Jak wysyłać e-Deklaracje?

E-Deklaracje Wapro ERP to system elektroniczny, który umożliwia podatnikom szybkie i bezpieczne przesyłanie deklaracji podatkowych przez Internet. Dzięki temu rozwiązaniu zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne mogą łatwo wypełniać i składać swoje zobowiązania podatkowe online, co znacząco upraszcza proces rozliczeń z urzędem skarbowym.

Przygotowanie pliku deklaracji do wysyłki jest proste i intuicyjne: upewnij się, że wszystkie wymagane informacje są kompletne i czytelne, zapisz plik w preferowanym formacie i wybierz bezpieczną metodę przesyłania danych. Pamiętaj, aby zachować kopię zapasową dla własnych potrzeb. Dzięki tym krokom, Twój plik deklaracji będzie gotowy do szybkiej i efektywnej wysyłki.

Jak utworzyć e-Deklaracje?

Z operacją wysyłania deklaracji wiąże się dostęp do danych deklaracji, który zależny jest od sposobu zapisu danych przez aplikację, która przygotowuje e-Deklaracje. Proces przesyłania e-Deklaracji może być realizowany na dwa efektywne sposoby, które są dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika:

1. Bezpośredni zapis danych w bazie danych programu, w którym deklaracja została utworzona.
2. Zapis danych w plikach XML, które są następnie wczytywane (importowane) do bazy danych.

Oba rozwiązania gwarantują bezpieczeństwo i integralność przesyłanych informacji, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania deklaracjami podatkowymi.

Podpowiedź

Domyślnie deklaracje zapisywane są w bazie danych. Po zapisaniu przez program są natychmiast dostępne do weryfikacji i wysyłki. W przypadku wczytywania deklaracji z plików XML, wymagane jest wykonanie dodatkowej operacji importu.

Jak zaimportować deklaracje do modułu e-Deklaracje?

Importowanie deklaracji z plików XML to jedna z najważniejszych funkcjonalności, która umożliwia łatwe przenoszenie danych do bazy danych modułu e-Deklaracje. Dzięki tej opcji, użytkownicy mogą szybko aktualizować bazę danych, importując wcześniej wysłane deklaracje. Proces ten zapewnia efektywność i ciągłość pracy z deklaracjami podatkowymi, co jest nieocenione dla zachowania porządku i terminowości w rozliczeniach podatkowych.

Aby zaimportować pliki XML do bazy danych, należy przejść na kartę e-Deklaracje i wybrać opcję Importuj. Na ekranie wyświetli się formatka Przeglądanie w poszukiwaniu folderu.

Warto wiedzieć

Import może zostać przeprowadzony wyłącznie z katalogu roboczego aplikacji, tj. folderu e-Deklaracje z podkatalogami Wprowadzone i Wysłane wraz z całą strukturą ich podkatalogów.

Aby nadać odpowiedni status w bazie danych, nazwa jest identyfikowana jedynie poprzez nazwę folderu, w którym znajduje się plik podczas procesu importowania.

Po wskazaniu folderu roboczego aplikacji, z którego należy zaimportować pliki deklaracji i kliknięciu przycisku OK, na ekranie wyświetli się okno Import.

Po kliknięciu przycisku Importuj (klawisz F7), zostaną pobrane i wczytane wszystkie deklaracje, na każdym etapie wysyłki. Deklaracje, które nie zostały jeszcze wysłane, mogą być ponownie weryfikowane, wysyłane itd.

Jak zweryfikować deklaracje?

Kolejnym etapem wysyłania elektronicznych deklaracji jest weryfikacja poprawności zaimportowanych deklaracji. Poniżej zaprezentowano przykładowy widok fragmentu okna z deklaracjami mającymi status Robocze.

W celu zweryfikowania danych należy zaznaczyć pozycje do weryfikacji i kliknąć opcję Weryfikuj wszystkie. System sprawdzi zgodność struktury zaimportowanych dokumentów (XML) z odpowiednim wzorcem znajdującym się na stronie Ministerstwa Finansów.

Podpowiedź

Aby zaznaczyć wszystkie robocze deklaracje wystarczy kliknąć przycisk Zaznacz wszystkie (klaiwsz Num+).

Nieprawidłowe dokumenty przeniesione zostaną do katalogu Błędy weryfikacji, otrzymując status Błąd weryfikacji.

Aby sprawdzić co jest przyczyną powstania błędu, należy kliknąć link pozycji deklaracji Pokaż błędy.

Uwaga

Deklaracje niepoprawne należy przygotować ponownie i poddać je ponownej weryfikacji, aż przejdą pozytywnie proces i znajdą się w folderze Do podpisania.

Jak podpisać deklaracje?

Prawidłowo przygotowane dokumenty zostaną przeniesione do katalogu Do podpisania, gdzie uzyskują status Do podpisania i mogą zostać podpisane elektronicznym podpisem certyfikowanym.

Uwaga

Aby możliwe było podpisanie dokumentów, system musi być wyposażony w zainstalowany certyfikat podpisu elektronicznego.

W celu podpisania deklaracji, należy zaznaczyć w oknie deklaracje, a następnie kliknąć przycisk:

• Podpisz zaznaczone - po podpisaniu deklaracje zostaną przeniesione do folderu Podpisane, gdzie będą oczekiwać na wysłanie,
• Podpisz i wyślij zaznaczone - po podpisaniu, moduł e-Deklaracje rozpocznie wysyłanie deklaracji.

Niezależnie od wybranej opcji, na ekranie wyświetli się formatka Certyfikaty Windows z listą dostępnych certyfikatów.

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź nastąpi podpisywanie zaznaczonych deklaracji.

Jak wysłać podpisane deklaracje?

Uwaga

Ten krok jest wymagany, jeśli w poprzedniej fazie zdecydowano się na opcję Podpisz zaznaczone.

Po podpisaniu, deklaracje trafiają do folderu Podpisane uzyskując status Podpisane.

Aby rozpocząć wysyłanie deklaracji należy je zaznaczyć na liście, a następnie kliknąć przycisk Wyślij zaznaczone. Moduł rozpocznie wysyłanie deklaracji na docelowy serwer. W zależności od ilości wysyłanych deklaracji, a także obciążenia sieci i serwera, operacja może trwać od kilku sekund do kilkunastu minut.

Po zakończeniu procesu wysyłki, deklaracje zostaną przeniesione do folderu Wysłane, otrzymując status Wysłane.

Moduł e-Deklaracje automatycznie pobiera UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z serwera Ministerstwa Finansów.

Po kliknięciu przycisku Drukuj UPO na ekranie wyświetli się przeglądarka umożliwiająca podgląd lub wydrukowanie wybranego UPO.