Jak uzupełnić rejestr Zbiory przetwarzanych danych?
Rejestr Zbory przetwarzanych danych w programie Wapro RODO jest narzędziem służącym do dokumentowania zbiorów danych osobowych. Niezależnie od tego, czy Twoje zbiory są w formie papierowej, czy elektronicznej, ten rejestr pozwala na ich dokładne ewidencjonowanie.
Aby w pełni wykorzystać potencjał Wapro RODO, konieczne jest uzupełnienie wszystkich brakujących informacji w tym rejestrze. Uzupełnienie rejestru zbiorów przetwarzanych danych to istotny krok w zarządzaniu danymi osobowymi i zapewnieniu ich bezpieczeństwa. Regularne aktualizowanie rejestru pomoże w utrzymaniu zgodności z regulacjami prawnymi oraz w łatwiejszym zarządzaniu danymi w Twojej organizacji.
Aby otworzyć rejestr, należy z głównego menu programu wybrać ścieżkę RODO | Zbiory przetwarzanych danych. Na ekranie pojawi się główne okno rejestru prezentujące listę wprowadzonych pozycji. Aby zapoznać się z danymi konkretnego zbioru, należy kliknąć ikonę 
. Dane w rejestrze zgrupowane sa na kilku zakładkach widocznych w dolnej części: Administratorzy, Programy, Podstawy przetwarzania, Cele przetwarzania, Kategorie przetwarzania, Kategorie osób.
Aby zmodyfikować dane wybranej pozycji, kliknij ikonę 
. Aby usunąć pozycję z listy, wybierz opcję 
.
Dodawanie kolejnego zbioru jest możliwe po kliknięciu ikony 
.
Na zakładce Podstawowe:
- wpisz nazwę zbioru,
- wybierz inspektora wraz z datą, od kiedy został powołany na to stanowisko - jeżeli firma powołała lub zatrudniła osobę albo podmiot. Lista inspektorów danych osobowych tworzona jest w słowniku Podmioty.
- dodaj Podmiot przetwarzający dane wraz z datą od kiedy został upoważniony do przetwarzania,
- w polu tekstowym możesz wpisać informację o przetwarzaniu danych przez inne podmioty, np. biura rachunkowe. Lista podmiotów przetwarzających dane osobowe tworzona jest w słowniku Podmioty.
Na zakładce Administratorzy możesz przypisać do zbioru przetwarzanych danych jednego lub kilku administratorów. Podobnie jak inne pola rejestrów, pole administratorzy wstawiane jest ze słownika. Listę administratorów można utworzyć z wartości słownika Podmioty.
Na zakładce Programy możesz dodać informację o programach przetwarzających dane w opisywanym pliku. Lista programów znajduje się w słowniku: Programy przetwarzające dane. Domyślnie zawiera on listę programów systemu Wapro Anywhere, ale w razie potrzeby można ją dowolnie rozszerzyć.
Zakładka Podstawy i cele przetwarzania umożliwia podanie podstaw prawnych przetwarzania danych - lista wartości znajduje się w słowniku Podstawy upoważniające do przetwarzania danych, a także informacji o celach przetwarzania danych - lista dostępna w słowniku Cele przetwarzania danych. Jeśli nie znajdziesz odpowiedniego słownika na liście, możesz go dodać z poziomu rejestru (ikona ).
Ostatnia zakładka o nazwie Kategorie przetwarzania i osób umożliwia dodanie informacji na temat rodzaju przetwarzanych danych - lista kategorii dostępna jest w słowniku Kategorie przetwarzania oraz kategorii osób, których dane są przetwarzane - lista widoczna jest w słowniku Kategorie osób. Podobnie jak w przypadku podstaw i celów przetwarzania, słowniki możesz uzupełnić w samym rejestrze (ikona ).
Pamiętaj, że wprowadzone informacje o zbiorze przetwarzanych danych będą wykorzystywane do automatycznego wypełniania danych w innych rejestrach.
Aby zapewnić skuteczne zarządzanie danymi osobowymi, kluczowe jest regularne aktualizowanie rejestru zbiorów danych. Tylko poprzez systematyczne przeglądanie i uzupełnianie informacji, osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych w Twojej firmie może zachować pełną kontrolę nad tymi informacjami. Pamiętaj, że staranna ewidencja zbiorów danych nie tylko wspiera przestrzeganie regulacji RODO, ale również przyczynia się do budowania zaufania wśród klientów, którzy decydują się powierzyć Ci swoje dane osobowe. Regularne aktualizacje i transparentność w zarządzaniu danymi są fundamentem dobrych praktyk w ochronie danych.