Obsługa modułu e-Deklaracje
Konfiguracja, zmiana ustawień modułu e-Deklaracje
Aby skonfigurować moduł e-Deklaracje w systemach Wapro należy kliknąć na przycisk System znajdujący się w lewym górnym rogu głównego okna programu. Poniżej przycisku pojawi się rozwijane menu, zaprezentowane na poniższym obrazie.
Po wybraniu polecenia Opcje na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca dostosowanie modułu do własnych potrzeb.
Opcje dostępne w programie dzielą się na poniższe sekcje:
- Serwer wysyłania e-deklaracji - tej sekcji można wybrać serwer, na który moduł będzie wysyłał deklaracje. Dostępne są do wybory dwa serwery:
- serwer produkcyjny - docelowy, przeznaczony do wysyłania gotowych deklaracji;
- serwer testowy - na który można wysyłać dowolnie sporządzone deklaracje w czasie testowania.
Nazwa aktualnie wybranego serwera widoczna jest na belce statusu głównego okna programu znajdującej się na dole po prawej stronie okna.
- Rodzaj podpisu - w tej sekcji można wybrać rodzaj podpisu, jakim podpisywane mają być e-Deklaracje. Do wyboru jest elektroniczny podpis kwalifikowany oraz podpis danymi autoryzującymi.
- Automatyczne wykonywanie zadań dla e-Deklaracji - w module e-Deklaracji można zautomatyzować pobieranie, weryfikację oraz wysyłanie deklaracji i pobieranie potwierdzeń. W tej sekcji można ustawić zakres operacji, które mają być wykonywane automatycznie poprzez zaznaczenie odpowiednich opcji. Ponadto przy użyciu opcji Aktywne można włączyć i wyłączyć automatykę.
W przypadku kiedy moduł e-deklaracji jest skonfigurowany na wysyłanie deklaracji na docelowy serwer, wszystkie automatycznie wykonywane czynności pozostają włączone. Po uruchomieniu modułu poza podpisaniem deklaracji, wszystkie operacje mogą odbywać się automatycznie pod dwoma warunkami:
- deklaracji będą prawidłowo sporządzone i nie zostaną odrzucone w trakcie weryfikacji,
- serwer Ministerstwa Finansów nie będzie przeciążony.
- Częstotliwość (w minutach) - parametr, przy pomocy którego można zdefiniować częstotliwość przetwarzania przez moduł e-Deklaracji wybranych czynności automatycznych.
Wysyłanie deklaracji
Zapis danych e-Deklaracji
Z operacją wysyłania deklaracji wiąże się dostęp do danych deklaracji, który zależny jest od sposobu zapisu danych przez aplikację, która przygotowuje e-Deklaracje. Program umożliwia tworzenie deklaracji na dwa sposoby:
- Bezpośredni zapis danych w bazie danych programu, w którym deklaracja została utworzona.
- Zapis danych w plikach XML, które są następnie wczytywane (importowane) do bazy danych.
Domyślnie deklaracje zapisywane są w bazie danych. Po zapisaniu przez program, są one natychmiast dostępne do weryfikacji i wysyłki. W przypadku wczytywania deklaracji z plików XML wymagane jest wykonanie dodatkowej operacji importu.
Poniżej omówiono wszystkie etapy manualnego wysyłania elektronicznych deklaracji.
Import deklaracji do modułu e-Deklaracje
Import deklaracji z plików XML, najczęściej jest wykorzystywany do pobrania i wczytania do bazy danych programu, wysłanych wcześniej deklaracji i zapisanych w formacie XML, tj. deklaracji wysłanych przez wcześniejsze wersje modułu e-Deklaracje.
Aby zaimportować pliki XML do bazy danych, należy przycisnąć przycisk Importuj, w głównym menu zakładki e-Deklaracje. Na ekranie pojawi się formatka "Przeglądanie w poszukiwaniu folderu". Jak na poniższym obrazie.
Import może zostać przeprowadzony wyłącznie z katalogu roboczego aplikacji, tj. folderu e-Deklaracje z podkatalogami Wprowadzone i Wysłane wraz z całą strukturą ich podkatalogów.
Aby w bazie danych możliwe było nadanie właściwego statusu, nazwa w czasie importu odczytywana jest wyłącznie z nazwy folderu, w którym się znajduje.
Po wskazaniu folderu roboczego aplikacji, z którego należy zaimportować pliki deklaracji w formacie XML i przyciśnięciu przycisku OK, na ekranie pojawi się nowe okno o nazwie "Import", jak na poniższym obrazie.
W powyżej zaprezentowanym oknie można łatwo sprawdzić zawartość folderu roboczego. Po przyciśnięciu przycisku Importuj, pobrane i wczytane zostaną wszystkie deklaracje, na każdym etapie wysyłki. Deklaracje, które nie zostały jeszcze wysłane, mogą być ponownie weryfikowane, wysyłane itd.
Weryfikacja deklaracji
Kolejnym etapem wysyłania elektronicznych deklaracji jest weryfikacja poprawności zaimportowanych deklaracji. Na obrazie poniżej zaprezentowano przykładowy widok fragmentu okna z deklaracjami mającymi status Robocze.
W celu zweryfikowania danych należy zaznaczyć pozycje do weryfikacji i opcję Weryfikuj wszystkie, która sprawdzi zgodność struktury zaimportowanych dokumentów (XML) z odpowiednim wzorcem znajdującym się na stronie Ministerstwa Finansów.
Aby wybrać/zaznaczyć wszystkie robocze deklaracje wystarczy przycisnąć przycisk Zaznacz wszystkie.
Nieprawidłowe dokumenty przeniesione zostaną do katalogu Błędy weryfikacji, otrzymując status Błąd weryfikacji.
Aby sprawdzić co jest przyczyną powstania błędu, należy kliknąć kursorem myszki na link pozycji deklaracji Pokaż błędy.
Deklaracje niepoprawne, należy przygotować ponownie i poddać je ponownej weryfikacji, aż przejdą pozytywnie proces i znajdą się w folderze Do podpisania. Poniżej widok w/w folderu z deklaracjami, które zostały pozytywnie zweryfikowane.
Podpisywanie deklaracji
Prawidłowe dokumenty przeniesione zostaną do katalogu Do podpisania, gdzie uzyskują status do podpisania i mogą być podpisane elektronicznym podpisem certyfikowanym.
W systemie musi być zainstalowany podpis elektroniczny.
W celu podpisania deklaracji, najpierw należy wybrać/zaznaczyć w oknie deklaracje, a następnie przycisnąć przycisk:
- Podpisz zaznaczone - po podpisaniu deklaracje zostaną przeniesione do folderu Podpisane, gdzie będą oczekiwać na wysłanie;
- Podpisz i wyślij zaznaczone - natychmiast po podpisaniu, moduł e-Deklaracje rozpocznie wysyłanie deklaracji.
Niezależnie od wybranej opcji, na ekranie pojawi się formatka Certyfikaty Windows z listą dostępnych certyfikatów.
Po przyciśnięciu przycisku Zatwierdź nastąpi podpisywanie zaznaczonych deklaracji. Widok poniżej.
Wysyłanie podpisanych deklaracji
Ten etap należy wykonać w przypadku, kiedy w poprzednim kroku wybrana została opcja Podpisz zaznaczone.
Po podpisaniu, deklaracje trafiają do folderu Podpisane uzyskując status podpisane.
Podobnie jak w poprzednich etapach, aby rozpocząć wysyłanie najpierw należy zaznaczyć deklaracje do wysłania, a następnie przycisnąć przycisk Wyślij zaznaczone. Po przyciśnięciu przycisku, moduł rozpocznie wysyłanie deklaracji na docelowy serwer. W zależności od ilości wysyłanych deklaracji i obciążenia sieci i serwera, operacja może trwać od kilku sekund do kilkunastu minut.
Po zakończeniu procesu wysyłki, deklaracje zostaną przeniesione do folderu Wysłane otrzymując status wysłane.
Moduł e-Deklaracje automatycznie pobiera UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z serwera Ministerstwa Finansów.
Po przyciśnięciu przycisku Drukuj UPO na ekranie pojawi się przeglądarka umożliwiająca podgląd lub wydrukowanie wybranego UPO. Poniżej przykładowy druk.
Zakończenie pracy z modułem e-Deklaracje
Koniec pracy z programem następuje przez zamknięcie krzyżykiem na czerwonym przycisku 
w prawym górnym rogu okna przeglądarki lub po kliknięciu na ikonkę programu i wybranie opcji Zamknij.