Jak wprowadzić dane do ubezpieczeń społecznych?

Aby skutecznie wprowadzić dane do ubezpieczeń społecznych, konieczne jest przygotowanie odpowiednich informacji. Kluczowe są: numer identyfikacyjny ubezpieczonego, informacje o rodzaju wykonywanej pracy oraz okresie zatrudnienia. Dokładność i aktualność danych wpływa na prawidłowość dokumentacji ZUS, co jest istotne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Pamiętaj, aby regularnie weryfikować i aktualizować dane, co zapewni ich spójność i ułatwi zarządzanie ubezpieczeniami społecznymi.

Dane niezbędne do prowadzenia dokumenatcji ZUS w systemie Wapro Gang zgromadzone są w widoku Kartoteki | Kartoteka osobowa. Po kliknięciu pozycji Inne dane (klawisz F5), na liście rozwijanej wyświetli się opcja Dane do ubezpieczeń społecznych. Po wybraniu tej pozycji rozwinie się kolejna lista.

Użytkownik może uzupełnić odpowiednie dane po wybraniu pozycji:

• Dodatkowe dane osobowe – dla ZUS - w widoku tym można wpisać kod wykonywanego zawodu, jeżeli osoba jest zatrudniona w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
• Ubezpieczenia obowiązkowe - w widoku tym dostępne są wszystkie dane dotyczące podlegania wybranej osoby obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu łącznie z kodem tytułu ubezpieczenia. Dla osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą można ustalić podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, jeśli jest ona wyższa niż kwota minimalna ustalona prawem.

Podpowiedź

Pracownicy mają te dane wpisywane automatycznie na etapie wprowadzania umów o pracę. Osobom z zewnątrz (które zawarły z firmą wyłącznie umowy cywilno-prawne) należy wpisać wszystkie niezbędne dane ręcznie.

• Ubezpieczenia dobrowolne - w widoku tym można wpisać dane niezbędne dla zgłoszenia do ubezpieczeń dobrowolnych. Kod tytułu ubezpieczenia, nawet jeżeli osoba podlega tylko ubezpieczeniom dobrowolnym, należy wprowadzić do kartoteki.
• Ubezpieczenia obowiązkowe - w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego Kwota pierwszej składki nie jest obecnie wykorzystywana.
• Kasy chorych (Oddziały NFZ) - po wpisaniu daty przystąpienia do kasy, program rozwinie wykaz (tzw. słownik) oddziałów NFZ. Wybranie z tego wykazu odpowiedniego oddziału spowoduje wpisanie go do kartoteki wraz z odpowiednim kodem. (W przypadku braku w wykazie potrzebnego oddziału, należy go dopisać do słownika, klikając przycisk Dodaj).
• Dochody z innych źródeł - po wybraniu tej pozycji użytkownik przechodzi do kartoteki Informacje o dochodach dla celów ZUS. Powinien tu wpisać informacje o dochodach uzyskanych w danym roku poza firmą. Informacja ta posłuży do weryfikacji, czy dana osoba nie przekroczyła przewidzianej przez ustawodawcę 30-krotności przeciętnego prognozowanego na dany rok wynagrodzenia (po przekroczeniu tego progu program nie będzie potrącał danej osobie składki na ubezpieczenie emerytalne).
• Informacje o przekroczeniu podstawy skl. ZUS - w widoku tym należy wpisać informację o tym, że począwszy od określonego miesiąca w danym roku dochody ubezpieczonego przekroczyły 30-krotność przeciętnego prognozowanego na dany rok wynagrodzenia. Informacja ta może pochodzić z trzech źródeł: od ZUS-u, od pracodawcy i od pracobiorcy. Pozostałe dwie strony muszą zostać o tym poinformowane.
• Wyrejestrowanie ubezpieczonego - po kliknięciu przycisku Enter otworzy się okno, w którym, po dodaniu rekordu (przycisk Dodaj), dla każdego typu ubezpieczenia można wpisać datę, od której dana osoba przestaje być ubezpieczona.

Podpowiedź

W tej pozycji należy wpisać odpowiednie dane, jeśli osoba, dla której wygasł obowiązek ubezpieczeń chce ubezpieczenia te kontynuować na własny koszt. W tym celu należy w otwartym poprzednio oknie kliknąć przycisk Wprowadź.

• Okresy niezdolności do pracy - po zmianach w formularzu ZUS ZUA kartoteka ta nie jest wykorzystywana.
• Okresy niepełnosprawności - w widoku tym należy wprowadzić orzeczone przez komisję okresy niepełnosprawności, stopień niepełnosprawności oraz ewentualnie szczególne schorzenie. Kartoteka ta po zmianach w formularzu ZUS ZUA nie jest wykorzystywana do zgłaszania osoby do ubezpieczeń społecznych, ale pozostała głównym źródłem informacji o niepełnosprawności osoby. Dane te są wykorzystywane podczas liczenia list płac (do podziału na składki płacone przez ubezpieczonego i pracodawcę oraz refundowane przez PFRON i budżet), a także w procesie obliczeń przeciętnego zatrudnienia na potrzeby deklaracji DEK, w transferach do SOD oraz wielu innych raportach i zestawieniach.
• Okresy pracy w szczególnych warunkach - w widoku tym należy wprowadzić informacje o zatrudnieniu w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. W takim przypadku należy również wprowadzić Kod zawodu w pozycji Dodatkowe dane osobowe - dla ZUS.
• Okresy nieskładkowe dla urlopów - w tej pozycji należy wprowadzić informacje dla modułu obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne finansowane przez budżet za osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych (kod tytułu ubezpieczenia odpowiednio 1240xx i 1211xx). Jeżeli dana osoba przez kilka dni w miesiącu (lub cały miesiąc) posiada inny tytuł ubezpieczenia i są za nią z tego powodu odprowadzane składki (np. zawarła kilkudniową umowę zlecenia), to po wprowadzeniu tego okresu oraz wskazaniu rodzaju urlopu system uwzględni ten fakt przy tworzeniu miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za dany miesiąc (stworzy ZUS RSA za ten okres oraz pomniejszy podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne).
• Wyłączenia - w widoku tym można wprowadzić informacje dla modułu obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne finansowane przez budżet, za osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych. Służy do wprowadzania informacji o tym, że osoba posiada inny tytuł ubezpieczenia i są za nią z tego powodu odprowadzane składki przez okres dłuższy niż miesiąc (np. zawarła umowę o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy). Wprowadzenie okresu do tej kartoteki oraz podanie rodzaju urlopu wyłącza zupełnie obliczenie składek i tworzenie raportu imiennego z kodem tytułu 12xxxx w podanym okresie.