Jak rozpocząć pracę z systemem Tax Order?

Rozpoczęcie pracy z systemem TaxOrderjest możliwe zaraz po wykupieniu abonamentu i zarejestrowaniu się w systemie. System TaxOrder został wypełniony podstawowymi danymi tak, aby każdy nowy użytkownik mógł bez problemu rozpocząć pracę niemal od razu po zalogowaniu.

Zanim Twoi pracownicy zaczną realizować sprawy klientów, sprawdź, czy:

• firma klienta jest widoczna w systemie - w przypadku, gdy jest to klient, z którym już współpracujesz, powinieneś wprowadzić dane jego firmy do systemu. Jeśli jest to zupełnie nowy klient, możesz oznaczyć go jako potencjalny, a po nawiązaniu współpracy wprowadzić jego dane do systemu,

Podpowiedź

Opis statusów firm znajdziesz w instrukcji Jak wprowadzić informacje podstawowe?

Uwaga

Pod pojęciem firma rozumie się obiekt wpisany do bazy przedsiębiorców CEDiG.

• dane osób związanych z klientem są wprowadzone do systemu - warto dodać dane kontaktowe klienta lub osoby odpowiedzialnej za kontakt z biurem,
• pracownicy, którzy będą analizowali dokumenty mają zdefiniowany dostęp do danych klienta - bez zdefiniowania użytkownika systemu (pracownik) i przypisania go do odpowiedniej grupy (z nadanymi uprawnieniami) oraz zespołu nie będzie mógł on wykonać czynności na rzecz klienta,
• wszystkie dane w kartotekach są odpowiednio zdefiniowane.

Jak wybrać klienta, z danymi którego chcesz pracować?

Zaraz po zalogowaniu do Tax Order wybierz klienta, w kontekście którego danych chcesz pracować. W zależności od tego w jakim zespole i jakiej grupie użytkowników się znajdujesz, system wyświetli listę klientów, do danych których masz uprawnienia.

Warto wiedzieć

Jeśli nie widzisz listy firm na ekranie, kliknij ikonę .

Drzewo firm odwzorowuje strukturę biur rachunkowych. Po wybraniu gałęzi Wszystkie biura, zobaczysz listę spraw wszystkich biur i firm. Gałęzie niższego rzędu to poszczególne biura rachunkowe, w ramach których widoczne są firmy, a jeszcze niżej - udziałowcy wraz z informacją o wielkości procentowej udziału w okresie w jakim jesteś zalogowany do aplikacji.

Uwaga

W module Admin wyświetlane jest drzewo prezentujące dane wszystkich biur rachunkowych i klientów, bez względu na wybrany kontekst pracy.

Aby wybrać firmę, w kontekście której chcesz pracować, rozwiń drzewo firm i na zakładce Firmy zaznacz tę, której dane chcesz wyświetlić.

Uwaga

Pamiętaj, że po wybraniu firmy na ekranie będą prezentowane dane wyłącznie tej firmy.

Jak wybrać osobę?

W kartotece osób zostały zgromadzone dane wszystkich osób, które w jakikolwiek sposób są związane z firmami i osobami-klientami. Przykładowo mogą to być:

• udziałowcy,
• osoby fizyczne jako klienci biura,
• osoby powiązane - małżonek, dziecko.

Aby wybrać osobę-klienta, w kontekście której danych chcesz pracować, rozwiń drzewo firm i na zakładce Osoby zaznacz tę, której dane chcesz wyświetlić.

Uwaga

Pamiętaj, że po wybraniu osoby na ekranie będą prezentowane dane wyłącznie tej osoby.

Jak zbudowany jest system?

Po wybraniu konkretnej gałęzi z listy, TaxOrder wyświetli dane które dotyczą wyłącznie wybranego klienta. Dane te są prezentowane w poszczególnych sekcjach.

Z lewej strony znajduje się menu boczne z kartami, między którymi możesz się przełączać:

• Start - panel główny, dashboard, na którym widoczne są najnowsze powiadomienia i liczbowe podsumowanie przetwarzanych dokumentów,
• Obsługa klienta - w module tym wykonasz wszystkie czynności związane ze sprawami klienta,
• Tablica spraw - tablica Kanban umożliwiająca obsługę spraw klienta,
• Wnioski - w module tym widoczne są wnioski otrzymane z systemu Wapro eBiuro wraz ze statusami,
• Kartoteki - moduł ten gromadzi dane ułatwiające prowadzenie spraw klientów,
• Admin - panel administratora, który umożliwia podstawową konfigurację ustawień systemu,
• Faktury - moduł pozwalający na podgląd faktur, które należy wystawić dla klienta w Wapro Mag Anywhere.

Uwaga

Faktury w TaxOrder utworzą się automatycznie w procesie integracji. Jeśli kontrahenta nie ma w kartotece Wapro Mag Anywhere, utworzy się automatycznie. Założą się także kartoteki w kartotece towarowej na usługi do zafakturowania z typem artykułu jako usługa oraz utworzą się jednostki miary. W zależności od konfiguracji Wapro Mag Anywhere, faktury mogą czekać w buforze na realizację lub być automatem przesłane do głównego rejestru i do KSeF-u.

Jak dostosować wygląd systemu do własnych potrzeb?

Zanim rozpoczniesz korzystanie z TaxOrder upewnij się, że konfiguracja wizualna programu została zoptymalizowana dla Twojej wygody. Aby dostosować wygląd aplikacji do swoich preferencji, kliknij ikonę znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu. Opcje, które możesz zmodyfikować:

• Język aplikacji - dostępne są języki polski, angielski i ukraiński,
• Przewodnik po interfejsie - zdecyduj, czy chcesz, aby przewodnik kontekstowy pojawiał się automatycznie - ułatwi to naukę i obsługę programu,
• Tryb ciemny - masz możliwość włączenia trybu ciemnego, co może pomóc w zmniejszeniu zmęczenia oczu podczas długotrwałej pracy,
• Widok nadzorcy - jeśli masz odpowiednie uprawnienia, masz dostęp do podglądu danych wybranych biur rachunkowych i firm,
• Konfiguracja powiadomień użytkownika - masz możliwość konfiguracji systemu powiadomień per użytkownik:
  • E-mail,
  • Aplikacja,
  • SMS,
• Wyloguj - przycisk kończący pracę z aplikacją.

W optymalizacji interfejsu pomocny będzie również mechanizm konfiguracji ustawienia kolumn. Więcej na ten temat znajdziesz w instrukcji Jak skonfigurować kolumny?

Aby uruchomić Przewodnik po interfejsie, kliknij ikonę . Jeśli chcesz odświeżyć widok okna, kliknij ikonę . Dzięki temu zaktualizujesz wyświetlane informacje i zapewnisz sobie płynne korzystanie z portalu.

Jakie informacje widoczne są w panelu startowym?

W głównym widoku możesz skorzystać z filtra Okres i wybrać, z jakiego okresu dane chcesz przeanalizować.

W górnej części ekranu wyświetla się sekcja Sprawy. Możesz sprawdzić liczbę wszystkich spraw przetwarzanych w systemie, w podziale na statusy. Po kliknięciu wybranego statusu, system przekieruje Cię do widoku Obsługa klienta.

Warto wiedzieć

Status W trakcie oznacza sprawy, które mają rozpoczęty przynajmniej jeden etap przetwarzania. Status Z zastrzeżeniem dotyczy także spraw zakończonych.

W sekcji Szczegóły klienta widoczne sa informacje na temat nazwy i NIP-u firmy lub biura rachunkowego, w kontekście którego pracujesz. Po kliknięciu danych, system przeniesie Cię do kartoteki firmy.

Powiadomienia to sekcja, w której widoczne są powiadomienia związane ze sprawami klienta oraz ich statusami. Powiadomienia i zdarzenia dotyczą wszystkich firm, które sa przypisane do danego księgowego. Po kliknięciu pozycji Wszystkie firmy w prawym górnym rogu sekcji możesz zawęzić wyświetlanie danych do aktualnej firmy. Masz także dostęp do historii zdarzeń, czyli logu wszystkich operacji, jakie zachodzą w TaxOrder.

W sekcji Sprawy klientów widoczny jest wykaz firm z przetwarzanymi dokumentami, do których księgowy ma dostęp. Po kliknięciu nazwy firmy system przekieruje Cię na jej panel startowy.

Jak korzystać ze skrótów klawiszowych?

Zasady działania skrótów klawiszowych opisaliśmy już wcześniej. Znajdziesz je w instrukcji Jakie skróty klawiszowe działają w programie? Zwróć uwagę, że nie wszystkie skróty będą miały zastosowanie w TaxOrder.

Jak działa filtrowanie zaawansowane?

Więcej informacji o korzystaniu z filtrów znajdziesz w instrukcji Jak działa filtrowanie zaawansowane? Pamiętaj, że nie wszystkie filtry będą działały w TaxOrder.

Jak wyszukać konkretną pozycję w module?

Przeczytaj instrukcję Czym jest wyszukiwanie intuicyjne (inteligentne)? i sprawdź, jak działa intuicyjne wyszukiwanie pozycji w TaxOrder.

Potrzebujesz pomocy w pracy z programem?

• Szkolenia zdalne - sprawdź, czy w najbliższym terminie możesz zapisać się na szkolenie,
• Webinaria - nie musisz wychodzić z domu, to my przyjdziemy do Ciebie i wskażemy rozwiązanie,
• Usługi wsparcia - napisz, zadzwoń i zamów usługę,
• Menedżer radzi - sprawdź, co radzą eksperci.

Dowiedz się więcej

• Najczęstsze pytania i odpowiedzi - masz pytanie? Tutaj znajdziesz na nie odpowiedź,
• Filmy instruktażowe - sprawdź, które zagadnienia objaśnili nasi eksperci na filmach,
• Biuletyn HR - przeczytaj biuletyn i zapoznaj się z najnowszymi zagadnieniami płacowo-kadrowymi,
• Blog - sprawdź, czy na blogu nie pojawił się nowy artykuł eksperta HR.