Jak zarządzać słownikiem Zgody na przetwarzanie danych?

Zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych osobowych to istotny element zgodności z przepisami o ochronie danych. Zgoda podmiotu danych stanowi jedną z podstawowych przesłanek legalności przetwarzania informacji osobowych. W przypadku, gdy przetwarzanie danych nie wynika z umowy ani z przepisów prawa, konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody użytkownika.

Aby skutecznie zarządzać tym procesem w Wapro RODO, warto prowadzić rejestr Zgód na przetwarzanie danych, który pozwoli na bieżąco monitorować i aktualizować stan uzyskanych zgód. W zależności od potrzeb, rejestr ten może być aktualizowany automatycznie przez aplikacje przetwarzające dane, co znacznie ułatwia zarządzanie danymi. Alternatywnie, można również korzystać z dedykowanego oprogramowania, takiego jak Wapro RODO, które umożliwia ręczne uzupełnianie i edytowanie rejestru zgód.

Otworzenie rejestru jest możliwe po przejściu do widoku RODO | Zgody na przetwarzanie danych. Na interfejsie wyświetli się lista zgód wraz z dostępnymi filtrami. Aby obejrzeć konkretny wpis, kliknij ikonę . Możesz także edytować wprowadzone dane - ikona . Usunięcie rekordu jest możliwe po kliknięciu ikony .

Jak korzystać z dostępnych filtrów?

Filtrowanie danych to niezwykle przydatna funkcja, która pozwala na szybkie i efektywne wyszukiwanie konkretnych informacji w Twoim systemie. Aby skorzystać z tej opcji, zwróć uwagę na filtry znajdujące się po prawej stronie głównego okna aplikacji.

Filtr jest dostępny po kliknięciu ikony .

Z listy rozwijanej wybierz Podmiot, a następnie określ pozostałe pozycje, a główna lista zostanie zawężona zgodnie z Twoimi wyborami.

Jeśli chcesz cofnąć wprowadzone zmiany i przywrócić pierwotny widok, kliknij ikonę . To szybki sposób na usunięcie wszystkich zastosowanych wyborów.

Jak odnotować zgodę lub jej wycofanie na przetwarzanie danych?

Dodawanie nowego wpisu jest możliwe po wybraniu kategorii osób z prawej strony okna i kliknięciu ikony .

Na zakładce Podstawowe wybierz rodzaj zgody Zgoda, a pole Treść zgody uzupełni się automatycznie wartością ze słownika Treści zgód. Również źródła pozyskiwania zgód są ustandaryzowane i zostały zgromadzone w słowniku Źródła pozyskania i wycofania zgody. Pole Daty zgody możesz uzupełnić ręcznie lub posłużyć się kalendarzem.

W przypadku wycofania przez podmiot danych zgody na przetwarzanie, taką informację możesz wprowadzić na zakładce Wycofanie. Wpisz datę oraz wybierz ze słownika Źródła pozyskania i wycofania zgody źródło, poprzez które otrzymałeś informację o wycofaniu zgody.

Na zakładce Uwagi możesz wpisać dowolne, dodatkowe informacje.

Po zapisaniu danych, w rejestrze dodana zostanie nowa zgoda lub zostanie zapisany zaktualizowany rekord.

Zarządzanie zgodami nie tylko zwiększa bezpieczeństwo danych, ale również buduje zaufanie wśród użytkowników, co jest niezbędne w dzisiejszym cyfrowym świecie. Pamiętaj, aby regularnie przeglądać i aktualizować zgody, aby zapewnić ich zgodność z aktualnymi przepisami prawa oraz oczekiwaniami podmiotów danych.