na widoku poniżej jedna pozycja, dla której NRB nie ma w wykazie podatników VAT w określonym w zapytaniu dniu.

Dokładnie analogicznie odbywa się wysyłka zapytań utworzonych w innych miejscach programu, na przykład w kartotece przelewów oraz w trakcie weryfikacji statusu VAT. Podczas jednej operacji można wysłać wszystkie przygotowane w buforze zlecenia lub tylko wybrane przez użytkownika.

Wykaz ikon statusów numeru rachunku bankowego

• - Numer rachunku jest w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów
• - Numeru rachunku nie ma w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów
• - Numeru NIP podatnika nie ma w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów
• - Oczekuje na weryfikację w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów