Jak dodać rok obrotowy?

Lata obrotowe są jednym z elementów programu, bez zdefiniowania którego nie jest możliwa jego poprawna praca. Pierwszy rok obrotowy należy zdefiniować bezpośrednio po założeniu firmy, przed rozpoczęciem dalszej pracy z programem (w tym również przed rozpoczęciem definiowania innych elementów), kolejne lata – sukcesywnie przed dokonaniem zamknięcia roku poprzedniego.

Program kontroluje chronologię i spójność kolejnych lat obrotowych (dzień następny po końcu poprzedniego roku staje się początkiem roku kolejnego).

W przypadku pierwszego roku zdefiniowanego w systemie program zachowuje się nieco inaczej – umożliwia ręczne wprowadzenie bilansu otwarcia oraz rozrachunków (w celu rozpoczęcia pracy z programem). Dla pozostałych lat BO tworzone jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku obrotowego.

Jak zdefiniować rok obrotowy?

Po zdefiniowaniu nowej firmy należy dla niej określić rok obrotowy. W systemie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby lat obrotowych, w tym przesuniętych i dłuższych niż rok kalendarzowy (ale nie dłuższych niż 18 miesięcy).

Z rokiem obrotowym jest związanych jest wiele elementów pracy systemu, m.in. plan kont, dlatego definiując nowy rok obrotowy powinniśmy jednocześnie zdefiniować dla niego nowy plan kont. Możliwe jest automatyczne przeniesienie planu kont z poprzedniego roku lub z dowolnego innego roku obrotowego każdej z firm zdefiniowanych w systemie. W szczególności (co jest przydatne zwłaszcza przy definiowaniu pierwszego planu kont) można zaimportować wybrane dane z firmy Wzorzec, zawierającej predefiniowany przez system wzorcowy plan kont. W tym wypadku domyślny wygląd planu kont zależy od zadeklarowanego dla firmy rodzaju działalności oraz rachunku kosztów.

Aby zdefiniować rok obrotowy należy przejść do widoku Definicje | Lata obrotowe. Na ekranie wyświetli się okno zawierające uprzednio zdefiniowane lata obrotowe (przed założeniem pierwszego roku puste). Kliknięcie przycisku Dodaj (klawisz Ins) umożliwi zdefiniowanie nowego roku obrotowego.

Użytkownik powinien uzupełnić wartości:

• Nazwa – dowolna nazwa roku (zalecane jest zastosowanie nazwy mającej związek z rokiem kalendarzowym, np. {nazwa roku kalendarzowego}, lub 2000/2001 itp.),
• Początek roku – dowolna data, od której rozpoczyna się rok obrotowy (za datę rozpoczęcia roku uznaje się pierwszy dzień zdefiniowanego miesiąca). Zdefiniowanie początku roku jest możliwe wyłącznie dla pierwszego roku obrotowego. Kolejne lata mają automatycznie zdefiniowany początek roku w dniu następnym po dacie końca roku poprzedniego,
• Koniec roku – dowolna data, dla której kończy się nasz rok obrotowy. Data końca roku musi być późniejsza niż data jego początku. Program dopuszcza maksymalną długość roku 18 miesięcy,
• Wzorzec - definiując nowy rok obrotowy istnieje możliwość powielenia wybranych elementów z dowolnego roku obrotowego dowolnej firmy zdefiniowanej w systemie. W tym celu należy podać:
  • Firmę – nazwę firmy z której pobieramy plan kont,
  • Rok obrotowy – rok obrotowy dla wybranej firmy, z którego pobieramy parametry.
  • Rachunek kosztów – sposób prowadzenia rachunku kosztów w danym roku obrotowym. Istnieje możliwość prowadzenia rachunku wyłącznie na kontach zespołu 4 lub 5, jak również równoczesnego na kontach obu tych zespołów. Parametr ten decyduje o wyglądzie domyślnego planu kont w przypadku gdy jako źródło jego kopiowania wskazana została firma Wzorzec,
• Pozostałe parametry pracy firmy – istnieje możliwość skopiowania parametrów bądź z firmy zadanej jako wzorzec, bądź też z predefiniowanego zestawu.
• Kopiuj ze źródła – z rokiem obrotowym związanych jest szereg innych elementów, przede wszystkim plan kont, ale także dzienniki, automaty, szablony, czy definicje raportów. Podczas definiowania nowego roku obrotowego istnieje możliwość skopiowania wszystkich lub wybranych elementów z dowolnej firmy uprzednio zdefiniowanej w systemie.