Jak wykonać Anonimizację danych osobowych?
Zgodnie z przepisami RODO, każdy obywatel ma prawo do ochrony swoich danych osobowych, w tym również do ich usunięcia. Prawo to, znane jako prawo do bycia zapomnianym, umożliwia osobie, której dane dotyczą, żądanie ich niezwłocznego skasowania przez administratora. Warto zrozumieć, kiedy i w jakich okolicznościach administrator ma obowiązek spełnić to żądanie.
Administrator danych ma obowiązek usunięcia danych osobowych bez zbędnej zwłoki w następujących przypadkach:
- niezbędność danych - gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zgromadzone,
- cofnięcie zgody - jeśli osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie i brak jest innej podstawy prawnej,
- sprzeciw - w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, gdy nie istnieją nadrzędne uzasadnione podstawy prawne,
- niezgodność z prawem - kiedy przetwarzanie danych odbywało się niezgodnie z przepisami,
- obowiązek prawny - gdy dane muszą zostać usunięte w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów Unii Europejskiej lub prawa krajowego,
- usługi społeczeństwa informacyjnego - gdy dane zostały zgromadzone w kontekście oferowania usług społeczeństwa informacyjnego.
Jest kilka sytuacji, w których prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania, w tym:
- korzystanie z prawa do wolności wypowiedzi i informacji,
- wypełnienie obowiązku prawnego, który wymaga przetwarzania danych,
- ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b RODO, dane osobowe mogą być zbierane wyłącznie w konkretnych, prawnie uzasadnionych celach i nie mogą być przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami. Oznacza to, że gdy cel przetwarzania danych zostanie osiągnięty, administrator musi je usunąć, chyba że istnieje inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.
W systemie Wapro RODO, proces usuwania danych osobowych odbywa się poprzez anonimizację. Jest to metoda, która sprawia, że dane stają się nieodwracalne i nie można ich przypisać do konkretnej osoby. W ten sposób, nawet po zakończeniu okresu przechowywania danych, administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i spełnia wymogi RODO.
Aby zanonimizować dane osobowe, przejdź do widoku RODO | Anonimizacja danych osobowych. Anonimizacja może być przeprowadzana w wybranej tabeli programu, z którym aktualnie współpracuje Wapro RODO.
Aby przeprowadzić operację anonimizacji danych jednej, wybranej osoby fizycznej, z prawej strony okna wybierz kartotekę, a następnie kliknij przycisk Wykonaj anonimizację.
Pamiętaj, że proces anonimizacji jest nieodwracalny.
Program Wapro RODO ustala termin obowiązkowego przechowywania danych osób fizycznych w przypadku:
- kontrahentów - na pięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym wystąpiła ostatnia zarejestrowana w księgach transakcja,
- pracowników - na dziesięć lat od zakończenia roku obrotowego, w którym rozwiązana została umowa o pracę.
Aby wykonać anonimizację, wpisz polecenie WYKONAJ ANONIMIZACJĘ, a następnie kliknij przycisk Anonimizuj. Po zakończonej anonimizacji, w rejestrze Anonimizacje danych osobowych pojawi się odpowiedni zapis.
Jeżeli do kontrahenta lub pracownika zostały dodane kontakty lub w module e-Dokumenty podłączone są do niego załączniki, w procesie anonimizacji zostaną one usunięte.
W programie można przeprowadzać operację anonimizacji grupowo, dla wielu osób fizycznych jednocześnie. W celu wykonania grupowej anonimizacji, zaznacz pozycje na liście i kliknij przycisk Wykonaj anonimizację grupowo.
Anonimizacja danych osobowych to kluczowy element zgodności z RODO. Administratorzy muszą być świadomi obowiązków związanych z przetwarzaniem danych, a także znajomości sytuacji, w których mogą być zobowiązani do ich usunięcia. Dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak Wapro RODO, można skutecznie zarządzać danymi i zapewnić ich bezpieczeństwo, jednocześnie przestrzegając przepisów prawa.