Zamknięcie roku obrotowego
Oprócz możliwości zamknięcia okresów obrachunkowych, program umożliwia zatwierdzenie roku obrotowego oraz automatyczne tworzenie bilansu otwarcia (BO) nowego roku.
Bilans otwarcia w nowym roku obrotowym
Przed wykonaniem operacji utworzenia BO w nowym roku obrotowym, w firmie należy założyć nowy rok obrotowy wraz z odpowiednim dla tego roku planem kont. Jeśli utworzony plan kont w nowym roku obrotowym wymaga zmian, należy to zrobić przed utworzeniem BO.
Bilans otwarcia w nowym roku obrotowym musi zostać zdefiniowany w systemie. Bilans otwarcia w pierwszym roku obrotowym ewidencjonowanym w programie jest zakładany w tym roku, którego dotyczy. Natomiast kolejne bilanse otwarcia tworzymy z poziomu poprzedniego roku obrotowego. Wszystkie operacje związane z tym wykonywane są na jednej formatce uruchamianej w głównym menu programu Księga główna | Tworzenie BO w następnym roku obrotowym.
Jeśli plan kont w nowym roku obrotowym różni się od planu kont z roku, z którego tworzone jest BO, najpierw należy zdefiniować listę zmian, klikając przycisk Lista zmian kont (Ctrl+R).
Wyświetla się lista zmian, które podczas tworzenia nowego BO spowodują utworzenie na podstawie sald czterech kont rozrachunków z kontrahentami: 201-x, 202-x, 211-x oraz 212-x, z saldami na nowym koncie 200-1-1-x - Rozrachunki krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług z terminem do 12 miesięcy - kontrahent jednostka pozostała.
Przypisanie kont odbywa się po wskazaniu konta poprzedniego roku w lewym panelu oraz nowego konta w prawym panelu z planu kont na nowy rok. W sekcji Metoda przeniesienia BO dla wybranych kont można wybrać:
- Przeniesienie salda konta – klikając opcję Dodaj do listy, można utworzyć powiązania wielu kont poprzedniego planu kont z jednym kontem nowego planu. Podobnie dla innych kont, które zostały utworzone w nowym roku obrotowym.
- Przeniesienie części salda konta (%) – umożliwia tworzenie powiązań, które rozksięgować mogą jedno saldo konta poprzedniego planu na wiele kont nowego planu.
Po utworzeniu listy zmian planu kont w nowym roku obrotowym można automatycznie utworzyć bilans otwarcia na podstawie danych z roku bieżącego. W tym celu na formatce BO w następnym roku obrotowym należy wybrać Założenie bilansu otwarcia | Wszystkie konta księgowe i kliknąć przycisk Wykonaj.
Na formatce BO w następnym roku obrotowym dostępne sa trzy opcje:
- Założenie bilansu otwarcia - funkcja umożliwia tworzenie BO w nowym roku obrotowym na podstawie zapisów z poprzedniego roku, z uwzględnieniem listy zmian w planie kont na przełomie roku obrotowego. BO można utworzyć dla wszystkich lub tylko dla wybranych kont księgowych. Dla pominiętych kont operację można wykonać w innym terminie. Tworzenie BO można powtarzać do chwili zatwierdzenia go w roku obrotowym. Kolejne tworzenie BO dla tego samego konta księgowego spowoduje automatyczne usunięcie poprzedniego zapisu w poprzedniej operacji tworzenia BO dla tego konta,
- Usuwanie bilansu otwarcia - funkcja umożliwia usunięcie BO w nowym roku obrotowym dla wszystkich kont księgowych. Usuwanie BO można powtarzać do chwili jego zatwierdzenia,
- Aktualizacja rozrachunków zgodnie z listą zmian kont na przełomie roku - funkcja powinna zostać użyta, gdy w definicji zmiany planu kont na przełomie roku uczestniczą konta rozrachunkowe. Wykonanie tej operacji umożliwi rozliczanie rozrachunków pochodzących z różnych lat obrotowych, dla których istnieją księgowania na różne konta księgowe. Operacja aktualizacji rozrachunków uwzględnia wszystkie listy zmian planu kont dla wcześniejszych lat obrotowych (jeżeli istnieją w systemie). Aktualizację należy wykonać powtórnie, jeżeli w poprzednich latach obrotowych nastąpi księgowanie na konta rozrachunkowe związane ze zmianami w planie kont. Operację można powtarzać wielokrotnie bez ograniczeń.
Operacje tworzenia i usuwania BO możemy powtarzać do momentu jego zatwierdzenia w nowym roku obrotowym.
Zatwierdzenie roku obrotowego
W każdym roku obrotowym oprócz okresów miesięcznych i BO istnieje również okres bilansu zamknięcia. Jego istnienie pozwala na dokonywanie poprawek w starym roku obrotowym, np. wynikających z badań bilansu przez biegłych rewidentów, niezależnie od zamknięcia wszystkich miesięcy, w tym ostatniego miesiąca w danym roku.
Poprawki można wprowadzać do momentu ostatecznego zatwierdzenia roku. Zatwierdzenia dokonuje się poprzez wybranie w menu Księga główna | Zamknięcie roku/Zatwierdzenie roku.
Zatwierdzenie roku obrotowego jest operacją nieodwracalną. Po jej wykonaniu wprowadzanie jakichkolwiek zmian w dokumentach zamkniętego roku nie jest możliwe.