Kojarzenie zapisów

Funkcja Kojarzenia zapisów dostępna w menu Administrator | Funkcje naprawcze przeznaczona jest do usuwania dublujących się pozycji w wybranych kartotekach. Może się bowiem zdarzyć, że wskutek nieuwagi operatora przy wprowadzaniu danych do kartoteki bądź przy imporcie danych z innego systemu, ta sama pozycja będzie występowała na liście pod różnymi nazwami: np. kontrahent "Jan Kowalski" i "Kowalski Jan". Kojarzenie zapisów umożliwia połączenie takich pozycji pod wspólną, dowolnie wybraną nazwą oraz aktualizuje powiązania między pozycjami. W naszym przykładzie oznacza to, że wszystkie faktury, zamówienia, stany rozrachunków obu panów Kowalskich zostaną połączone w jedną pozycję. Operacja kojarzenia zapisów jest wykonalna w kartotekach:

• Kontrahentów,
• Pracowników,
• Urzędów.

Moduł kojarzenia zapisów zorganizowany jest w postaci kreatora Windows. W pierwszym oknie użytkownik może zapoznać się z krótkim opisem działania funkcji oraz wybrać porządkowana kartotekę.

W kolejnym oknie należy podać nazwę kontrahenta (pracownika, urzędu) bazowego, tj. tego, który ma pozostać po operacji w kartotece. Poniżej użytkownik tworzy listę pozycji, które mają być przypisane do pozycji bazowej (tzw. pozycje równoważne). Listę tworzy się klawiszami Insert i Delete. Operacja kojarzenia zapisów w kartotece rozpoczyna się w momencie naciśnięcia przycisku Połącz.

:::cauion Pamiętaj Należy podkreślić, że czynność kojarzenia jest nieodwracalna, dlatego należy podejmować ją z pełnym rozeznaniem i należytą ostrożnością. :::

Po zakończeniu działania funkcji w kartotece będzie istniała tylko pozycja wybrana jako bazowa, będą do niej przypisane wszystkie zapisy operacji (dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych itd.) pochodzące od pozycji równoważnych.